Wideokonferencja online brzmi łatwo. Włącz laptopa i kliknij aplikację wirtualnego spotkania, aby uruchomić kamerę internetową. Ale to oddalenie i łatwość technologii, by połączyć nas wszystkich, może sprawić, że będziesz nieświadomy drobiazgów i nie będziesz spotykał się z kolegami na ekranie.

Możesz mieć problemy z technologią lub atmosferą domu. Tak więc przygotowanie do spotkania jest równie ważne. Następnie, gdy będziesz na spotkaniu, twój sposób będzie kluczem do podniesienia twojej obecności.

Zasadniczo konferencje wideo online są teraz częścią naszego życia. Nienawidzę ich lub ich lubisz, musisz sobie z nimi poradzić. Dlaczego nie skorzystać z poniższej ściągawki, aby jak najlepiej wykorzystać te spotkania wideo?

DARMOWE POBIERANIE: Ta ściągawka jest dostępna jako plik PDF do pobrania od naszego partnera dystrybucyjnego, TradePub. Będziesz musiał wypełnić krótki formularz, aby uzyskać do niego dostęp tylko po raz pierwszy. Pobieranie Podstawy wideokonferencji online.

Podstawy wideokonferencji online

instagram viewer
Przygotowanie
Przestrzegaj ubioru Traktuj spotkanie online jak spotkanie osobiste i przestrzegaj standardów w miejscu pracy.
Zadbaj o swoją pielęgnację, zanim usiądziesz na spotkaniu.
Wyświetl profesjonalną twarz, ponieważ dodaje poczucia normalności zdalnej rozmowie.
Unikaj rozpraszających kolorów, które są zbyt jasne lub zbyt ciemne. Może zrzucić niektóre kamery internetowe, które automatycznie dostosowują ekspozycję i jasność.
Ustaw aparat w dobrej pozycji.
Skonfiguruj swój sprzęt Wybierz wygodne krzesło do siedzenia.
Użyj monitora, który pozwala łatwo przeglądać slajdy i arkusze kalkulacyjne. (Ekran smartfona jest dobry na nieformalne spotkanie, ale nie do przeglądania danych.)
Zainwestuj w dobry zestaw słuchawkowy z redukcją szumów.
Zapoznaj się z oprogramowaniem czatu, którego musisz używać. Zwróć szczególną uwagę na ustawienia, które mogą być potrzebne podczas spotkania.
Unikaj podświetlenia, ponieważ może to zasłonić twarz. Oświetlenie naturalne lub sufitowe są idealne.
Nic nie jest tak ważne jak dobra przepustowość. Coś mniejszego niż 20 MBPS może pikselować twój film.
Jeśli spotkanie ma krytyczne znaczenie, przygotuj alternatywne połączenie. Na przykład możesz skonfigurować niezależny punkt dostępu Wi-Fi.
Zamknij niepotrzebne aplikacje działające w tle i zatrzymaj jednoczesne przesyłanie strumieniowe programów w przeglądarce.
Umieść kamerę na wysokości oczu, aby umożliwić kontakt wzrokowy z innymi członkami zespołu.
Bądź własnym wsparciem technicznym lub przetestuj swój sprzęt ze współpracownikiem na kilka minut przed prawdziwym spotkaniem.
Włącz kamerę internetową i wyświetl podgląd ramki i efektu światła w pomieszczeniu. Im więcej światła, tym lepiej.
Wyłącz powiadomienia o przebiegu spotkania.
Jeśli planujesz udostępnić ekran, pamiętaj, aby nie dopuścić do utraty danych osobowych.
Spruce Up Your Environment Wycisz swój telefon komórkowy, aby uniknąć zakłóceń.
Posprzątaj swój pokój i biurko.
Zeskanuj tło i upewnij się, że nie ma nic niestosownego.
Wybierz wirtualne tło w aplikacjach takich jak Microsoft Teams i Zoom, aby ukryć zagracone tła.
Przygotuj wodę i kawę / herbatę.
Wybierz izolowane miejsce, najlepiej z drzwiami, abyś mógł zorganizować spotkanie bez rozpraszania uwagi.
Poinformuj wcześniej rodzinę o harmonogramie spotkań.
Upewnij się, że twoje dzieci będą zajęte przez czas trwania twojego spotkania.
Trzymaj swoje zwierzaki z dala od miejsca spotkań.
Zarządzaj swoim casem Zaplanuj spotkania online z dużym wyprzedzeniem.
Bądź zawsze na czas. Pomaga być w trybie online na kilka minut przed rozpoczęciem spotkania.
Jeśli nie możesz uczestniczyć w spotkaniu lub się spóźnisz, poinformuj o tym osobę prowadzącą spotkanie.
Włącz lub aktywuj wcześniej sprzęt konferencyjny, aby uniknąć błędów w ostatniej chwili.
Unikaj uczestniczenia w spotkaniu online podczas jazdy. Nie jest to ani bezpieczne, ani efektywne wykorzystanie czasu spotkania.
Rozważ spotkanie audio w ostateczności.
Uporządkuj swoje myśli Jeśli poprowadzisz spotkanie, ustal harmonogram z czasem rozpoczęcia i zakończenia.
Trzymaj wszystkie swoje dane obok siebie lub w dostępnym folderze na komputerze.
Dodaj do zakładek wszystko, co dotyczy spotkania.
Oczyść pulpit, aby mieć szybki dostęp do właściwych informacji.
Zanotuj swoje zapytania, abyś mógł je przedstawić we właściwym czasie.
Udostępnij treść i pliki przed spotkaniem, aby upewnić się, że wszyscy uczestnicy są przygotowani do dyskusji.
Udział
Zachowuj się Przedstaw się, gdy wszyscy członkowie zespołu się nie znają.
Zawsze używaj wideo, ponieważ mimika przekazuje twoje myśli przy braku innych gestów.
Użyj sygnałów wizualnych (jak podniesiona dłoń), aby zasygnalizować, że chcesz mówić.
Weź udział, mówiąc wyraźnie do mikrofonu. Milczenie lub wyłączanie kamery internetowej jest jak wypełnianie fotela podczas prawdziwego spotkania.
Wycisz mikrofon, gdy nie mówisz, ponieważ może wychwytywać dużo hałasu w tle.
Jeśli chcesz się poruszać w trakcie spotkania w celu wykonywania osobistych zadań, wyłącz film, aby uniknąć rozproszenia uwagi.
Poczekaj, aż druga osoba skończy mówić, ponieważ opóźnienie w sieci może często powodować, że członkowie zespołu mówią ze sobą.
Bądź obecny Unikaj wielozadaniowości lub odpływu na Facebooka lub Twittera, gdy jesteś na spotkaniu.
Nie jedz podczas spotkania. Popijanie wody lub napojów takich jak herbata czy kawa jest w porządku.
Aby nawiązać kontakt wzrokowy z uczestnikiem spotkania, spójrz w kamerę, a nie na twarz lub pochodzenie osoby.
Użyj funkcji czatu tekstowego, jeśli jest dostępna jako wsparcie dla zapytań i łączenia z odpowiednimi dokumentami.
Pożegnaj się z uśmiechem na koniec spotkania. Nieformalny czat na tematy niezwiązane z pracą pomaga także zakończyć spotkania wesołym notatkiem.
Jeśli prowadziłeś spotkanie, upewnij się, że wylogowałeś się na końcu.

