Jak przeprowadzić udane spotkanie inaugurujące projekt

Spotkania inaugurujące projekt to doskonała okazja, aby wszyscy członkowie zespołu byli na tej samej stronie i pracowali nad wspólnym celem. Dlatego powinny być dobrze przygotowane i przemyślane, ponieważ pomogą Ci w pełni wykorzystać rozmowę z klientem.

W tym artykule podzielimy się kilkoma wskazówkami i narzędziami, które pomogą Ci w udanym spotkaniu inauguracyjnym z Twoim zespołem.

Co to jest spotkanie inaugurujące projekt?

Spotkanie inaugurujące projekt to spotkanie kierownika projektu z zespołem, a czasem z klientem, aby przedstawić cele projektu, wyjaśnić, w jaki sposób zostaną one osiągnięte, i przejrzeć role wszystkich osób. Zwykle odbywa się na samym początku nowego projektu, chociaż może być właściwe zorganizowanie go później, jeśli pojawią się nowe przeszkody lub pytania.

Ten rodzaj spotkania pomaga rozpocząć nowy projekt na solidnych podstawach, jasno komunikując, czego się oczekuje, w jaki sposób będą mierzone postępy i jakie pułapki mogą się pojawić. Podsumowując, wyznacza kurs na płynną współpracę projektową ze wszystkimi zainteresowanymi stronami.

Korzyści z posiadania spotkania inaugurującego projekt

Jak wspomniano powyżej, spotkania inaugurujące projekt są okazją do dostosowania wszystkich do wizji projektu i pełnionych w nim ról. Oto kilka innych znaczących korzyści z udanego spotkania inauguracyjnego:

• Projekty przebiegają wydajniej, gdy wszyscy członkowie zespołu rozumieją swoje obowiązki.
• Spotkania inauguracyjne pokazują, jak daleko w swoim zespole jest zrozumienie, co będzie oznaczać projekt. Pomoże Ci to zidentyfikować potencjalne problemy, które mogą pojawić się po drodze.
• Spotkania inauguracyjne pomagają budować relacje między Tobą a Twoim klientem, zapewniając wszystkim równe szanse na początku procesu.
• Wcześniejsze zaplanowanie wszystkiego zmniejsza prawdopodobieństwo zmian, które mogą spowodować potencjalne opóźnienia w dalszej części projektu.
• Twój klient będzie miał możliwość przekazania cennych informacji zwrotnych i pomysłów, zanim wejdzie zbyt daleko w cykl życia projektu.
• Udane spotkanie inaugurujące projekt zwiększa prawdopodobieństwo dotrzymania budżetu i harmonogramu.

5 wskazówek, jak przeprowadzić udane spotkanie inaugurujące projekt

Oto kilka podstawowych kroków, które należy podjąć, przygotowując się do spotkania inaugurującego projekt:

1. Stwórz swój program

Twój program wyznacza spotkaniu jasny kierunek, w którym należy podążać, dlatego ważne jest, aby go stworzyć i rozesłać przed spotkaniem inauguracyjnym. Wcześniejsze zaplanowanie agendy pomoże Ci skupić się na zadaniu.

Możesz użyć aplikacji do robienia notatek, takiej jak Evernote aby stworzyć plan spotkania, do którego mają dostęp wszyscy członkowie. Możesz zacząć od zera lub zaoszczędzić czas, korzystając z jednego z jego szablony spotkań.

Dodaj wszystkie istotne szczegóły dotyczące projektu po zapoznaniu się z podstawami, w tym czas trwania spotkania i przewodniczący (kierownik projektu). Chociaż będą one zależeć od konkretnego projektu, nad którym pracujesz, oto kilka ogólnych pomysłów do rozważenia:

• Pozdrowienia i wprowadzenie
• Jasne wyjaśnienie, co planujesz osiągnąć podczas spotkania inauguracyjnego
• Cel projektu
• Zakres projektu
• Ograniczenia związane z czasem i budżetem
• Aktualne znane zagrożenia
• Lista rezultatów
• Otwarta dyskusja i pytania.

2. Zaproś właściwych ludzi

Na tym etapie chcesz skupić się na zaproszeniu wszystkich kluczowych interesariuszy. Jednak w chęci rozkręcenia piłki możesz pokusić się o zaproszenie każdego, kto ma cokolwiek związanego z projektem. Może to mieć wpływ na twoje spotkanie, ponieważ zarządzanie dużym tłumem będzie trudniejsze. Powinieneś uwzględniać tylko członków zespołu, którzy mają do odegrania rolę w projekcie (i mogą wnieść cenny wkład).

