6 najlepszych technik dla freelancerów do ustalania priorytetów zadań za darmo

Jako freelancer możesz każdego dnia wykonywać setki zadań, a jednocześnie mieć o wiele więcej zadań na liście rzeczy do zrobienia. Nie wszystkie prace wymagają jednakowej wagi, a ustalanie priorytetów jest najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się, co musisz teraz zrobić.

Możesz użyć dowolnej z poniższych technik, aby ustalić priorytety swoich zadań i mieć produktywny dzień pracy.

1. Utwórz główną listę zadań do przeglądu

Jeśli uważasz, że możesz ustalać priorytety wśród wszystkich swoich zadań, podczas gdy istnieją one tylko w Twojej głowie, mylisz się. Musisz zapisać je na papierze lub dodać do aplikacji, aby utworzyć listę główną.

Umieść wszystkie zadania i podzadania. Po wymienieniu zadań możesz łatwo zobaczyć, które z nich wymaga większego priorytetu. Następnie możesz nadać im priorytety według celów dziennych, tygodniowych i miesięcznych.

Możesz użyj aplikacji do zarządzania zadaniami ClickUp aby zaciągnąć zadania i posortować je według priorytetu. Aplikacja umożliwia również dodanie terminu dla każdego zadania.

Pobierać: Kliknij w górę dla Okna | System operacyjny Mac | Linux | iOS | Android (Darmowy)

2. Zacznij od najtrudniejszego zadania

W tej metodzie możesz nadać priorytet najtrudniejszemu zadaniu na swojej liście i zrobić to jako pierwsze. Może nie jest to najważniejsze zadanie, ale jego wykonanie sprawi, że reszta zadań będzie dziecinnie prosta.

Ludzie często pomijają trudne zadanie rano i planują je na późniejszą część dnia. Wykonywanie łatwych i małych zadań w ciągu dnia sprawia, że ​​jesteś zmęczony, podczas gdy tak naprawdę potrzebujesz świeżego umysłu i pełnej koncentracji, aby wykonać trudne zadanie.

Na początku wykonaj najtrudniejsze zadanie, nawet jeśli jest to trudne. Możesz także uwolnić swój umysł, kończąc najtrudniejsze zadanie i skupić się bardziej na łatwiejszych.

3. Metoda Ivy Lee do rangowania zadań

Ta 100-letnia metoda pozwala dobrze radzić sobie z priorytetami i zwiększa produktywność. Zgodnie z tą techniką musisz wybrać sześć najważniejszych zadań, które musisz wykonać jutro. Uporządkuj zadania w zależności od poziomu ważności, a następnego dnia zacznij pracować nad nimi pojedynczo.

Ta strategia eliminuje zmęczenie decyzjami, zmuszając Cię do ustalenia priorytetów swoich celów dzień wcześniej. Ponieważ nie musisz spędzać poranku na ustalaniu priorytetów, możesz maksymalnie wykorzystać dzień, wykorzystując każdą jego minutę. Podejście to popiera również jednozadaniowość.

W ten sposób możesz szybko wykonać zadanie, ponieważ poświęcasz mu pełną uwagę. Do tej metody możesz użyć aplikacji The Ivy Lee Method. Wypisz zadania według swojego priorytetu i oznacz je po wykonaniu. Gdy usuniesz jedno zadanie z listy rzeczy do zrobienia po ukończeniu, masz o jedno zadanie mniej do zmartwienia.

Pobierać: Metoda Ivy Lee dla Android (Darmowy)

4. Macierz Eisenhowera do grupowania zadań

Podczas ustalania priorytetów możesz pomylić się między wykonaniem pilnego zadania a wykonaniem ważnego zadania. Matryca Eisenhowera to technika ustalania priorytetów, która pozwala oddzielić pilne i ważne zadania. Pomaga również zrozumieć, który z nich należy zrobić jako pierwszy.

Zadania wymagające natychmiastowej uwagi należą do kategorii pilnej pracy. Może to być edytowanie ukończonej pracy w przypadku drobnych błędów lub odpowiadanie na e-mail lub tekst. Z drugiej strony ważne są zadania, które przyczyniają się do realizacji Twoich długoterminowych celów.

Aby najlepiej określić priorytety zadań, zrób cztery ćwiartki i umieść zadania tam, gdzie najlepiej pasują. Możesz zrobić ten wykres w Microsoft Excel, Arkuszach Google itp.