Spotkania wideo online są tutaj, aby zostać

Oczywiście nie chodzi tylko o technologię. Niektóre proste łaski społecznościowe mogą zwiększyć Twoją obecność na każdym spotkaniu online. W końcu konferencje wideo są bardziej „na twoją twarz”, ponieważ wszyscy są widoczni na ekranie. Film pomaga, ale mała ramka nie wystarczy, aby pokazać język ciała lub emocje podczas spotkania ze swoim zespołem.

Dlatego wszystkie powyższe niuanse są krytyczne niezależnie od narzędzie do spotkań online, które zdecydujesz się na współpracę ze swoim zespołem 6 najlepszych darmowych narzędzi do spotkań online do współpracy z zespołemOto kilka świetnych bezpłatnych narzędzi do spotkań online, które pozwalają współpracować i rozmawiać z kolegami bez względu na to, gdzie się znajdują. Czytaj więcej . Krótko mówiąc, aby uzyskać właściwą etykietę spotkania wideo online, nie rób niczego, czego nie zrobiłbyś na prawdziwym spotkaniu.

Źródło zdjęcia:Efekty wizualne na Unsplash

Ujawnienie partnera: Kupując produkty, które zalecamy, pomagasz utrzymać witrynę przy życiu. Czytaj więcej.

Saikat Basu jest zastępcą redaktora ds. Internetu, systemu Windows i wydajności. Po usunięciu brudu MBA i dziesięcioletniej kariery marketingowej pasjonuje go pomaganie innym w doskonaleniu umiejętności opowiadania historii. Szuka brakującego przecinka Oxford i nie znosi złych zrzutów ekranu. Ale pomysły dotyczące fotografii, Photoshopa i produktywności uspokajają jego duszę.