Co to są listy Microsoft i do czego służy?

Listy to nowa generacja aplikacji Microsoft 365, która wyewoluowała z list programu SharePoint w maju 2020 r. Jest to platforma front-end do zarządzania danymi lub pracy z pomysłami, listami rzeczy do zrobienia, zadaniami, inwentarzem, zarządzaniem często zadawanymi pytaniami itp. W tym artykule dowiesz się o listach, ich funkcjach i najważniejszych przypadkach użycia.

Co to są listy firmy Microsoft?

Zobaczysz Listy Microsoft aplikacja w Wszystkie aplikacje sekcji subskrypcji Microsoft 365. Za pomocą tej aplikacji możesz tworzyć listy i współpracować z członkami zespołu lub klientami.

Listy Microsoft oferują wiele zalet w porównaniu z innymi aplikacjami z listą rzeczy do zrobienia. Na przykład możesz śledzić problemy, procedury, zasoby, zapasy, kontakty i wiele innych za pomocą list Microsoft.

Narzędzie scala Twoje listy ze wszystkimi aplikacjami platformy Microsoft 365, dzięki czemu możesz rozpocząć tworzenie danych lub pracę nad nimi w witrynie Microsoft Teams, SharePoint lub listach. Jest również wyposażony w szablony umożliwiające edycję po kliknięciu, które oszczędzają czas na organizowaniu zadań lub notatek.

Nowe funkcje list firmy Microsoft

Listy mają wszystkie standardowe funkcje, których można oczekiwać od aplikacji z listą rzeczy do zrobienia. Na przykład widok osi czasu, widok kalendarza, tworzenie list z arkuszy kalkulacyjnych, dodawanie załączników do list, śledzenie aktywności itp. Poniżej znajdują się jednak najważniejsze cechy odróżniające Listy od innych podobnych narzędzi:

1. Zarządzaj regułami

Za pomocą tego narzędzia możesz zautomatyzować swoje listy rzeczy do zrobienia na wiele sposobów. Jednak tak szeroka automatyzacja staje się możliwa tylko dzięki regułom stylu if/then w aplikacji Listy.

Możesz użyć tych reguł, aby zautomatyzować przypomnienia i powiadomienia na swoich listach. Właściciel listy będzie również sprawował kontrolę nad regułami. Jeśli przyznasz współpracownikom uprawnienia do edycji listy, będą oni mogli edytować reguły listy. Wykonaj poniższe czynności, aby utworzyć reguły z poziomu strony głównej list:

1. Kliknij Automatyzacja rozwijanego menu, a następnie wybierz Utwórz regułę.
2. Na ekranie, na którym widzisz Powiadom kogoś, gdy opcja, musisz ustawić warunek. Na przykład możesz wybrać Utworzono nowy przedmiot.
3. Możesz edytować warunki reguły, klikając każde z podkreślonych słów zdania.
4. Możesz wybrać opcje, takie jak kogo powiadomić, kolumna, wartość kolumny itp.
5. Po zakończeniu kliknij Tworzyć aby potwierdzić regułę.

2. Listy współpracy za pośrednictwem Microsoft Teams

Listy zwiększają wartość funkcji aplikacji Microsoft Teams. Możesz uzyskiwać dostęp, udostępniać lub tworzyć listy z aplikacji Teams bez opuszczania trwających spotkań lub sesji burzy mózgów.

W aplikacji Teams możesz zmieniać widok listy na różne sposoby, takie jak karty, siatki, widok kalendarza itp. Oprócz dodawania nowych kolumn, tworzenia niestandardowych widoków z filtrami i definiowania wyborów, możesz również modyfikować swój plan, aby dane były bardziej znaczące dla Twojego zespołu.

3. Udostępnianie list i przedmiotów

Listy oferują różne tryby udostępniania danych Twoim zespołom lub klientom. W przeciwieństwie do wielu innych aplikacji z listą rzeczy do zrobienia, nie musisz udostępniać całej listy współpracownikom.

Jeśli chcesz, możesz udostępnić całą listę lub przyznać dostęp do wybranych elementów listy. Co więcej, możesz dostosować ochronę danych, włączając dostęp tylko do odczytu, dostęp do edycji, ochronę hasłem i datę ważności, aby uzyskać dostęp do listy.

4. Integracje

Twoje listy są natychmiast integrowane z innymi aplikacjami platformy Microsoft 365, takimi jak Teams, Power Automate, Power Apps i SharePoint.

Możesz zautomatyzować zadania projektu lub przepływy pracy, korzystając z integracji list i usługi Power Automate. Na stronie głównej list kliknij Automatyzacja rozwijanego menu, a następnie wybierz Automatyka mocy. Jeśli klikniesz Utwórz przepływ, masz dostęp do szablonów do automatyzacji procesów i zadań.

