Pierwszym krokiem w GTD jest pozbycie się wszystkich „rzeczy” z głowy. Jednym ze sposobów na to jest zapisywanie wszystkiego na kartach 3x5, a najlepszym cyfrowym odpowiednikiem kart 3x5 jest technika Kanban.
Przejdźmy przez etapy GTD i zobaczmy, jak dobrze współpracują z Kanbanem.
Zbierz swoje myśli
Jeśli jesteś jak większość ludzi, prawdopodobnie masz 100 różnych zadań, projektów, pomysłów i innych rzeczy (jak nazywa to GTD) grzechotających w twojej głowie. Zacznijmy od stworzenia skrzynki odbiorczej, aby to wszystko rozładować.
Będziemy używać Trello ponieważ jest to najpopularniejsze narzędzie Kanban i oferuje hojny darmowy poziom. Co więcej, Trello ma świetne skróty klawiaturowe i dobrze zorganizowany interfejs użytkownika. To sprawia, że jest to jeden z najszybszych i najłatwiejszych w użyciu programów.
Możliwość wydostania się z myśli bez wielu dodatkowych kroków jest niezbędna podczas burzy mózgów. Ale nadal możesz wypróbować alternatywa dla Trello Jeśli lubisz.
Podoba Ci się pomysł Trello, ale nie samo Trello? Te alternatywne aplikacje Kanban integrują się z kalendarzami, pocztą e-mail, Slackiem i nie tylko.
Zacznij od utworzenia nowej tablicy i nazwij ją „GTD”.
Następnie dodamy plik W pudełku list, aby rozładować wszystkie nasze rzeczy.
Poświęć teraz kilka minut i utwórz kartę dla każdej myśli i pomysłu, które masz z tyłu głowy. Zacznij od kliknięcia Dodaj kartę przycisk. Następnie wpisz swoje pierwsze zadanie lub pomysł, cokolwiek to jest, i uderz Wchodzić.
Powtarzaj ten proces, aż nie będziesz w stanie myśleć o niczym innym.
Skonfiguruj listy, aby pasowały do systemu GTD
Następnym krokiem jest ustalenie, czy każdy z elementów w naszej skrzynce odbiorczej podlega działaniu. To znaczy, możesz coś z tym zrobić, czy nie?
Najpierw utwórzmy dwie listy dla elementów możliwych do wykonania. Jeśli coś jest wykonalne, zdecyduj, czy zajmie to mniej niż dwie minuty, czy nie. Jeśli tak, powinieneś jak najszybciej nad tym popracować.
Jeśli nie, będziesz musiał to rozbić dalej w kolejnym kroku. Potrzebne do tego dwie listy to „Projekty” i „Do zrobienia na dziś”.
Kliknij Dodaj kolejną listę, a następnie utwórz dwie listy, tak jak przy dodawaniu kartek do skrzynki odbiorczej.
Jeśli element nie podlega akcji, może trafić do kilku różnych miejsc. Najpierw zapytaj „Czy to ważne?” Jeśli nie jest to coś, co Cię interesuje, możesz je usunąć i zapomnieć.
Następnie zapytaj, czy jest to coś, co chciałbyś kiedyś obejść, ale jeszcze nie całkiem. Może to odległy sen. Lub może to być coś, co będzie możliwe dopiero w pewnym momencie w przyszłości. W takich sytuacjach utwórz listę o nazwie „Kiedyś / Może”.
Jeśli element jest ważny, ale ma charakter informacyjny, a nie wykonalny, powinien znaleźć się na liście „Odniesienia”. Kanban lepiej nadaje się do przedmiotów, które można wykonać. Dlatego lista referencyjna powinna być tymczasowym zatrzymaniem informacji, dopóki nie zostaną przeniesione w lepsze miejsce, takie jak plik lekka aplikacja internetowa do robienia notatek.
Listy do dodania, jeśli pracujesz z zespołem
Po ustaleniu, że karta nadaje się do użycia, nadal możesz nie być w stanie wykonać na niej akcji. Może to być spowodowane tym, że czekasz, aż ktoś skończy coś innego, zanim będziesz mógł zacząć. A może ktoś inny powinien pracować nad tym projektem.
W przypadku pierwszego scenariusza utwórz listę „Odroczone”. Możesz ustawić termin, aby otrzymać przypomnienie, kiedy projekt blokujący powinien zostać ukończony. Otwórz kartę, klikając ją i wybierz Termin aby uzyskać dostęp do kalendarza.
