Jak oznaczyć skrzynkę odbiorczą programu Outlook za pomocą formatowania warunkowego

Reklama

Każdy e-mail stanowi potencjalną rozrywkę. Możesz zarządzać swoimi wiadomościami e-mail za pomocą reguł, flag priorytetów i kategorii kolorów. To zautomatyzowany przepływ pracy 6 najlepszych praktyk dla programu Outlook, aby zwiększyć przepływ pracyJeśli spędzasz poważną ilość czasu przy użyciu programu Outlook, powinieneś sprawdzić swój przepływ pracy. Spraw, aby Twój e-mail działał dla Ciebie i oszczędzaj czas na ważniejsze zadania. Czytaj więcej pomoże ci zachować czystość skrzynki odbiorczej Outlooka i uwolnić umysł od bałaganu.

Rozważ zautomatyzowane warunkowe formatowanie skrzynki odbiorczej, aby przenieść swoją produktywność na wyższy poziom. Każda wiadomość może zostać sklasyfikowana i odfiltrowana natychmiast po wejściu do skrzynki odbiorczej. Ten artykuł jest skierowany do wszystkich użytkowników programu Outlook, ale może być szczególnie przydatny dla osób korzystających z kont e-mail IMAP. Konta IMAP nie pozwalają na szerokie wykorzystanie kategorii kolorówużytkownicy POP3 mogą cieszyć się

IMAP vs. POP3: Co to jest i którego należy użyć?Jeśli kiedykolwiek skonfigurowałeś klienta lub aplikację e-mail, na pewno spotkasz się z warunkami POP i IMAP. Czy pamiętasz, który wybrałeś i dlaczego? Jeśli nie jesteś... Czytaj więcej .

Co to jest warunkowe formatowanie skrzynki odbiorczej?

Warunkowe formatowanie skrzynki odbiorczej to zautomatyzowana metoda kolorowania wiadomości, które wchodzą do skrzynki odbiorczej. Do każdej wiadomości możemy przypisać inny zakres kolorów, czcionek i stylów, określony w różnych warunkach. Jeśli warunki zostaną spełnione, wiadomość otrzyma odpowiednie warunki formatowania, dzięki czemu będzie się wyróżniać i ułatwi przepływ pracy.

Teraz pokażę kilka szybkich przykładów, które pomogą Ci przenieść skrzynkę odbiorczą.

Konfigurowanie warunkowego formatowania skrzynki odbiorczej

Konfigurowanie kilku reguł formatowania warunkowych skrzynek odbiorczych jest naprawdę bardzo łatwe i może sprawić, że tak się stanie duża różnica w twoim przepływie pracy Ponad 25 skrótów klawiaturowych programu Outlook, aby zwiększyć produktywnośćOutlook jest obecnie jednym z najpopularniejszych stacjonarnych klientów poczty e-mail. Jeśli jesteś jednym z tych wielu użytkowników programu Outlook, poniższe skróty klawiaturowe z pewnością zaoszczędzą Ci dużo czasu. Czytaj więcej .

Udaj się do Widok patka. Pod Aktualny widok, Wybierz Ustawienia widoku. Spowoduje to otwarcie panelu Zaawansowane ustawienia widoku. Wybierz Formatowanie warunkowe. Spowoduje to wyświetlenie listy domyślnych opcji formatowania warunkowego, z których niektóre będą już w użyciu.

naciśnij Dodaj. Wpisz nazwę swojej pierwszej reguły. Zadbam o to, aby nigdy nie przegapić szkolnego biuletynu, dlatego też reguła nosi nazwę „Szkolny biuletyn”. Teraz wybierz Czcionka. Masz pełny dostępny zakres czcionek Windows OTF vs. Czcionki TTF: Który lepszy? Co za różnica?Obecnie większość czcionek to OTF lub TTF, ale co to znaczy? Jakie są różnice? Czy powinno cię to obchodzić? Czytaj więcej , co oznacza Comic Sans, Chiller i Wingdings są do Twojej dyspozycji Jak pobierać darmowe czcionki i zarządzać nimi w systemie WindowsCzcionki są elementami składowymi estetyki cyfrowej. Ponieważ system Windows nie jest wyposażony w menedżera czcionek, sprawdziliśmy alternatywne rozwiązania innych firm. Czytaj więcej . Ponieważ jednak staramy się utrzymać przepływ pracy w skrzynce odbiorczej, sugeruję trzymanie się czegoś sensownego, co nie będzie Cię rozpraszać!

Po wybraniu czcionki wybierz kolor i zwiększ rozmiar czcionki do duży (z jakiegoś powodu ten system eliminuje regularne punkty czcionek, prawdopodobnie dlatego nie wybieramy absurdalnie dużego rozmiaru, który zepsułby panel skrzynki odbiorczej programu Outlook). Kiedy będziesz gotowy, naciśnij ok.

