Jak łatwo zautomatyzować swoje zadania: 5 przydatnych narzędzi

Spędzasz godziny na wykonywaniu codziennych zadań w swoim miejscu pracy. Myślisz, że to część twojej pracy. Ale co by było, gdyby można było to zrobić samodzielnie, a Ty mógłbyś poświęcić swój niezbędny czas na kreatywne myślenie lub rozwiązywanie innych poważnych problemów? Czy nie byłoby wspaniale?

Ostatecznym rozwiązaniem tego problemu jest automatyzacja zadań. Dowiedzmy się, jakie codzienne zadania możesz zautomatyzować, jego przebieg i jakie narzędzia mogą pomóc.

Jakie rodzaje zadań należy zautomatyzować

Powinieneś zautomatyzować wszystkie rutynowe zadania, które wykonujesz codziennie, pochłaniając znaczną ilość czasu, ale niekoniecznie wnosząc coś wartościowego do Twojej pracy.

Oto kilka przykładów zadań, które możesz zautomatyzować. Zanotuj te, które znajdują się na Twojej liście zadań.

1. Planowanie spotkań

Jeden z największych pożeraczy czasu brak wartości jest planowaniem spotkań. Przestań więc rozmawiać z klientami w tę iz powrotem, aby znaleźć najlepszy czas, który będzie dla was obojga. Zamiast tego otwórz kilka przedziałów w swoim kalendarzu i udostępnij im listę.

W ten sposób możesz wykreślić wszystkie zadania z harmonogramu z listy rzeczy do zrobienia i nadal otrzymywać terminy na czas. Narzędzia do automatyzacji mogą pomóc w integracji aplikacji do planowania i kalendarzy.

2. Nudne zadania

Wiele zadań nie wymaga myślenia wyższego rzędu. Takie jak sortowanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail, tworzenie kopii zapasowych danych, fakturowanie i fakturowanie, obsługa klienta i zaangażowanie, aktualizacja danych kontaktowych itp.

Dlatego zamiast codziennie dodawać je do listy rzeczy do zrobienia, rozważ ich zautomatyzowanie. I zobacz, ile czasu poświęcisz dla siebie.

3. Przesyłanie informacji między kilkoma aplikacjami

Żadne miejsce pracy nie jest wolne od tego zadania. Zawsze potrzebujesz danych, a następnie musisz je przenieść z jednej aplikacji do drugiej. Ale bądź mądry, nie marnuj czasu na kopiowanie, wklejanie lub importowanie i eksportowanie ton danych przychodzących regularnie na różne sposoby. Zautomatyzuj tę akcję.

4. Zadania, które pochłaniają Twój niezbędny czas

Poza ustalaniem harmonogramów, wysyłaniem e-maili i faktur, przesyłaniem danych i innymi jest jeszcze jedno zadanie, które faktycznie wydaje się ważne – publikowanie w mediach społecznościowych. Z pewnością musisz promować swoją markę i kontaktować się z odbiorcami, a tym samym pozostać aktywnym na tych platformach.

Ale może to kosztować Cię czas, gdy znajdziesz się w nieskończenie powtarzającym się cyklu lubienia, komentowania i udostępniania. Zautomatyzuj więc to niezwykle czasochłonne zadanie.

5 kroków do automatyzacji zadań

Lista automatyzacji Twoich zadań może być nieskończona. Czasami może to nawet zależeć od rodzaju wykonywanej pracy, więc nie możemy omówić ich wszystkich tutaj.

Mimo to chcemy ułatwić Ci realizację całego pomysłu. Oto proces automatyzacji zadań.

Krok 1: Zapisz codzienne zadania

Tworząc listę zadań, które powinieneś zautomatyzować, zacznij od:

• Zapisywanie zadań, które wykonujesz codziennie.
• Wypisz czas, jaki poświęcasz na każde zadanie.
• Dodaj częstotliwość, ile razy musisz wykonać te zadania — co godzinę, codziennie, co tydzień, co miesiąc, co rok itd.

Kiedy to się skończy. Sprawdź, do której z poniższych kategorii należą. Czy są to zadania, które są:

• Wykonywane regularnie czy zgodnie z harmonogramem?
• Nudne i można to zrobić bez myślenia wyższego rzędu?
• Przenoszenie informacji w aplikacjach?
• Pożerasz niezbędny czas, który możesz zainwestować w wartościowe projekty?

Po wymienieniu ich wszystkich wybierz te, które według Ciebie powinny być od teraz zautomatyzowane.

Krok 2: Badania

Następny krok obejmuje zbadanie odpowiednich narzędzi, których możesz użyć do zautomatyzowania swoich zadań. Oprzyj swoje badania na bieżących potrzebach i budżecie. Na przykład, jeśli jesteś samodzielnym przedsiębiorcą, nie potrzebujesz narzędzia do automatyzacji stworzonego dla przedsiębiorstw. Więc wybierz odpowiednio.

Krok 3: Znajdź nowy przepływ pracy

Po wybraniu narzędzia, którego użyjesz do zautomatyzowania zadań, znajdź nowy system przepływu pracy, który będzie dla Ciebie odpowiedni, i opisz, jak sprawy będą się rozwijać od teraz. Upewnij się, że wszyscy w zespole wiedzą o nowych zmianach, aby wszystko działało bezproblemowo.

