5 rzeczy, których powinieneś unikać w Excelu

Excel to doskonałe narzędzie do przetwarzania danych, ale ma swoje ograniczenia. Jeśli masz zbyt skomplikowane formuły lub jeśli Twój komputer zawiesza się podczas otwierania pliku Excel, być może powinieneś rozważyć użycie innego formatu pliku.

Więc jakie są przypadki użycia, dla których powinieneś rozważyć inne oprogramowanie? Oto kilka sytuacji, w których powinieneś użyć innej aplikacji.

1. Ogromne bazy danych

Jeśli nie znasz się dobrze na komputerach, prawdopodobnie pomyślisz, że Excel (lub Arkusze Google) to jedyny sposób przechowywania danych. W końcu najnowsze wersje programu Excel mają 16 384 kolumny i 1 048 576 wierszy, co daje łącznie 17 179 869 184 komórek.

Chociaż jest to dużo informacji, powinieneś mieć świadomość, że Twój komputer załaduje je wszystkie naraz. Dlatego jeśli używasz wielu komórek, możesz oczekiwać, że Twój komputer będzie działał wolno. Posiadanie stu, a nawet tysiąca wierszy nie będzie problemem.

Jeśli jednak będziesz kompilować dane przez lata lub jeśli wielu użytkowników dodaje informacje do jednego pliku, nawet potężne komputery będą miały trudności z ich załadowaniem. Dzieje się tak, ponieważ Microsoft ładuje wszystkie dane podczas otwierania pliku.

Chociaż jest to przydatne do analizy danych krótkoterminowych, marnuje moc obliczeniową, jeśli potrzebujesz tylko analizować określone informacje. Na przykład, jeśli potrzebujesz adresu e-mail klienta, nie musisz ładować całej reszty bazy danych klientów.

Dobrą alternatywą dla przechowywania danych jest skorzystanie z dedykowanego oprogramowania lub usługi bazodanowej. Oferują te same funkcje co Excel, takie jak analiza danych, ale z jeszcze większą funkcjonalnością. Możesz korzystać z Microsoft Access, jeśli jesteś fanem pakietu Microsoft Suite. Inne alternatywy obejmują LibreOffice Base i inni.

2. Kompleksowa analiza danych

Microsoft Excel ma znaczną liczbę dostępnych formuł. Oferuje najprostszą formułę sumy do skomplikowanych funkcji, takich jak aktualna wartość netto (oblicza wartość pieniądza w czasie) i Prognoza (używane do obliczania przyszłych wartości).

Jeśli jednak zaczynasz tworzyć wiele skomplikowanych funkcji, najwyższy czas zastanowić się nad innymi rozwiązaniami. Excel to doskonałe narzędzie, jeśli wszystkie zmienne formuły są oparte na surowych danych. Ale jeśli okaże się, że Twoje funkcje są oparte na komórkach, które same w sobie są formułami, rozważ użycie dedykowanego oprogramowania analitycznego.

Jeśli Twoje arkusze kalkulacyjne opierają się na wielu formułach, dodatkowa warstwa złożoności oznacza, że ​​błędy mogą zostać niewykryte. A nawet jeśli znajdziesz błędy, nie jest łatwo je prześledzić, jeśli formuły mają długość trzech wierszy.

Zamiast używać programu Excel do skomplikowanych scenariuszy, spróbuj nauczyć się języka programowania, takiego jak Python. Łatwo to zrozumieć, a są kilka bezpłatnych zasobów na początek na tym. A jeśli nie masz ochoty na naukę programowania, możesz również użyć dedykowane narzędzia do analizy danych które są znacznie łatwiejsze w użyciu.

3. Zarządzanie projektami

Przed pojawieniem się dedykowanych narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Asana i Trello, wielu profesjonalistów korzystało z Microsoft Excel. W końcu konfiguracja jest łatwa. Istnieją nawet szablony, które możesz pobrać, aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy.

Ale gdy tylko Twój zespół się powiększy — lub zaczniesz otrzymywać więcej projektów — sprawy się komplikują. Jeśli nie korzystasz z wersji online programu Excel, Twój zespół nie może jednocześnie korzystać z pliku zarządzania projektami. A gdy dodasz więcej zadań i podzadań, możesz mieć zbyt dużo informacji w jednym arkuszu.

