Jak wykonać korespondencję seryjną w programie Word

Korzystając z funkcji korespondencji seryjnej, możesz personalizować masowe wiadomości e-mail i listy za pomocą symboli zastępczych. Wszystko czego potrzebujesz to baza kontaktów i szablon e-maili lub listów do nich.

W tym artykule pokażemy, jak utworzyć korespondencję seryjną Microsoft Word przy użyciu bazy danych Excel. Kroki pochodzą z Microsoft Word i Excel 2016, ale proces jest taki sam dla wszystkich edycji.

Jak wykonać korespondencję seryjną z programu Excel

Korespondencja seryjna wykorzystuje źródła danych z bazy danych i umieszcza je w odpowiednich symbolach zastępczych, aby spersonalizować masowe wiadomości e-mail. Te bazy danych mogą być dowolne z poniższej listy:

1. Otwórz swoje Microsoft Excel arkusz.

2. Utwórz ręczną listę kontaktów w Słowo podczas korzystania z korespondencji seryjnej.

3. Wybierać dane kontaktowe z aplikacji Microsoft Outlook.

Masz do wyboru dwa zestawy opcji:

• Kontakty z Gmaila w kompatybilnym pliku.
• Microsoft SQL Server.

Baza danych skoroszytów programu Microsoft Excel jest najbardziej preferowana, gdy musisz używać korespondencji seryjnej w programie Word. W przypadku korespondencji seryjnej użyjesz programu Excel do utworzenia bazy danych, której program Word będzie później używał.

Jeśli nie masz pliku Excel z danymi kontaktowymi, możesz użyć tego przykładowy plik Excel do celów próbnych.

Aby uniknąć niespójności w masowych wiadomościach e-mail lub listach, musisz dostosować plik Excel, jak wspomniano poniżej:

1. Pierwszy wiersz powinien mieć tylko nagłówki kolumn zaczynające się od komórka A1. Program Word użyje tych nagłówków kolumn jako Połącz pola podczas korzystania z korespondencji seryjnej programu Microsoft Word.
2. Należy edytować nagłówki kolumn, aby pasowały do ​​nazw zastępczych, których będziesz używać w dokumencie szablonu wiadomości e-mail lub listu.
3. Musisz upewnić się, że plik arkusza kalkulacyjnego zawiera dane kontaktowe jako jeden rekord na wzorzec wiersza. Na przykład w obecnym samouczku wszystkie dostępne dane kontaktowe klienta James Butt jest dostępny między komórki A2 i J2.
4. Dane liczbowe dla dowolnego kontaktu, takie jak kody pocztowe, procenty rabatów, przebiegi, waluty itp., powinny być w odpowiednim formacie liczbowym.
5. Aby wprowadzić zmiany, zaznacz komórkę lub zakres komórek zawierający liczby.
6. w Zakładka domyślna, w ciągu Faborek, Kliknij strzałka w dół oprócz Generał.
7. Wszystkie uzupełnienia należy wprowadzić przed połączeniem dokumentu programu Word do korespondencji seryjnej z plikiem bazy danych programu Excel. Po wprowadzeniu wszystkich zmian zapisać plik Excela.
8. Plik bazy danych Excel Twoich kontaktów powinien znajdować się w lokalnej pamięci Twojego komputera.
9. Upewnij się, że wszystkie dane znajdują się w pierwszym arkuszu skoroszytu programu Excel.

Jak wykonać korespondencję seryjną w programie Word

Po utworzeniu bazy danych w Excelu musisz otworzyć szablon e-maila lub listu, który chcesz wysłać do wielu odbiorców. Wykonaj czynności opisane poniżej:

1. Na Faborek, Kliknij na Zakładka Mailingi.

2. w Uruchom grupę korespondencji seryjnej, musisz kliknąć Rozpocznij korespondencję seryjną.

3. Zobaczysz sześć typów dokumentów korespondencji seryjnej. Kliknij Litery lub Wiadomości e-mail.

Związane z: Jak drukować etykiety za pomocą korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word i Excel?

4. Na Rozpocznij korespondencję seryjną grupa, kliknij Wybierz odbiorców. Zobaczysz opcje, takie jak Wpisz nową listę, Użyj istniejącej listy i Wybierz z kontaktów programu Outlook.

5. Możesz wybrać dowolną z powyższych trzech opcji w zależności od tego, jak chcesz połączyć listę kontaktów z listem szablonu. W tym samouczku wybierzmy Użyj istniejącej listy do utylizacji baza danych Excel które utworzyłeś lub pobrałeś wcześniej.

