Nowe ustawienia programu Microsoft Outlook zapewniają każdemu przerwę między spotkaniami

Firma Microsoft przeprowadziła wiele badań nad skutkami bezpośrednich spotkań online, a wyniki nie wyglądają dobrze. W związku z tym gigant oprogramowania dodaje nową funkcję do Outlooka, która może dodawać obowiązkowe przerwy do zaplanowanych spotkań.

Nowe przerwy w spotkaniach firmy Microsoft w programie Outlook.

Jak informowaliśmy Microsoft WorkLabfirma chce pomóc każdemu w odwiedzeniu toalety lub zrobieniu sobie filiżanki herbaty lub kawy przed kolejnym spotkaniem.

Wcześniej program Outlook przyjął podejście umożliwiające organizatorom rozpoczynanie i kończenie spotkań o pełnej godzinie. Miało to wtedy sens, ponieważ jeśli ktoś chce zorganizować godzinne spotkanie, zwykle ustawia je na godzinę i kończy o tej godzinie.

Problemy zaczynają się, gdy ktoś planuje wiele spotkań jeden po drugim. Ponieważ te spotkania domyślnie rozpoczynają się i kończą o pełnej godzinie, uczestnicy nie mieli czasu na przerwę lub uporządkowanie swoich spraw. Gdy tylko jedno spotkanie dobiegnie końca, kolejne rozpocznie się dokładnie w tym samym czasie.

Teraz Outlook pozwala organizacji ustawić obowiązkowy czas przerwy po spotkaniu. Godziny przerw można dostosować do potrzeb firmy i zapobiegają planowaniu dwóch spotkań jeden po drugim bez umożliwienia uczestnikom zrobienia przerwy.

Dlaczego firma Microsoft zaleca przerwy w spotkaniach

Pandemia koronawirusa spowodowała ogromną zmianę w świecie biznesu. Nagle organizacje musiały odtworzyć podobieństwo do normalnego życia biurowego, podczas gdy wszyscy tkwili w domu w zamknięciu.

W związku z tym rozpoczęła się nowa era spotkań głosowych i wideo. Rozmowy telefoniczne w ramach usług takich jak Microsoft Teams szybko zastąpiły osobiste spotkania i radykalnie zmieniły sposób wykonywania pracy przez firmy.

Firma Microsoft rozważała nawet utworzenie wskaźników służących do monitorowania, jak będzie wyglądać biznes online. Jedna z proponowanych aktualizacji miałaby Microsoft Teams sprawdzają, jak wyglądają znudzeni uczestnicy i doradzamy organizatorom, jak ulepszyć ich spotkania.

Jednak spotkania online typu back-to-back stały się nową normą. Jak wyjaśnił Microsoft w powyższym artykule, takie postępowanie powoduje, że uczestnicy odczuwają większy stres i tracą koncentrację. Dlatego gigant oprogramowania naciska na dodanie obowiązkowych przerw do spotkań online.

Praca zdalna jest mniej męcząca

Badania Microsoftu wykazały, że chodzenie na spotkania jeden po drugim powoduje ogromne straty psychiczne wśród jego uczestników. Teraz organizacje mogą ustawić obowiązkowe przerwy po spotkaniach, aby umożliwić pracownikom powrót do zdrowia i przygotowanie się do następnego.

Czy wiesz, że ten konkretny stan psychiczny ma nieoficjalną nazwę? Nazywa się to „zmęczeniem zoomem” i można go pokonać, robiąc przerwy i od czasu do czasu chowając kamerę internetową.

Kredyty graficzne: LayerAce.com/Shutterstock.com i Tafira /Shutterstock.com

Jak radzić sobie ze zmęczeniem zoomem

Czujesz się zmęczony po użyciu Zoom? Oto kilka wskazówek, dzięki którym korzystanie z funkcji Zoom będzie mniej męczące.

Czytaj dalej

O autorze