Oto najbardziej decydujące rozwiązanie do sortowania wiadomości e-mail, jakie kiedykolwiek będziesz potrzebować

Reklama

Niezależnie od tego, czy korzystasz z Gmaila, Outlooka, skrzynki odbiorczej Google, poczty Yahoo, czy czegokolwiek innego, poczta e-mail jest e-mailem, a wcześniej czy później Twoja skrzynka odbiorcza jest zalana. Ale jeden prosty system sortowania sprawi, że nigdy nie poczujesz, że wymknął się spod kontroli i zawsze jesteś na bieżąco z wiadomościami.

Czy próbowałeś kiedyś zastosować sztuczki z listą spraw do swojej skrzynki odbiorczej? Zrobiłem. Najczęściej nie działają. Nie rozumiemy różnicy między pocztą e-mail a listami rzeczy do zrobienia, ponieważ zadania wymagają tylko działania od Ciebie, a e-maile dotyczą komunikacji z ludźmi.

Ale zmodyfikowanie jednego popularnego systemu produktywności jest odpowiedzią na oswajanie ciągłej liczby wiadomości e-mail. Matryca Prezydenta Stanów Zjednoczonych Dwighta Eisenhowera do sortowania zadań jest również niezwykle skuteczna w sortowaniu wiadomości e-mail, jeśli odpowiednio je poprawisz.

Zmodyfikowana matryca Eisenhowera dla wiadomości e-mail

The Matryca Eisenhowera w ten sposób podzielił swoją listę spraw na cztery ćwiartki, co pomogło mu zorientować się, jakie zadanie powinien wykonać. Podstawowa matryca wygląda następująco i zamierzamy ją zachować:

Każdą wiadomość e-mail sklasyfikujesz w jednej z tych czterech ćwiartek. Kwadranty będą dyktować, co zrobisz z tym e-mailem i kiedy będziesz działał na nim. Zapomnij o „skrzynce odbiorczej zero”, skoncentrujemy się na wykonywaniu zadań.

Najlepiej połączyć matrycę z folderami w Outlooku lub użyj etykiet Gmaila, aby oswoić swoją skrzynkę odbiorczą Odkryj etykiety Gmaila i wreszcie oswaj swoją skrzynkę odbiorcząIstnieje wiele sposobów radzenia sobie z przeciążeniem wiadomości e-mail, ale jest jeden pod nosem, z którego możesz nie korzystać: dobre stare etykiety Gmaila. Czytaj więcej . Tak więc każdy kwadrant będzie miał własną nazwę etykiety / folderu i być może również swój własny kolor.

Cokolwiek zrobisz, nie zmieniaj nazw tych kwadrantów. Twoje foldery lub etykiety będą miały tylko te cztery kategorie:

• Ważne i pilne
• Ważne (nie pilne)
• Pilne (nieważne)
• Nie ważne ani pilne

Co to jest „pilne”?

Łatwo jest określić, co jest „ważne” - to subiektywne wezwanie, które możemy łatwo podjąć, w zależności od naszych priorytetów. Ale „pilne” przedstawia obraz obliczeń opartych na czasie, co zniechęca ludzi.

Odpręż się, nie panikuj. „Pilne” będzie tutaj oznaczać wszystko, co chcesz. Jeśli masz pracowity dzień bez chwili do stracenia, „Pilne” nabiera nowego znaczenia. Jeśli masz dzień wypełniony spotkaniami, „Pilne” nabiera innego znaczenia. Niech będzie elastyczny; w rzeczywistości ważne jest, aby był elastyczny.

Kilku ekspertów ds. Produktywności tak naprawdę chce ograniczyć czas do kolumny „pilnej” macierzy Eisenhowera, ale jest to po prostu nieopłacalne, biorąc pod uwagę, że potrzeby życia i pracy w oparciu o czas ciągle się zmieniają.

Nie ma magicznej formuły ani ustalonego limitu czasu, aby zdefiniować „Pilny”. Będziesz wiedział, kiedy to zobaczysz. Nie jest to trudne do zrozumienia słowo, więc nie przemyśl go.

Uprość to, nie miej „reguł kwadrantu”

Będziesz miał ochotę skojarzyć akcję z kwadrantem. Na przykład, Bryan Lee z Tutum korzysta z systemu i umieścił konkretne działanie dla każdej ćwiartki, na przykład „Zdecyduj, kiedy to zrobić” dla „Ważne, ale nie pilne” i „Deleguj to” na „Pilne, ale nie ważne”.

Oprzyj się temu. Są z tym dwa problemy.

Po pierwsze, te „reguły działania” ostatecznie wpływają na sposób oznaczania wiadomości e-mail. Jeśli wiesz, że musisz teraz zareagować na wiadomość e-mail, ale nie masz na to czasu, przekonasz się, że twój mózg nieuczciwie ją klasyfikuje.