Związane z: Office 365 to teraz Microsoft 365: co to oznacza dla Ciebie i Twojej rodziny

5. Mobilna aplikacja

Aplikacja Listy jest również dostępna na urządzeniach z iOS, takich jak iPhone i iPad. Aplikacja mobilna zapewnia płynne działanie dzięki przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi użytkownika do tworzenia, edytowania i udostępniania list w podróży.

Microsoft ujawnił również plan dotyczący wersji aplikacji Listy na Androida. Użytkownicy Androida wkrótce będą mogli tworzyć, udostępniać i edytować listy ze swoich urządzeń mobilnych.

Pobierać: Listy Microsoft dla iOS (Darmowy)

Korzystanie z list firmy Microsoft jako modułu do śledzenia informacji i organizatora

Istnieje wiele zastosowań aplikacji Listy do profesjonalnego i osobistego zarządzania danymi. Oto niektóre z najlepszych scenariuszy przypadków użycia:

1. Zarządzanie aktywami

Możesz efektywnie zarządzać urządzeniami, oprogramowaniem i innymi zasobami, korzystając z szablonu zarządzania zasobami w aplikacji Listy. Nie musisz poświęcać na to dużo czasu, ponieważ szablon wymaga kilku kliknięć w celu dostosowania.

Możesz otrzymywać aktualizacje stanu zasobów, takie jak kto aktualnie korzysta z urządzenia, daty zameldowania, daty wymeldowania, które urządzenie jest w naprawie itp.

2. Zarządzaj projektami i zadaniami

Możesz przekształcić swoją aplikację Listy w narzędzie do zarządzania projektami bez wydawania dodatkowych pieniędzy. Dodaj zadania na jednej liście i nazwij listę zgodnie z nazwą projektu.

Możesz dodać reguły if/then-style do poszczególnych elementów lub zadań na swojej liście. Regułami mogą być słowa takie jak ukończone, oczekujące, zablokowane, zadanie do wykonania, problem, priorytet itp. Jeśli na liście są jakieś zmiany wprowadzone przez członków Twojego zespołu, natychmiast poznasz stan zadań.

Związane z: Przewodnik po zarządzaniu zadaniami online: wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniej aplikacji

3. Planowanie treści

Aplikacja Listy jest idealna do strategii publikowania treści w mediach społecznościowych, witrynach internetowych lub blogach. Możesz dodać wymagania dotyczące treści do jednej listy. Teraz ustaw określone zasady, aby włączyć powiadomienia lub przypomnienia.

W aplikacji Listy znajduje się również szablon planowania zawartości. Dostosuj szablon, dodając obrazy lub treści, które chcesz opublikować z datą wersji roboczej, terminem wykonania, datą publikacji itp.

4. Wdrażanie klientów i pracowników

Szablon listy kontrolnej onboardingu w aplikacji Listy umożliwia zarządzanie wdrażaniem klientów lub pracowników. Na przykład, gdy zaznaczysz Wdrażanie pracowników pozycja na liście zadań jako Podpisano, narzędzie automatycznie wysyła wiadomość e-mail zawierającą dane logowania pracownika do nowego pracownika.

Podobnie możesz zautomatyzować procesy obsługi klienta, takie jak dołączanie, dostarczanie plików projektu i rozliczanie z aplikacji Listy.

5. Śledzenie biletów klienta

Szablon śledzenia problemów konwertuje listy na skuteczny menedżer relacji z klientami. Jeśli Twój klient zgłasza jakiekolwiek problemy związane z dostarczonym produktem, wymień je w aplikacji Listy. Ustaw szczegółowe reguły dotyczące sprawdzania, priorytetu, blokowania i rozwiązania w kolumnie stanu elementu.

Po zmianie statusu Ty lub Twoi klienci możecie otrzymywać automatyczne odpowiedzi e-mail dotyczące statusu zgłoszenia.

Efektywnie organizuj swoje dane i pracę

Powyższe funkcje i przypadki użycia Microsoft Lists pozwolą Ci wykorzystać Twoją subskrypcję Microsoft 365 w najlepszy możliwy sposób. Narzędzie zapewnia zupełnie nowy, ale elastyczny sposób organizowania i śledzenia ważnych zadań lub danych. Co więcej, planowanie zadań to po prostu spacer po parku, gdy masz wszystkie pomysły, listy rzeczy do zrobienia i plany spotkań w jednym miejscu.

10 najlepszych darmowych aplikacji do planowania zadań

Wybór odpowiedniego systemu zarządzania zadaniami może być trudny. Aby pomóc Ci się dowiedzieć, przygotowaliśmy listę najbardziej przydatnych narzędzi do planowania zadań.

Czytaj dalej

O autorze