Możesz zaprosić uczestników spotkania za pośrednictwem poczty e-mail lub jeszcze lepiej przez narzędzie komunikacji wewnętrznej lubić Luźny. Możesz użyć tego narzędzia, aby utworzyć kanał (grupę), którego będziesz używać do udostępniania agendy spotkania i innych istotnych dokumentów, aby każdy mógł je przejrzeć przed spotkaniem.

3. Spraw, aby spotkanie było interaktywne

Utrzymuj interaktywne spotkanie inauguracyjne, udostępniając otwartą platformę do zgłaszania pomysłów lub sugestii. Celem jest tutaj, aby wszyscy aktywnie uczestniczyli w spotkaniu. Oto kilka pomysłów na to, co możesz zrobić:

• Grupowe burze mózgów: Działa to najlepiej, jeśli kilku członków zespołu ma podobny obszar wiedzy. Za pomocą wspólna burza mózgów, można szybko budować na wzajemnej wiedzy i opracowywać kreatywne rozwiązania, które torują drogę do sukcesu.
• Na zmianę przewodniczyć spotkaniu: Chociaż idealnie jest, aby kierownik projektu pomagał w spotkaniu inauguracyjnym, możesz zmieniać przewodniczących, aby nie stracić uwagi ludzi. Pozwala każdemu na zmianę w kierowaniu określonymi aspektami agendy spotkania lub przedstawianie prezentacji, co może również pomóc zespołowi poczuć się bardziej zaangażowanym w projekt.
• Poproś o opinię: Za każdym razem, gdy przedstawiasz coś nowego, zapytaj uczestników, czy mają jakieś pytania na ten temat, aby każdy mógł wypowiedzieć się na spotkaniu. Możesz również skorzystać z tej okazji, aby odkryć inne myśli lub obawy, które mogą mieć tak że niepewność nie narasta z czasem — główna przyczyna frustracji wśród osób zaangażowanych w projekt.

Te interaktywne techniki zapewnią, że wszyscy interesariusze będą aktywnie zaangażowani w spotkanie inauguracyjne.

4. Wyjaśnij role i obowiązki

Zakładając, że wszyscy rozumieją cały projekt i to, jak się w niego wpisują, kolejnym krokiem byłoby zdefiniowanie ich ról i obowiązków. Skorzystaj z tej okazji, aby powtórzyć poprzednie dyskusje na temat tego, czego wszyscy od siebie oczekują. Możesz użyć narzędzia online, takiego jak Asany tworzenie list kontrolnych, aby każdy mógł zobaczyć, za jakie zadania jest odpowiedzialny.

Możesz zacząć od przypisania czynności do wykonania w uzgodnionym terminie, a następnie rozdzielić je wśród członków zespołu. Uporządkuj te czynności w kolejności priorytetów, umieszczając najważniejsze zadania na liście jako pierwsze. W ten sposób możesz zapewnić dotrzymanie terminów bez konieczności nadmiernego naciągania ludzi.

5. Dodaj podsumowanie spotkania do swojej wewnętrznej Wiki

Po zakończeniu spotkania przekształć swoje notatki w dobrze zorganizowany dokument, aby ułatwić sobie korzystanie z niego w przyszłości. Możesz użyć swojego wewnętrzna wiki jako repozytorium online, do którego wszyscy uczestnicy projektu mają łatwy dostęp.

W ten sposób zawsze możesz odwołać się do notatek ze spotkania, gdy pojawią się pytania dotyczące czegoś omówionego podczas sesji inauguracyjnej. Możesz także użyć swojej wiki, aby dodawać aktualizacje w miarę postępów w cyklu życia projektu.

Nadaj odpowiedni ton całemu projektowi dzięki spotkaniu inauguracyjnemu

Spotkanie inauguracyjne jest ważnym krokiem w każdym projekcie, ponieważ nadaje ton całemu cyklowi życia projektu i prowadzi wszystkich zaangażowanych w tym samym kierunku.

Możesz skorzystać z powyższych wskazówek i narzędzi, aby wszyscy interesariusze byli na tej samej stronie i utorować drogę do wydajnego przepływu pracy.

6 prostych sposobów na zwiększenie produktywności spotkań

Jeśli chcesz wiedzieć, jak przeprowadzić udane spotkanie zespołu, zapoznaj się z tymi 6 podstawowymi wskazówkami, których powinieneś przestrzegać.

Czytaj dalej

O autorze