W drugim przypadku utwórz listę o nazwie „Delegowane”. Po przeniesieniu karty na tę listę możesz dodać do niej innych członków. Ktoś musiał jednak zaprosić członków do dostępu do tablicy.
Otwórz kartę i wybierz Członkowie. Następnie znajdź członka, z którym chcesz podzielić się obowiązkami.
Najpierw posortuj, a potem pomyśl o swoich projektach
Teraz nadszedł czas, aby faktycznie przejrzeć skrzynkę odbiorczą i przeciągnąć elementy na odpowiednie listy. Zacznij od góry listy i kieruj się w dół. W przypadku każdego elementu rozważ utworzone przez siebie kategorie i miejsce, w którym należy.
Po posortowaniu wszystkich elementów będziesz chciał przeanalizować swoje projekty. Przyjrzyj się każdemu i pomyśl o złożoności. Jeśli jest to prosty projekt, możesz dodać listę kontrolną do karty. Otwórz kartę, klikając ją. Następnie kliknij Lista kontrolna i zacznij dodawać swoje przedmioty, tak jak dodałeś karty.
W przypadku większych projektów możesz utworzyć nową tablicę do zarządzania tym projektem. Następnie możesz przenieść kartę na nową planszę. Aby to zrobić, najedź kursorem na kartę, którą chcesz przenieść, i kliknij ikonę ołówka. Następnie kliknij Ruszaj sięi wybierz planszę, na którą chcesz ją przenieść z listy rozwijanej.
Inną opcją w przypadku dużych projektów jest również utworzenie listy kontrolnej. To dobry sposób, jeśli masz pomysł, co chcesz zrobić ze swoim projektem, ale nie jesteś gotowy, aby włożyć w to dużo pracy.
Możesz utworzyć przybliżoną listę elementów na liście kontrolnej jako symbol zastępczy. Pomyśl o tym jak o burzy mózgów na temat swojej skrzynki odbiorczej. Tylko to są potencjalne podprojekty. Następnie, kiedy będziesz gotowy, możesz przenieść swoją kartę na inną tablicę. I możesz zmienić każdą pozycję na swojej liście kontrolnej w nową kartę.
Utrzymuj system w ruchu
Rozpoczęcie pracy z GTD jest łatwe; możesz to zrobić za godzinę lub dwie. Ale musisz utrzymywać system, albo cię zawiedzie. Zgłaszaj się do tablicy GTD Trello raz lub dwa razy w tygodniu. Wrzuć swoje nowe myśli do skrzynki odbiorczej i ponownie oceń elementy na każdej ze swoich list. Dowiedz się, czy nadal znajdują się we właściwym miejscu, czy nie.
Kiedy kończysz projekty, masz dwie możliwości. Możesz usunąć kartę, jeśli nie musisz już o tym wiedzieć. Jeśli chcesz mieć zapis swoich poprzednich projektów, możesz utworzyć listę „Gotowe” i przenieść tam ukończone projekty.
Ten system może również pomóc w zaplanowaniu tygodnia. Możesz dodać kolejną listę o nazwie „Do zrobienia dalej”. Ta lista dotyczy projektów, nad którymi planujesz pracować w ciągu najbliższych kilku dni lub w nadchodzącym tygodniu. Jeśli sprawdzisz swoją tablicę Trello w niedzielę wieczorem lub w poniedziałek rano, możesz zaplanować swoją pracę na tydzień.
Uczyń ten system swoim. Nie musisz przestrzegać GTD co do litery, jeśli to nie działa dla Ciebie. Możesz to pomieszać i wypróbować różne metody. Najważniejsze, żebyś się tego trzymał! Ustaw przypomnienie kalendarza, jeśli musisz, ponieważ system będzie działał tylko wtedy, gdy będziesz nadal pracować z systemem.
Oto, jak wykorzystać japońską technikę zarządzania projektami Kanban, aby zoptymalizować przepływ pracy w grupie lub solo.
- Wydajność
- Narzędzia współpracy
- GTD
- Zarządzanie zadaniami
- Trello
- Wskazówki dotyczące produktywności
Lee jest pełnoetatowym koczownikiem i politykiem o wielu pasjach i zainteresowaniach. Niektóre z tych pasji obracają się wokół produktywności, rozwoju osobistego i pisania.
Zapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego biuletynu, aby otrzymywać wskazówki techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Jeszcze jeden krok…!
Potwierdź swój adres e-mail w wiadomości, którą właśnie wysłaliśmy.
