Jak planować spotkania i zadania za pomocą Calendly

Planowanie spotkań może być uciążliwym procesem. Być może będziesz musiał poświęcić zbyt dużo czasu i energii na komunikowanie się w tę iz powrotem, aby znaleźć odpowiedni czas na spotkanie.

Na szczęście intuicyjne narzędzie cyfrowe zastępuje ten nieefektywny proces planowania prostą, ograniczoną czasowo metodą. To narzędzie nazywa się Calendly.

W tym artykule przeprowadzimy Cię przez Calendly, jak to działa i jak najlepiej go wykorzystać.

Jak działa Calendly?

Jeśli wiesz, jak zaplanować spotkanie w programie Microsoft Outlook, Calendly działa w podobny sposób. Oprócz Outlooka Calendly współpracuje również z Kalendarzem Google i Kalendarzem Apple iCloud.

Synchronizując swoje kalendarze osobiste i służbowe, możesz tworzyć typy wydarzeń. Na przykład możesz mieć typ „spotkanie 15-minutowe” i „spotkanie 30-minutowe”.

Stamtąd możesz wysłać link do rezerwacji klientom, współpracownikom lub znajomym. Te osoby mogą wybrać jeden z wcześniej utworzonych przez Ciebie typów wydarzeń, a następnie wybrać czas z Tobą. Nie martw się - nie będą mieli dostępu do wydarzeń w Twoim kalendarzu.

To krótki przegląd tego, jak działa Calendly. Przejdźmy teraz do szczegółów.

Jak dodać kalendarze do Calendly

Przed skonfigurowaniem typów wydarzeń upewnij się, że kalendarze są zsynchronizowane.

Po utworzeniu profilu kliknij Konto obok zdjęcia profilowego w prawym górnym rogu witryny Calendly. Z menu rozwijanego wybierz Połączenia kalendarza.

Na stronie Połączenia Kalendarza po prostu kliknij + Dodaj konto kalendarza i wtedy Połączyć obok typu kalendarza, który chcesz dodać. Niestety, bezpłatny abonament umożliwia synchronizację tylko jednego kalendarza.

Koniecznie sprawdź również sekcję konfiguracji. Tutaj możesz ustawić, które kalendarze będzie sprawdzane przez Calendly, aby uniknąć konfliktu wydarzeń. Również pod Konfiguracjamożesz wybrać, w których kalendarzach będą pojawiać się nowe wydarzenia.

Jak tworzyć typy zdarzeń w Calendly

Pozwala to teraz na tworzenie nowych typów wydarzeń, które ludzie mogą rezerwować. Aby rozpocząć, wybierz jedną z opcji + Nowy typ wydarzenia lub + Utwórz>Typ wydarzenia na Twojej stronie głównej Calendly.

Zobaczysz dwie opcje typów spotkań: Jeden na jednego i Grupa. Ponieważ większość prawdopodobnie będzie używać Calendly do spotkań jeden na jeden, to właśnie z tym pójdziemy w tym miejscu. Wybierz Stwórz obok Jeden na jednego.

Następnie musisz podać następujące szczegóły: nazwę, opis, kolor i konkretny adres URL wydarzenia.

Wybierając miejsce spotkania, możesz wybrać łącze Zoom lub Google Meet, zadzwonić lub poprosić o wydarzenie w określonym miejscu.

Możesz dodać tyle opcji lokalizacji, ile potrzebujesz. Jeśli wybierzesz połączenie telefoniczne, możesz zdecydować, czy Ty lub Twój uczestnik będziecie inicjować połączenie. Po wykonaniu tych czynności kliknij Kolejny.

Na tej stronie możesz zaplanować spełnienie oczekiwań, takich jak z jakim wyprzedzeniem uczestnicy mogą zarezerwować miejsce, czas trwania spotkanie, kiedy jesteś dostępny i jaki czas buforowy jest potrzebny przed lub po spotkaniu na dojazd do pracy lub na pakowanie rzeczy w górę.

