Rozwijaj swój koszmar skrzynki odbiorczej Gmaila w usprawniony system wiadomości

Reklama

Muszę przyznać, że jeśli chodzi o organizowanie poczty e-mail, jestem trochę leniwy. Kiedy dostaję od kogoś wiadomość e-mail, zwykle wysyłam szybką odpowiedź i zostawiam wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej. Kiedy często korzystałem z Yahoo Mail, moja skrzynka odbiorcza powiększyła się do około 3000 do 4000 wiadomości. Jak dokładnie zajmujesz się naprawą takiego koszmarnego scenariusza?

Sytuacja staje się jeszcze bardziej krytyczna, gdy zaczniesz pracować zdalnie. Twoje zadania i dyskusje w zespole odbywają się za pośrednictwem poczty elektronicznej. To sprawia, że ​​organizacja i usprawnianie poczty e-mail jest jeszcze ważniejsze, ponieważ może mieć wpływ na jakość twojej pracy i na to, czy jesteś dobrze zorganizowaną i wysoce funkcjonalną osobą, czy nie.

Po pierwsze MakeUseOf to miejsce, do którego możesz się zwrócić, gdy potrzebujesz pomocy z kontem Gmail. Dwa z moich ulubionych artykułów MUO, które koncentrują się na usprawnieniu Gmaila, to niesamowita lista sposobów korzystania Angeliny

Gmail jako narzędzie wielozadaniowe Jak zamienić Gmaila w maszynę wielozadaniową (część 1) Czytaj więcej ; i bardzo podobał mi się artykuł Ann Smarty z kilkoma przykładami użycia Filtry Gmaila, aby poprawić wydajność 3 świetne przykłady użycia filtrów Gmaila w celu zwiększenia produktywności Czytaj więcej . W tym artykule podzielę się trzema potężnymi sposobami na uporządkowanie skrzynki odbiorczej, zamiast spędzać godziny próbując naprawić skutki lenistwa za jednym razem.

Czyszczenie skrzynki odbiorczej jako proces ewolucyjny

Porządkowanie i czyszczenie skrzynki odbiorczej Gmaila jest dla mnie tak samo atrakcyjne, jak pranie lub mycie naczyń. Jednak zamiast organizować całą skrzynkę odbiorczą i cały stos zgromadzonych tam wiadomości, możesz przyzwyczaić się robić tylko kilka rzeczy inaczej. Te „kilka rzeczy” ostatecznie sprawi, że Twoja skrzynka odbiorcza posprząta się. Brzmi niemożliwie? Tak nie jest - to tylko kwestia szkolenia skrzynki odbiorczej Gmaila, aby działać inteligentniej i porządkować wiadomości za Ciebie.

Pierwszym krokiem jest złożenie sobie obietnicy obsługi przychodzących wiadomości e-mail, mówiąc Gmailowi, jak je sortować lub organizować. Przekierowując typowe wiadomości przychodzące, przekonasz się, że Twoja skrzynka odbiorcza bardzo szybko się oczyszcza.

Na przykład niedawno skonfigurowałem Kalendarz Google, aby wysyłał mi e-maile z przypomnieniami o zadaniach, które planuję wykonać na ten dzień. Jest to dobry sposób na załatwienie sprawy, ale jest także świetnym sposobem na zmoknięcie skrzynki odbiorczej w bardzo krótkim czasie. Pozwoliłem, by te wiadomości się nakładały, ale teraz mam do czynienia z powiadomieniami, które właśnie wysłałem otrzymane dzisiaj i wykorzystaj to, aby cofnąć się wstecz i zreorganizować wszystkie te obecnie zagracone moja skrzynka. Gdy wiadomość jest otwarta, wystarczy kliknąć „Więcej działań”, a następnie wybrać „Filtruj wiadomości takie jak te”.

W ten sposób nie musisz ustalać, jakie kryteria filtrowania należy zastosować, aby zastosować się do tej grupy zdjęć - e-maila system zna już adres e-mail, z którego wiadomość e-mail pochodzi, i automatycznie wypełnia pole „Od” dla ty.

Pamiętaj, że zajmując się takimi e-mailami, które przychodzą dziś do Twojej skrzynki odbiorczej, będziesz uczyć swoje konto e-mail, jak zorganizować skrzynkę odbiorczą. Może to zająć więcej czasu dzisiaj lub jutro, ale po chwili uświadomisz sobie, że Twoje konto Gmail utrzymuje się w czystości i porządku! Prawdziwy sekret „uczenia” konta Gmail, co zrobić z wiadomością, znajduje się w następnym kroku konfiguracji filtra.

Jeśli właśnie zacząłeś to robić, prawdopodobnie nie masz przygotowanych żadnych etykiet dla wiadomości, które zamierzasz zorganizować. Nie bój się - po prostu użyj menu rozwijanego obok „Zastosuj etykietę”, aby wybrać „Nowa etykieta…”. Pozwoli ci to przypisać etykietę, która dobrze opisuje ten typ wiadomości e-mail. Na przykład w tym przypadku nazwałem adres e-mail „Powiadomienia_ kalendarza”, a następnie poleciłem Gmailowi, aby zastosował tę nową regułę do poprzednich wiadomości.