Na przykład możesz opisać swojemu zespołowi, jak od teraz planować spotkania:

1. Utwórz swój profil na Calendlyi przejdź do strony głównej.

2. Zaplanuj nowe spotkanie, klikając Tworzyć.

3. Wybierz Trwanie spotkania z lewego menu.

4. Wybierz dostępność czasu dodając różne gniazda.

5. Opublikuj swoje spotkanie, klikając Następny przycisk.

6. Skopiuj link do spotkania z tej strony.

7. Dodaj link do swojego e-maila do klienta.

Gdy wszyscy w zespole będą zaznajomieni z procesem, mogą wykreślić planowanie regularnych spotkań ze swojej codziennej listy rzeczy do zrobienia dla każdego klienta. Mogą po prostu udostępnić wszystkim ten sam link do spotkania/wydarzenia. W zależności od tego, ile slotów zostało zajętych, można wybrać te darmowe.

Krok 4: Wykonaj plan

Gdy wszystko będzie gotowe, skutecznie wdroż nowy plan. Możliwe, że masz wiele zadań do zautomatyzowania, a Twój plan może stać się nieco bardziej złożony, niż Ci się wydawało. W takim przypadku skorzystaj z pomocy działu IT w tworzeniu i realizacji nowego planu za pomocą wybranego narzędzia automatyzacji.

Krok 5: Oceń i przetestuj

Po zautomatyzowaniu potrzebnych zadań przetestuj płynność nowego planu przepływu pracy. Odkryć:

• Skuteczność wykonywanych zadań.
• Jego wpływ na produktywność pracowników lub członków zespołu.
• Czy wszyscy czują się komfortowo korzystając z nowych narzędzi?
• Czy zaoszczędzony czas ma wpływ na wzrost Twoich dochodów? (Ten jest dla przedsiębiorców, freelancerów i wykonawców.)

Oto kilka świetnych narzędzi do automatyzacji z ich krótkimi szczegółami, aby zaoszczędzić czas na badania po wymienieniu zadań do zautomatyzowania.

Jest to popularne oprogramowanie do automatyzacji, które umożliwia integrację różnych programów. Możesz przenosić dane z jednego narzędzia do drugiego, łącząc swoje codzienne aplikacje, takie jak Gmail, Dropbox, Slack, Kalendarz Google, Mailchimp itp.

Za pomocą tego narzędzia możesz zautomatyzować tysiące zadań, takich jak tweetowanie wszystkich swoich postów na blogu, zapisywanie załączników z Gmaila na Dysku Google, tworzenie kopii zapasowych wszystkich plików z dysku G-drive w Dropbox i nie tylko.

To narzędzie jest jak Zapier, jeśli chodzi o automatyzację. Pomaga przesyłać dane między różnymi aplikacjami i wykonywać inne wspomniane zadania. Ale darmowa wersja IFTTT jest lepsza niż Zapier.

Podczas gdy drugie oprogramowanie zajmuje co najmniej 10-15 minut, aby wszystko się wydarzyło, IFTTT podejmuje natychmiastowe działanie po umieszczeniu spustu.

Ale wadą tego narzędzia jest to, że jest dobre tylko dla jednoosobowych firm. Nie mają wersji dla zespołów lub wielu pracowników. A jeśli takie są Twoje wymagania, wybierz Zapier. Możesz go użyć do ustawienia działań w wielu programach na podstawie używanej wersji płatnej.

To świetne narzędzie, jeśli chodzi o automatyzację i zarządzanie postami w mediach społecznościowych. Zapewniają doskonałe opcje planowania i są polecane przez najlepsze marki.

Jeśli chcesz obsłużyć tysiące potencjalnych klientów bez zatrudniania kompletnego zespołu sprzedaży, rozważ LeadFormly. Pomaga zautomatyzować proces sprzedaży, zwiększyć współczynnik konwersji, segmentować leady pochodzące bezpośrednio ze strony.

W ten sposób możesz skupić się tylko na zamykaniu transakcji, zamiast tracić czas na wczesne procesy związane z leadami.

To kolejne proste narzędzie do automatyzacji dla małych firm. Pomaga umawiać terminy, umawiać spotkania, rozmowy telefoniczne itp.

Aby to zadziałało, wystarczy ustawić preferencje dostępności w Calendly i dodać łącze w wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie. Twoi klienci mogą następnie wybrać z tej listy czas, który będzie odpowiadał ich potrzebom. Wreszcie, wybrany przez nich czas zostanie automatycznie zaplanowany w Twoim kalendarzu, a Ty otrzymasz odpowiednie powiadomienie.

Zautomatyzuj swoje rutynowe zadania teraz

Przestań spędzać godziny na podstawowych, ale monotonnych zadaniach.

Poświęć trochę czasu na zautomatyzowanie wszystkich takich zadań, przejrzyj kategorie, które właśnie przeczytałeś, zbadaj narzędzia, które mogą pomóc i zaoszczędź wiele godzin dziennie.

5 sposobów, w jakie automatyzacja może zwiększyć Twoją produktywność

Automatyzacja niektórych powtarzalnych zadań, które wykonujesz każdego dnia, może zaoszczędzić Ci dużo czasu. Oto kilka pomysłów na automatyzację, aby wykonać więcej pracy!

Czytaj dalej

O autorze