Co więcej, ponieważ więcej osób ma dostęp do pliku, istnieje większa szansa na niezamierzone pomieszanie. Mogą nieumyślnie zmienić formułę, a nawet usunąć kluczowe informacje. Tworzenie i przypisywanie zależności projektu również może być mylące.

Dlatego najlepiej zaopatrzyć się w dedykowaną aplikację do zarządzania zadaniami do zarządzania zespołem. Specjalistyczne aplikacje pozwolą Tobie i Twojemu zespołowi uzyskać jasny wgląd we wszystko, co musisz zrobić. Możesz nawet przydzielać zadania określonym członkom, aby nic nie zostało przeoczone.

A jeśli masz ograniczony budżet, możesz znaleźć darmowe narzędzia do zarządzania projektami online. Teraz możesz utrzymać wszystkich na tej samej stronie bez konieczności wydawania ani grosza.

4. Formularze

Ze względu na łatwą dostępność Excel jest często używany jako formularz. Było wiele przypadków, w których podczas imprez i spotkań używano laptopów i plików Excela do rejestracji gości.

Używanie Excela (lub dowolnego arkusza kalkulacyjnego) jako formularza jest wygodne, ponieważ organizatorzy mogą bezpośrednio analizować swoje dane. Ma to jednak kilka wad.

• Po pierwsze, nie miałbyś kontroli nad wprowadzaniem danych. Każdy może wpisać niepoprawne informacje, a ty nie będziesz mądrzejszy. Nie ma też standaryzacji danych. Ktoś mógłby wpisać Nowy Jork pod nazwą stan, podczas gdy inny napisałby NY. Jest to problematyczne podczas analizy danych.
• Po drugie, jeśli masz wiele witryn rejestracji, będziesz mieć oddzielne zestawy danych, które wymagają konsolidacji. Zabiera to czas i może spowodować błędy w Twoich danych. Może to również prowadzić do powielania wysiłków, ponieważ użytkownicy mogą wprowadzać swoje dane dwukrotnie.
• Po trzecie, nie ma prywatności danych. Jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego, każdy może przewijać wpisy i zbierać dane. Mogą nawet zmienić istniejące informacje, co zniekształci Twoje dane. Jeśli wyciek danych nastąpi w wyniku rejestracji w programie Excel, możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności.
• Wreszcie, jeśli zamierzasz używać programu Excel do rejestracji online, nie jest on odpowiedni dla dużych baz danych, jak już wspomniano.

5. Analiza danych finansowych

Gdy używasz programu Excel do śledzenia danych finansowych, prawdopodobnie musisz połączyć się z wieloma źródłami. Tymi źródłami mogą być inne pliki Excel, internetowe bazy danych, a nawet witryny finansowe. Jednak w miarę ich dodawania wzrastają szanse na wprowadzenie błędu lub uzyskanie nieaktualnych informacji.

Było nawet incydent w J.P. Morgan w 2012 roku, gdzie formuła przypadkowo użyła sum cen zamiast ich średniej podczas obliczania ryzyka. To z kolei dało wynik o około dwie wielkości niższy niż rzeczywista wartość i spowodowało, że bank stracił 6 miliardów dolarów na obrocie.

Chociaż w grę wchodzą inne problemy, ta błędnie napisana formuła jest częścią kaskady błędów, które doprowadziły do ​​tej ogromnej straty.

Użyj dedykowanego oprogramowania

Microsoft Excel to doskonały arkusz kalkulacyjny. Świetnie nadaje się do małych zestawów danych lub jeśli próbujesz go wypróbować jako weryfikację koncepcji. Ale jeśli chcesz skalować swoją pracę, powinieneś rozważyć dedykowane oprogramowanie.

Korzystanie z oprogramowania opracowanego specjalnie do Twojego celu zapewni Ci lepszą funkcjonalność, szybszą pracę i umożliwi bardziej efektywne wykonywanie zadań. Chociaż konfiguracja niektórych z nich będzie kosztować czas lub pieniądze (lub jedno i drugie), na dłuższą metę zaoszczędzisz pieniądze.

10 najlepszych alternatyw Excela dla Twoich potrzeb w zakresie arkuszy kalkulacyjnych

Szukasz tańszej alternatywy dla Microsoft Excel? Te aplikacje do arkuszy kalkulacyjnych oferują wszystko, czego potrzebujesz, za mniej.

Czytaj dalej

O autorze