To usprawnia twoje wysiłki. Zamiast wracać i reorganizować tysiące starych e-maili, możesz pozwolić sobie na wysiłki dzięki Nowy wiadomości e-mail, które przychodzą, powodują usunięcie istniejącego stosu różnorodnej poczty zaśmiecającej skrzynkę odbiorczą.

Użyj Superstars do szybkiego oznaczania wiadomości e-mail

Jeśli jesteś podobny do mnie, możesz otrzymywać e-maile z dowolnego miejsca - e-maile informacyjne z Twojego banku lub innego organizacje, z którymi prowadzisz interesy, e-maile od współpracowników lub osób, którymi zarządzasz, lub ważne wiadomości od członków zespołu, których jesteś Praca z. Jeśli masz do czynienia z ogromnym napływem wiadomości e-mail, dobrym pomysłem jest rozpoczęcie „oznaczania” wiadomości e-mail gwiazdkami.

Zazwyczaj oznaczenie gwiazdką wiadomości oznacza, że ​​jest ona bardzo ważna, ale jest to również świetny sposób na podzielenie tych „ważnych” wiadomości e-mail na podkategorie w celu szybkiego i łatwego wyszukiwania później. Możesz to zrobić, włączając funkcję „Superstars” Laboratorium Gmaila.

Ta funkcja umożliwia użycie do 12 unikalnych ikon gwiazd, dzięki czemu można nie tylko oddzielić ważne wiadomości z pozostałej części skrzynki odbiorczej, ale możesz sortować te ważne wiadomości według własnych specjalny typ. Musisz znać nazwę ikony do wyszukiwania, więc na stronie ustawień Gmaila po prostu najedź myszką na ikonę nazwy ikony. Gdy czytasz nowy e-mail i chcesz oznaczyć go jako ważny i posortować - możesz kliknąć opcję „gwiazda”, a następnie kliknąć kilka razy, aby zmienić typ gwiazdy. W tym przypadku kliknąłem pięć razy, aby oznaczyć wiadomość jako ważny e-mail informacyjny o moich planach podróży w Orbitz.

Później, gdy chcesz przywołać te ważne wiadomości ze stosu e-maili w skrzynce odbiorczej, po prostu wyszukaj typ wpisując „has: blue-info” lub dowolną nazwą typu ikony - i tylko te wiadomości, które oflagowałeś, otrzymają zwrócony. Na przykład tutaj są wszystkie wiadomości, które oznaczyłem jako ważne e-maile informacyjne.

Dzięki temu bardzo łatwo można znaleźć wiadomości, które wcześniej trzeba było przeszukiwać w skrzynce odbiorczej w celu zaoszczędzenia czasu i uniknięcia poważnego bólu głowy.

Oznacz krytyczne wiadomości e-mail za pomocą szybkich łączy

Innym ważnym sposobem na uporządkowanie i śledzenie tych krytycznych e-maili, o których wiesz, że musisz poradzić sobie z nimi w pierwszej chwili, jest włączenie funkcji Szybkie łącza w Laboratorium Gmaila. Spowoduje to skonfigurowanie prostej funkcji Szybkie łącza w lewym panelu menu konta Gmail.

Gdy otrzymasz wiadomość e-mail, o której wiesz, że będziesz musiał wrócić i znaleźć później, po prostu kliknij „Dodaj szybki link”, a Gmail automatycznie zarejestruje adres URL tego obrazu i doda go do menu po lewej stronie wymienianie kolejno. Możesz nadać tekstowi link dowolny tytuł.

Wyświetla listę linków e-mail na lewym pasku menu z wybranymi tytułami. Jest to bardzo przydatny sposób na uniknięcie konieczności kopania wiadomości e-mail zawierających ważne informacje, takie jak czyjś numer telefonu, który wysłał do Ciebie. Kiedy nadejdzie czas, aby do nich zadzwonić, wystarczy kliknąć link - nie trzeba przesyłać wszystkich innych wiadomości e-mail, aby znaleźć te ważne informacje.

Zauważ, że obok każdego szybkiego linku znajdują się opcje „x”. Wynika to z faktu, że ta funkcja służy do szybkiego zapisywania potrzebnych informacji w krótkim czasie. Po wykorzystaniu informacji bardzo dobrze jest usunąć szybki link, aby lista krótkich linków była jak najkrótsza. Jest to w zasadzie szybki notatnik, który pozwala śledzić te krytyczne e-maile, o których wiesz, że wkrótce musisz wrócić.

Czy znasz jakieś inne przydatne wskazówki, które pomogą uporządkować i usprawnić skrzynkę odbiorczą? Podziel się swoimi pomysłami i wskazówkami w sekcji komentarzy poniżej.