6. Na Wybierz źródło danych zlokalizuj folder, w którym dostępny jest plik bazy danych Excel. Po znalezieniu pliku wybierz go, a następnie kliknij otwarty aby załadować bazę danych do korespondencji seryjnej programu Word.

7. Zobaczysz Wybierz tabelę okno dialogowe. Wyjdź z okna, klikając dobrze bez wprowadzania zmian w oknie dialogowym.

8. To wspaniale! Pomyślnie połączono dane źródłowe z programem do korespondencji seryjnej programu Word.

9. Program Word automatycznie dopasuje nagłówki kolumn bazy danych do elementów pól scalania. Aby zapewnić odpowiednie dopasowanie, przejdź do Grupa Napisz i wstaw pola na Zakładka Mailingi z Faborek a następnie kliknij Dopasuj pola.

10. Dopasuj pola pojawi się okno dialogowe. W lewej kolumnie zobaczysz elementy pola scalania. Po prawej stronie znajdziesz pasujące dane z połączonej bazy danych programu Excel.

11. Będzie tak samo, jeśli użyjesz innych danych źródłowych, takich jak kontakty Outlooka lub wyeksportowane kontakty z Gmaila. Upewnij się, że nie ma niezgodności, przewijając listę. Kliknij dobrze zamknąć.

12. Na liście szablonu umieść kursor przed pierwszą literą i naciśnij Wchodzić kilka razy, aby zrobić trochę miejsca nad treścią listu.

13. Umieść kursor na górze dokumentu, a następnie kliknij Blok adresu w Grupa Napisz i wstaw pola na Zakładka Mailingi z Faborek.

14. Po lewej stronie Wstaw blok adresu okno dialogowe, możesz wybrać nazwę, nazwę firmy, adres, kraj itp., opcje formatowania. Po prawej stronie zobaczysz podgląd bloku adresu.

15. Możesz użyć Dopasuj pola opcje korygowania wszelkich niezgodności danych wejściowych. Kliknij dobrze dodać Blok adresu w obrębie szewronów.

16. Następnie kliknij Linia powitalna w Wpisz i wstaw pola grupa po Blok adresu, nadając mu odstępy między wierszami.

17. Wstaw wiersz powitalny pojawi się okno dialogowe. Możesz wprowadzić zmiany według własnego uznania, a następnie kliknąć dobrze. Powitanie w liście pojawią się szewrony.

18. Możesz kliknąć na Podgląd wyników polecenie na Faborek aby zobaczyć, jak wygląda list.

19. Możesz także dodać niestandardowe pola scalania oprócz Blok adresu i Powitanie. Powiedzmy, że chcesz dodać Marka i model pojazdu w treści listu.

20. Aby to zrobić, otwórz plik bazy danych Excel połączony z korespondencją seryjną i dodaj Marka i model pojazdu nagłówek kolumny. Wprowadź dane pojazdu i zapisać plik Excela.

21. Teraz przejdź do dokumentu programu Word korespondencji seryjnej i powtórz kroki cztery, pięć, i sześć.

22. Teraz wybierz dowolne słowo lub kilka słów w treści litery, a następnie kliknij Wstaw pole scalania na Grupa Napisz i wstaw pola.

23. Na Wstaw pole scalania pudełko, wybierz Pola bazy danych, a następnie wybierz Marka i model pojazdu. Kliknij Wstawić aby dodać niestandardowe pole korespondencji seryjnej.

24. W ten sposób możesz dodać tyle zmiennych zastępczych, ile chcesz, aby dostosować każdy wysyłany list lub e-mail. Korespondencja seryjna Microsoft Word automatycznie dopasuje dane do nazw adresatów.

25. Na Faborek, Kliknij Zakończ i połącz polecenie, a następnie wybierz Drukuj dokumenty lub Wysyłaj wiadomości e-mail. Możesz także kliknąć Edytuj poszczególne dokumenty do korekty e-maili lub listów przed ich wysłaniem.

Użyj korespondencji seryjnej, aby zwiększyć produktywność poczty e-mail

Teraz wiesz, jak wykonać korespondencję seryjną za pomocą programów Microsoft Word i Excel. Korzystaj z funkcji korespondencji seryjnej, aby szybciej wysyłać dostosowane wiadomości e-mail i nawiązywać dobre relacje z kontaktami zawodowymi lub osobistymi. Nadal używaj programu Word, aby życie zawodowe i osobiste było łatwiejsze niż wcześniej.

10 ukrytych funkcji Microsoft Word, które ułatwią Ci życie

Microsoft Word nie byłby takim narzędziem, gdyby nie jego produktywne funkcje. Oto kilka funkcji, które mogą Ci pomóc każdego dnia.

Czytaj dalej

O autorze

Rozwiń, aby przeczytać całą historię