Teraz wybierz Stan: schorzenie. Dodaję tylko jeden adres do tej reguły w Od pudełko. Jeśli znasz pojedynczy adres, wprowadź go w stosownych przypadkach. Jeśli dodajesz długą listę, a nawet kilka adresów, naciśnij Od otworzy książkę adresową programu Outlook. Po dodaniu wymaganych adresów naciśnij oki wróć do skrzynki odbiorczej. Reguła będzie obowiązywać od następnego otrzymanego e-maila.

Dodawanie kategorii kolorów

Teraz, gdy wiemy, jak utworzyć format warunkowy dla poczty przychodzącej, możemy zacząć specjalizować się w naszych regułach. Panel Warunki ma trzy zakładki: Wiadomości, Więcej wyborów, i zaawansowane. Możemy użyć każdej zakładki do użycia usprawnić naszą skrzynkę odbiorczą Pochowany w e-mailach? Zmniejsz swoją ogromną skrzynkę odbiorczą do zera dzięki MailstromPrzez lata oferowaliśmy szereg rozwiązań w zakresie zarządzania kontem Gmail i uporządkowania zaśmieconej skrzynki odbiorczej. Nic nie jest wygodniejsze niż centralne rozwiązanie online, takie jak Mailstrom. Czytaj więcej .

Wiadomości

Użyj Wiadomości zakładkę, aby utworzyć określone wyszukiwanie słów dla każdego e-maila po jego otrzymaniu. Wyodrębnij słowo kluczowe, słowa lub frazy wielokrotnie wprowadź swoją skrzynkę odbiorczą 5 kroków do wyleczenia skrzynki odbiorczej Zero esencji e-mailiSkrzynka odbiorcza Zero to jedno z najpopularniejszych słów z buzza. Aby naprawdę rozwiązać problemy z pocztą e-mail, musisz wyjść poza Inbox Zero i rozwiązać podstawowe problemy. Czytaj więcej i jeśli są ważne, zastosuj filtr.

Możemy również zastosować formatowanie do naszych wiadomości e-mail, w oparciu o różne filtry czasu, w tym czas odebrania, wysłania, Utworzono, zmodyfikowano i kiedy e-mail wylądował w skrzynce odbiorczej, np. W dowolnym czasie, Wczoraj, W ciągu ostatnich 7 dni lub Ostatni tydzień.

Więcej wyborów

The Więcej wyborów na karcie znajdziesz kategorie kolorów, a także opcje dopasowywania elementów, które są nieprzeczytane lub czytać, mieć wiele załączników, mieć różne poziomy ważności lub zostały niezależnie oznaczone przez użytkownik.

Filtry formatowania kategorii kolorów są takie same, jak te, które już ustaliłeś, ale ułatwia to tworzenie reguł, których już używasz. W ten sposób możesz zautomatyzować swoje kolory!

zaawansowane

The zaawansowane Zakładka pozwala nam tworzyć wyspecjalizowane kryteria formatowania warunkowego do filtrowania i stosowania do skrzynki odbiorczej. Kliknięcie Pole przycisk zapewni ci dostęp do nieco przytłaczającej listy potencjalnych kryteriów filtrów, z których możesz wybrać wiele opcji, aby zbudować „drzewo filtrów”.

Jest tu wiele opcji, ale nie zniechęcaj się do tworzenia własnych list. Nie spiesz się i przejrzyj każdą listę. Duża liczba opcji po prostu nie będzie dotyczyć skrzynki odbiorczej, więc teoretycznie powinna ona zawęzić zakres wyszukiwania.

Teraz formatujesz warunkowo

Teraz powinieneś być w stanie skonfigurować zakres reguł formatowania warunkowego dla skrzynki odbiorczej, niezależnie od tego, czy wszystko filtrujesz do określonych folderów, czy nie. Nawet wiadomości e-mail kierowane do tych konkretnych folderów mogą zabierać ze sobą formatowanie, co pozwala na różne warianty stosowania określonych kolorów. Na przykład zamiast wyróżniać określone nazwy, spróbuj pokolorować i przefiltrować określony motyw lub słowo kluczowe.

Formatowanie warunkowe jest niezwykle łatwe do skonfigurowania, a po uruchomieniu utrzyma swoją skrzynkę odbiorczą - i miejmy nadzieję - umysł - nieco z dala od bałaganu cyfrowego 5 kroków do wyleczenia skrzynki odbiorczej Zero esencji e-mailiSkrzynka odbiorcza Zero to jedno z najpopularniejszych słów z buzza. Aby naprawdę rozwiązać problemy z pocztą e-mail, musisz wyjść poza Inbox Zero i rozwiązać podstawowe problemy. Czytaj więcej .

Czy korzystasz z warunkowego formatowania skrzynki odbiorczej? Czy masz jakieś sztuczki lub wskazówki dla naszych czytelników? Daj nam znać poniżej!