Chcesz wyświetlić historię wszystkich zmian wprowadzonych w dokumencie? Dzięki historii wersji Dokumentów Google możesz przeglądać poprzednie wersje dowolnego dokumentu.
Strach jest prawdziwy, gdy patrzysz na wersję swoich Dokumentów Google, która wcześniej była doskonała, ale teraz wygląda okropnie. Gdy cały zespół pracuje nad tym samym dokumentem, chcesz się upewnić, że wiesz dokładnie, kto wprowadza zmiany i kiedy zostały one ukończone. Historia wersji Dokumentów Google może przenieść Cię w czasie do wszystkich wersji za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Dowiedzmy się, jak to działa.
Jak uzyskać dostęp do historii wersji
Istnieją dwa sposoby uzyskania dostępu do historii wersji dokumentu w Dokumentach Google.
Użyj menu Plik
- Kliknij na Plik > Historia wersji.
- Zobaczysz dwie opcje: Nazwij aktualną wersję, które omówimy później, oraz Zobacz historię wersji. Kliknij Zobacz historię wersji. Panel po prawej stronie to oś czasu zmian wprowadzonych w dokumencie.
Drugi sposób, w jaki możesz uzyskać dostęp do tej sekcji, jest nieco szybszy, ponieważ istnieje łącze, które wyświetla czas od ostatniej edycji. Przekieruje Cię do historii wersji, ale zobaczysz ten link tylko wtedy, gdy wprowadziłeś rzeczywiste zmiany w dokumencie.
- Kliknij na Otwórz link do historii wersji.
Ta metoda uzyskiwania dostępu do historii wersji nie wyświetla alternatywnej opcji nadania nazwy bieżącej wersji. Nadal możesz zmienić nazwę dowolnej wersji dokumentu po przekierowaniu do historii wersji.
Przeglądanie historii wersji
Po uzyskaniu dostępu do historii wersji jest wiele danych, które mogą się przydać, zwłaszcza jeśli jesteś współpraca z Dokumentami Google.
Jeśli nigdy nie zastanawiałeś się nad Dokumentami Google dla dokumentów biznesowych, ten krótki przewodnik zmieni zdanie. Dowiedz się wszystkiego, co musisz wiedzieć.
Data w lewym górnym rogu ekranu informuje o ostatniej edycji dokumentu. Jeśli zmienisz nazwy wersji, ta nazwa będzie wyświetlana w miejscu daty i godziny. Pod datą znajduje się opcja wydrukowania dokumentu lub zapisania go na komputerze oraz opcja powiększenia dokumentu.
Po prawej stronie w głównym oknie dokumentu zobaczysz całkowitą liczbę wprowadzonych zmian. Ta liczba jest specyficzna dla aktualnie wyświetlanej wersji.
Kliknij dwie strzałki, aby przejść przez każdą z edycji, aby uzyskać lepszy obraz zmian wprowadzonych w tej wersji.
Po prawej stronie znajduje się pasek boczny zawierający dodatkowe informacje o wszystkich zapisanych wersjach dokumentu.
Łatwo jest zobaczyć, kto w Twoim zespole wprowadził zmiany i kiedy to zrobił, używając innego zakreślonego koloru obok swojej nazwy. Ten kolor będzie odpowiadał zmianom widocznym na głównym ekranie dokumentu.
W ten sposób możesz łatwo zidentyfikować, kto w Twoim zespole wprowadził określone zmiany w dokumencie. Zauważysz, że obok każdej zapisanej wersji dokumentu znajduje się strzałka wskazująca datę i godzinę.
Kliknij strzałkę, a dodatkowe szczegóły pomogą Ci wybrać, co chcesz przywrócić. Możesz zdecydować się na uwzględnienie niektórych zmian wprowadzonych tego dnia, ale wykluczyć inne.