Jeśli chcesz ustawić, ile wydarzeń tego typu można zarezerwować w ciągu jednego dnia, możesz to zrobić w sekcji Dodatkowe zasady w sekcji dostępności.

Na koniec, po ponownym wybraniu Dalej, upewnij się, że wydarzenie jest ustawione na Nai jesteś gotowy do działania.

Możesz zmodyfikować więcej ustawień wydarzenia, takich jak pytanie, na które zaproszona osoba musi odpowiedzieć podczas rezerwacji spotkania, w jaki sposób zostanie powiadomiona, co pojawi się na stronie potwierdzenia rezerwacji lub szczegóły płatności (tylko funkcja Calendly Pro) przed powrotem do Twojego strona główna.

Związane z: Sposoby uczynienia Kalendarza Google kalendarzem na pulpicie systemu Windows

Możesz udostępnić łącze Calendly na dwa sposoby. Pierwszym sposobem jest udostępnienie adresu URL Calendly, który pojawia się pod Twoim zdjęciem profilowym i nazwą na stronie głównej, gdzie uczestnicy mogą zarezerwować u Ciebie wydarzenie dowolnego typu.

Po kliknięciu linku przekieruje on uczestników na podobną stronę, jak powyżej. Ludzie będą mogli wybrać, jakiego rodzaju wydarzenia chcą i jaki jest dostępny czas.

Drugą opcją jest udostępnienie uczestnikowi łącza tylko do jednego typu wydarzenia. Aby to zrobić, skopiuj łącze lub wybierz Dzielić na określonym typie zdarzenia na stronie głównej Calendly.

Niezależnie od wybranej opcji możesz skopiować i wkleić łącze Calendly do wiadomości e-mail, wiadomości tekstowej lub witryny internetowej (pod Dzielić opcja) i udostępnij go innym, aby mogli umówić się z Tobą na spotkanie.

Jak zarezerwować wydarzenie w Calendly

Powyżej pokazano, jak wygląda strona określonego typu wydarzenia dla uczestników. Wyszarzone dni to data przeszła lub data niedostępności.

Osoba będzie mogła zobaczyć Twoją dostępność, wybierając podświetlony na niebiesko dzień i godzinę. Gdy potwierdzą godzinę, Calendly poprosi osobę o wprowadzenie swoich danych (imię i nazwisko, adres e-mail, lokalizacja itp.).

Następnie uczestnik otrzyma wiadomość e-mail z zaproszeniem w kalendarzu, a wydarzenie pojawi się zarówno w jego kalendarzu, jak i w Twoim.

Związane z: Narzędzia do synchronizacji programu Microsoft Outlook z kalendarzem Google

Dzięki Calendly możesz efektywniej planować spotkania. Wystarczy nauczyć się podstawowego procesu.

Calendly jest darmowy, ale istnieją alternatywne opcje subskrypcji, które pozwalają na wiele typów wydarzeń, łączenie się z wieloma kalendarzami, obsługę płatności od gości i nie tylko. Możesz się wymeldować Ceny Calendy są tutaj.

Czy powinieneś używać Calendly?

Może więc zastanawiasz się, czy używać Calendly. Cóż, jeśli ciągle masz problemy z planowaniem, to zdecydowanie. Po wprowadzeniu typów wydarzeń Calendly może zaoszczędzić niezliczone godziny irytującego planowania w obie strony.

Jeśli jednak nie planujesz często spotkań, Calendly może obniżyć Twoją produktywność. Poza tym konfigurowanie typów wydarzeń w Calendly nie jest najlepszym sposobem wykorzystania czasu, gdy rzadko planujesz spotkania.

Mimo to Calendly jest tylko jednym z cyfrowych narzędzi do planowania na rynku. Jeśli Calendly nie spełnia Twoich potrzeb, możesz rozważyć inne opcje.

6 najlepszych narzędzi i aplikacji do planowania spotkań

Aplikacja do planowania ułatwia organizowanie spotkań. Oto najlepsze programy do planowania spotkań, za pomocą których możesz zdecydować, kiedy się spotkać.

Czytaj dalej

O autorze