W jaki sposób narzędzia do pisania ułatwiają życie

Reklama

Jeśli kiedykolwiek będziesz musiał współtworzyć prace pisemne, będziesz wiedział, na ilu poziomach może to być trudne. Oczekiwanie na partnera (ów) lub naprawianie sprzecznych wersji dokumentu powinno być najmniejszym zmartwieniem. W końcu Internet sprawia, że ​​wspólne pisanie jest dziecinnie proste.

Po napisaniu pracy na 100 stron w trzyosobowym zespole przy użyciu Dysku Google wiedziałem, że to prawda. Jednak niedawno nie udało mi się nakłonić Dysku Google do ukończenia mniej niż 10 stronicowego dokumentu w pięcioosobowym zespole. W końcu wysyłaliśmy dokumenty Worda tam iz powrotem, co prawie doprowadzało mnie do szału. Pomóż swojemu zespołowi uniknąć następujących problemów, wybierając opcję narzędzie do pisania w czasie rzeczywistym Przetwarzanie tekstu w Dokumentach Google? 5 ważnych wskazówek, o których należy pamiętaćPrzez większość mojego życia Microsoft Word był narzędziem do edycji tekstu, którego można używać, jeśli zamierzasz wykonać jakąś poważną pracę. Jasne, były alternatywy, takie jak Corel WordPerfect, a później OpenOffice, ... Czytaj więcej od początku.

Czekając na siebie

Co dzieje się, gdy nie korzystasz z narzędzia obsługującego pisanie zespołowe w czasie rzeczywistym?

W końcu czekasz na siebie. Tylko jedna osoba będzie mogła napisać lub edytować dokument, zanim kolejna osoba będzie mogła kontynuować. Gdy gonisz za terminem, będzie to kosztować cenny czas.

Aby efektywna współpraca była możliwa, członkowie zespołu potrzebują nieograniczonego dostępu do dokumentu, nad którym wszyscy pracują. Umożliwi to każdemu pisanie lub edycję w wolnym czasie. Przekonasz się, że nic nie jest tak potężne, jak spędzanie czasu na pisaniu razem w czasie rzeczywistym na jednym dokumencie, zwłaszcza jeśli nie jesteś w tym samym pokoju.

W połączeniu ze słabą komunikacją i pracą zdalną, wzajemne czekanie kosztowało mój zespół tygodni. Na szczęście nie musieliśmy dotrzymywać trudnego terminu. Ale nie jest to najgorszy problem, jakiego można oczekiwać podczas pracy w zdalnym zespole.

Zmieniamy formatowanie swoich wersji

Możliwe, że nie wszyscy korzystają z tego samego systemu operacyjnego, tego samego edytora tekstu lub tej samej wersji oprogramowania. Może to zepsuć wszystko i zmarnować godziny pracy.

Możesz uniknąć problemów z formatowaniem, zapewniając każdemu dokładnie to samo narzędzie. Najłatwiejszym sposobem jest zrobienie tego samego dokumentu na jednej neutralnej platformie systemu operacyjnego, takiej jak edytor tekstu online.

W naszym zespole byłem odpowiedzialny za ten problem, ponieważ nie korzystam z pakietu Microsoft Office. Dlaczego miałbym płacić za Word, skoro zwykle potrzebuję go tylko do otwierania dokumentów i jeśli jest wiele świetnych bezpłatne alternatywy dla pakietu Office 7 najlepszych darmowych alternatyw Microsoft OfficeMicrosoft Office to król pakietów biurowych, ale to nie znaczy, że jest odpowiedni dla Ciebie. Oto kilka innych pakietów biurowych, które mogą Ci się spodobać lepiej! Czytaj więcej ? Niestety wybrałem alternatywę - LibreOffice - co nie działa dobrze z programem Word.

Tworzenie sprzecznych dokumentów i utrata śledzonych zmian

Kiedy ludzie nie będą mogli na siebie czekać, ponieważ zbliża się termin, znajdziesz różne wersje dokumentu. W końcu ktoś musi usiąść i połączyć różne wersje w jeden dokument. To nie tylko strata czasu, ale także źródło błędów.

Co więcej, gdy ponownie zsynchronizujesz sprzeczne wersje w jednym dokumencie, stracisz co najmniej część śledzone zmiany Jak współpracować ze śledzeniem zmian w programie Microsoft Word Czytaj więcej i komentarze. Może to przerwać zbiorowy tok myślenia i doprowadzić do nieporozumień. Jak możesz tego uniknąć?

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​nie dzieje się tak, gdy używasz narzędzia do pisania opartego na współpracy. W naszym zespole ludzie się niecierpliwili, a ostatnia runda opinii i edycji została wykonana w tym samym czasie. Oznaczało to, że jedna osoba musiała scalić wszystkie dokumenty, co prawie doprowadziło do zawstydzającego błędu.

Zalety wspólnego pisania poza unikaniem problemów

Narzędzia do pisania współpracującego mogą być bezpieczniejsze niż przesyłanie plików przez Internet.

Ze względów bezpieczeństwa (NSA i in.) Wiele instytucji ograniczyło korzystanie z narzędzi takich jak Dropbox. Chociaż Dropbox nie jest idealny przede wszystkim, unika jednej szczególnie złej praktyki: wysyłania dokumentów tam iz powrotem za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Ogólnie, e-mail nie jest bardzo bezpieczny 7 Ważne wskazówki dotyczące bezpieczeństwa poczty e-mail, o których powinieneś wiedziećBezpieczeństwo w Internecie jest tematem, który wszyscy wiemy, że jest ważny, ale często znajduje się daleko w zakamarkach naszych umysłów, oszukiwając się, że „to mi się nie przydarzy”. Czy... Czytaj więcej do udostępniania dokumentów. E-mail jest nie tylko łatwy do przechwycenia, ale można również zapomnieć o dołączeniu kogoś lub przypadkowym wybraniu niewłaściwego adresata. Wejdź na platformy pisania współpracy, które mogą rozwiązać wszystkie te problemy.

Jeśli nie chcesz korzystać z usług największych korporacji, takich jak dysk Google lub SkyDrive (wkrótce OneDrive), wybierz jedną z wielu alternatywne edytory tekstu online 5 świetnych alternatyw dla Dokumentów Google, które powinieneś rozważyćDokumenty Google mają swoje wady. Być może chcesz uniknąć Google z powodu problemów związanych z prywatnością. Lub możesz potrzebować różnych funkcji. Znaleźliśmy pięć doskonałych alternatyw i jedna z nich będzie dla Ciebie działać. Czytaj więcej . Poważnie o bezpieczeństwie? Użyj narzędzia takiego jak EtherPad aby założyć własną, hostowaną, prywatną i opartą na chmurze platformę do współpracy.

Wreszcie, jak wspomniano wcześniej, praca nad dokumentem jest prawdziwym pośpiechem, przy jednoczesnym obserwowaniu twórczych uwag innych osób. Wtedy wkraczasz w teren prawdziwego współtworzenia i tam rodzi się duch zespołu.

Jak współpracujesz przy dokumentach i jakie sztuczki lub narzędzia pomogły Ci zachować rozsądek?

Kredyty obrazkowe: Człowiek czeka przez Shutterstock