Kliknij trzy kropki obok daty i godziny, aby wyświetlić więcej opcji, takich jak te, które widzisz poniżej. U góry paska bocznego znajduje się nawet przełącznik, na którym można wyświetlić tylko te wersje, które zostały nazwane.
Omówimy, dlaczego może to być przydatne, i omówimy najlepsze praktyki dotyczące nazywania wersji dokumentów.
Przywróć poprzednie wersje
Będąc w sekcji Historia wersji, będziesz mieć możliwość przywrócenia starszych wersji dokumentów przed wprowadzeniem pewnych zmian.
Przejdź do jednej ze starszych wersji dokumentu, a natychmiast zobaczysz duży niebieski przycisk u góry ekranu z napisem Przywróć tę wersję.
Kliknij na Przywróć tę wersję i potwierdź, czy chcesz przywrócić tę wersję dokumentu.
Twój dokument Google zostanie automatycznie zaktualizowany, aby odzwierciedlić starszą wersję. U góry ekranu znajduje się nawet małe wyskakujące okienko, informujące o tym, którą wersję widzisz.
Każda starsza wersja będzie miała jeszcze więcej ukrytych wersji, które możesz wyświetlić, rozwijając sekcję za pomocą strzałki po lewej stronie daty i godziny. Te wersje będą miały każdą indywidualną edycję dokonaną w tym dniu i masz również możliwość przywrócenia dowolnej z tych wersji.
Możesz nawet zapisać poprzednią wersję, ale nadal usuń jedną ze stron jeśli chcesz przepisać część materiału, ale nie całość.
Najlepsze praktyki dotyczące zapisywania wersji dokumentu
Podczas całego procesu pisania i edycji, zwłaszcza jeśli masz wielu członków zespołu, będziesz chciał korzystać z inteligentnych praktyk oszczędzania. Dzięki temu przeglądanie starszych wersji będzie znacznie łatwiejsze, jeśli wystąpią jakiekolwiek potencjalne problemy.
Aby zmienić nazwy wersji, kliknij Plik > Historia wersji > Nazwij aktualną wersję. Wyskakujące okienko poprosi Cię o podanie nazwy aktualnej wersji.
Nazwa powinna być prosta i opisywać, co zostało zrobione z dokumentem tego dnia. Jeśli wersja robocza została utworzona po raz pierwszy, możesz zmienić nazwę tej wersji First Draft.
Jeśli redaktor wprowadził poprawki, możesz nazwać tę wersję Editor. Ten sam proces można zastosować w przypadku wdrażania opinii i ostatecznej wersji roboczej.
To znacznie ułatwi powrót do edycji i zrozumienie, jakie etapy zostały wykonane i kiedy zostały zakończone.
Możesz także użyć przełącznika po prawej stronie, aby wyświetlić tylko wersje, które zostały nazwane, aby było jeszcze bardziej przejrzyste.
Łatwiejsze edytowanie i poprawianie w Dokumentach Google
Nazwij różne wersje dokumentu na każdym etapie pisania. Ułatwi to powrót do wcześniejszych wersji, jeśli wystąpi problem.
Historia wersji pokazuje, którzy członkowie zespołu wprowadzają zmiany. Te kroki sumują się, aby pomóc Ci uzyskać idealną wersję artykułu, gdy jej potrzebujesz.
Dokumenty Google mają swoje wady. Sprawdź te doskonałe alternatywy dla Dokumentów Google, gdy potrzebujesz różnych funkcji.
- Internet
- Wydajność
- Dokumenty Google
- Narzędzia współpracy
- dysk Google
Raul to koneser treści, który ceni artykuły, które dobrze się starzeją. Od ponad 4 lat zajmuje się marketingiem cyfrowym, aw wolnym czasie pracuje nad Camping Helper.
Zapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego biuletynu, aby otrzymywać wskazówki techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Jeszcze jeden krok…!
Potwierdź swój adres e-mail w wiadomości e-mail, którą właśnie wysłaliśmy.