• Pilne i ważne: Te zadania powinny być Twoim priorytetem.
• Ważne, ale nie pilne: Zaplanuj te zadania w dogodnym czasie.
• Pilne, ale nie ważne: Spróbuj wykonać te zadania pomiędzy dwiema pierwszymi kategoriami zadań.
• Ani pilne, ani ważne: Usuń te zadania ze swojej listy.

Ike - Lista zadań do wykonania, aplikacja Lista zadań pomaga w tworzeniu listy zadań i znajdowaniu zadań priorytetowych na podstawie macierzy.

Pobierać: Ike - lista rzeczy do zrobienia, lista zadań dla Android (Darmowy)

5. Użyj metody MIT do ustalania priorytetów zadań

MIT tutaj oznacza Najważniejsze rzeczy. Aby wdrożyć tę technikę, musisz wymienić trzy najważniejsze zadania na dany dzień. Następnie musisz skupić się na wykonaniu tych zadań JAK NAJSZYBCIEJ.

Po ich ukończeniu możesz przejść do wykonania pozostałych zadań z ogólnej listy rzeczy do zrobienia. Tworząc listę MIT, uwzględnij zadania o wysokim priorytecie, które przyczynią się do tego, co chcesz osiągnąć.

Tworząc tę ​​listę, zadaj sobie pytania takie jak:

1. Jakie są najważniejsze zadania, które musisz dzisiaj wykonać?
2. Jakie rzeczy będą miały duży wpływ na Twój projekt lub karierę?
3. Jak chcesz zorganizować swój dzień, aby najpierw ukończyć MIT, przed innymi zadaniami?

Skompiluj odpowiedzi i możesz łatwo sporządzić listę MIT.

Związane z: Porady Microsoft To Do dotyczące lepszego zarządzania zadaniami

6. Metoda ABCDE do rozdzielania zadań priorytetowych

Szukasz solidnej techniki ustalania priorytetów do codziennego użytku? Metoda ABCDE to prosta, wydajna i zorientowana na działanie metoda, która pozwala ustalić priorytety na liście rzeczy do zrobienia.

Możesz wziąć papier i spisać wszystkie zadania, które musisz na nim wykonać. Następnie musisz zacząć kategoryzować zadania według A, B, C, D i E. Pamiętaj, że musisz ukończyć zadania A przed rozpoczęciem zadań B, ukończyć zadania B przed rozpoczęciem zadań C i tak dalej.

Jeśli w każdej kategorii jest wiele zadań, oznacz je 1, 2, 3, w zależności od ważności, np. A-1, A-2, A-3 itd. Oto jak oznaczyć zadania tymi pięcioma literami:

1. A dla najważniejszych zadań: Zaznacz zadanie, którego nie możesz pominąć, używając A. Powinieneś nadać temu zadaniu priorytet na górze listy rzeczy do zrobienia, ponieważ niewykonanie tego może prowadzić do opóźnienia ukończenia projektu lub spowodować utratę klienta.
2. B dla zadań z mniejszymi konsekwencjami: Po oznaczeniu zadań literą A wybierz zadania z łagodnymi konsekwencjami, aby oznaczyć je literą B.
3. C dla zadań bez konsekwencji: Powinieneś oznaczyć zadania, które nie mają żadnego wpływu na twoje życie, literą C.
4. D jak delegat: Musisz dodać tę etykietę do zadań, które możesz delegować swojemu partnerowi lub współpracownikowi. Jeśli np. pracujesz sam jako freelancer, zachowaj te zadania na czas wolny.
5. E jak eliminacja: Kiedy weźmiesz pod uwagę wszystkie zadania i czas, przekonasz się, że niektóre zadania nie są kluczowe. Wyeliminuj ich, oznaczając je E.

Możesz także użyć Asany i dodaj znaczniki A, B, C, D, E obok każdego zadania, aby nadać priorytet.

Pobierać: Asana dla Okna | System operacyjny Mac | Android | iOS (Darmowy)

Nie zgub się w niezliczonej ilości zadań

Freelancerzy muszą wykonywać wiele zadań administracyjnych i komunikacyjnych, poza występami. Teraz, gdy znasz różne techniki ustalania priorytetów, możesz zarządzać zadaniami z większą wydajnością.

Tara Task Manager dla zespołów wielofunkcyjnych: 10 najlepszych funkcji, które powinieneś wypróbować za darmo

Zarządzanie zadaniami jest ważne, gdy jesteś częścią zespołu wielofunkcyjnego. Oto niektóre z najlepszych darmowych funkcji, dla których powinieneś wypróbować Tarę.

Czytaj dalej

O autorze