Po drugie, kwadrant nie zawsze ma takie samo działanie. Delegowanie zadania nie zawsze będzie opcją. „Nie jest pilne ani ważne” nie oznacza, że ​​musisz go usunąć, możesz nadal potrzebować tego e-maila później.

Zamiast tego zaufaj matrycy Eisenhowera i własnej zdolności do wykonywania zadań. Zbyt skomplikowany, zbyt specyficzny system produktywności to taki, z którym ostatecznie się wywrócisz zasada wydajności trzech uderzeń System 3-strajkowy: jak ustalić priorytet listy zadań do wykonaniaCzy nie przeglądasz swojej listy rzeczy do zrobienia? Problemem może nie być twoja produktywność, mogą to być po prostu twoje priorytety. Nauczmy się, jak ustalać priorytety listy rzeczy do zrobienia i załatwiać sprawy. Czytaj więcej . Nazwy tych kwadrantów faktycznie pokazują, o co chodzi w e-mailu, i będziesz mógł odpowiednio podjąć właściwą decyzję.

Jedna złota zasada: nie wolno iść dalej bez etykietowania

Chodzi o to, aby sortuj swoje e-maile bezwzględnie Nie możesz odłożyć wiadomości e-mail każdego ranka? Zamiast tego spróbuj tego rytuałuPocząwszy od dnia e-mail jest regularnie odkładany - nawet jeśli większość z nas to robi. Czy sprawdzanie wiadomości e-mail po przebudzeniu jest tak złe? Czytaj więcej i obejmuje jeden akt samodyscypliny - nie możesz przejść do następnego e-maila bez oznaczenia tego, który czytasz.

To jest krytyczne. Za każdym razem, gdy otwierasz wiadomość e-mail, musisz ją absolutnie posortować. Nie pozwól sobie sprawdzić następnej wiadomości, jeśli nie sklasyfikowałeś jej w kwadrancie.

Jak już mówiliśmy wcześniej, nie sortowanie lub sortowanie jest złe powód, dla którego Twoja aplikacja nie działa 5 powodów, dla których Twoja aplikacja do zrobienia sprawia, że ​​jesteś mniej produktywnyRezygnujesz z listy rzeczy do zrobienia? Twój problem nie jest twoją ambicją lub aplikacją do planowania zadań, której używasz. Problem polega na tym, jak ogólnie używasz swojej listy rzeczy do zrobienia. Czytaj więcej . Musisz wykonać właściwy krok sortowania, a następnie wszystko inne znajdzie się na swoim miejscu.

Jak atakować wiadomości e-mail

Oto jego piękno: po posortowaniu skrzynki odbiorczej nie potrzebujesz wiele porad na temat tego, kiedy i jak należy adresować swój e-mail. Jeśli chodzi o pilne i ważne rzeczy, zajmiesz się tym w chwili, gdy będziesz miał trochę wolnego czasu.

Za wszystko inne jak powiedział Andy Mitchell z ActiveInbox MakeUseOf Jak radzić sobie z przeciążeniem skrzynki odbiorczej i listami rzeczy do zrobienia w wiadomościach e-mailE-mail to nie tylko komunikacja, ale także w dużej mierze dyktuje twoją listę rzeczy do zrobienia. Porozmawiajmy o najlepszych wskazówkach, aby połączyć skrzynkę odbiorczą z naszą produktywnością z Andym Mitchellem - założycielem ActiveInbox. Czytaj więcej ,

Wybierz punkty o niskim zużyciu energii w ciągu dnia (takie jak senna pół godziny po obiedzie) i zrzuć do skrzynki odbiorczej, aby ją powiększyć.

Jeśli jest to już priorytetowe, łatwo jest zrobić wszystko, nie tracąc nic z rzeczy do zrobienia.

Pod koniec każdego dnia reaguj na wszystkie posortowane wiadomości e-mail, nawet jeśli pochodzą one z aplikacji na smartfona. Zaufaj mi, gdy już będzie to traktowane priorytetowo, wykonasz to w połowie czasu, w którym się zdecydujesz inaczej.

Czy to jest łatwe czy trudne?

Osobiście uważam, że metoda Eisenhowera Matrix do sortowania wiadomości e-mail jest najłatwiejsza, jakiej użyłem. To sprawiło, że moja skrzynka odbiorcza jest dla mnie łatwiejsza do zarządzania i dlatego niczego nie przegapiłem.

Czy uważasz, że ten system jest łatwy do wdrożenia, czy może byłbyś trudny? Powiedz nam dlaczego!

Kredyty obrazkowe: Hej Paul Studios / Flickr