Śledź problemy i priorytety klientów dzięki oprogramowaniu Help Desk

Reklama

Jeśli prowadzisz dział wsparcia komputerowego lub zarządzasz centrum pomocy IT, będziesz wiedział, że wsparcie IT obejmuje coś więcej niż tylko rozwiązywanie problemów z komputerem. Każdy problem stanowi objaw, który może oznaczać znacznie większą awarię systemu. Wiele problemów, które pasują do siebie, wskazuje również błędy oprogramowania, które mogły zostać pominięte podczas testowania.

Jednym z najlepszych sposobów śledzenia i analizy wszystkich problemów jest scentralizowane oprogramowanie pomocy technicznej. Dzięki takiemu systemowi nie tylko śledzisz problemy z komputerem lub systemem, ale także śledzisz, którzy członkowie personelu zajmowali się biletami, dziennik którzy klienci lub klienci najczęściej korzystają z pomocy technicznej i zapewnia doskonały ogólny przegląd tego, jak dobrze zarządzają Twoi pracownicy IT problemy.

Jednym z najlepszych darmowych rozwiązań help desk, jakie znalazłem, które mogą obsługiwać tę samą funkcjonalność, co niektóre droższe odpowiedniki na rynku: Zamknij biuro pomocy technicznej.

Konfigurowanie bliskiej pomocy technicznej

Oprogramowanie nazywa się „działem obsługi klienta”, a nie „działem pomocy technicznej”, ponieważ w rzeczywistości jest przydatne nie tylko w kwestiach informatycznych. Jeśli w ogóle prowadzisz jakąkolwiek usługę obejmującą klientów lub klientów dzwoniących w sprawie problemów, możesz użyć tego oprogramowania do śledzenia tych problemów. Może prowadzisz usługę naprawy elektroniki, firmę wodno-kanalizacyjną lub inną dziedzinę obejmującą rozwiązywanie problemów i naprawę problemów. To oprogramowanie może pomóc Ci zapamiętać, śledzić i analizować te problemy, szczególnie jeśli masz zespół techników pracujących dla Ciebie.

Gdy po raz pierwszy konfigurujesz oprogramowanie, zobaczysz, że zapyta Cię, gdzie chcesz uzyskać dostęp do systemowej bazy danych. Funkcja Close Support wykorzystuje środowisko wykonawcze Access, a baza danych w tle o nazwie CloseSupportBE.mdb przechowuje wszystkie dane systemu. Aby umożliwić rozproszonym użytkownikom dostęp do tego systemu w celu wprowadzania, zarządzania i zamykania zgłoszeń problemów, po prostu przechowuj bazę danych w sieci lokalnej. Jeśli chcesz go używać przez Internet, po prostu skonfiguruj „twardy dysk” online, taki jak Dropbox i przechowuj centralną bazę danych na tym koncie.

Jedyną irytacją, jeśli korzystasz z bezpłatnego oprogramowania, jest początkowe okno, które pojawia się po załadowaniu oprogramowania, w którym musisz kliknąć „Kontyntynuj”, Aby odmówić zapisania się na bezpłatny okres próbny. Po wejściu do oprogramowania zobaczysz cztery główne obszary.

U góry (1) znajdziesz pola i przyciski szybkiego wyszukiwania, aby utworzyć nowe zdarzenie wywołania lub utworzyć nowe zadanie dla jednego z pracowników (lub ciebie). Zadania można przypisać do konkretnego problemu i określonego technika. Obszar usług po lewej stronie zawiera aktywne zadania (2) i aktywne połączenia (3). Po prawej stronie głównego ekranu zobaczysz połączenia posortowane według cesjonariusza, statusu i priorytetu (4).

Wprowadzanie szczegółów za każdym razem, gdy pojawia się połączenie z problemem (lub e-mail), jest tak proste, jak użycie różnych pól rozwijanych w celu wybrania priorytetu i kategorii problemu. Pole po prawej stronie zawiera szczegółowe informacje o problemie.

Gdy połączenie znajdzie się w systemie, pozostanie w obszarze „na żywo”, dopóki nie zostanie rozwiązane lub anulowane. Gdy wystąpi aktywny problem, każda zmiana w systemie jest automatycznie rejestrowana w obszarze „historii połączeń”.

Dodanie nowego zadania jest użytecznym sposobem tworzenia i monitorowania miejsc pracy dla pracowników, które mogą, ale nie muszą być związane z określonymi problemami, które zostały wywołane. Możesz nawet ustawiać określone zadania cyklicznie, dzięki czemu system może być używany do planowania pracy, a także do wywoływania problemów.

Jeśli na pasku nawigacyjnym po lewej stronie klikniesz firmy, zobaczysz wszystkich klientów, dla których wykonałeś pracę. Tutaj możesz ręcznie wprowadzić nowe firmy i wypełnić wszystkie dane kontaktowe. Kliknięcie firmy w zadaniach lub połączeniach prowadzi do tych szczegółowych informacji, dzięki czemu można łatwo uzyskać informacje kontaktowe z poziomu połączenia lub wyświetlania zadań.

To samo dotyczy ludzi, niezależnie od tego, czy są to klienci indywidualni, czy pracownicy wykonujący pracę. Wprowadź wszystkie szczegóły tutaj, a dla pracowników tutaj przypisujesz swoją nazwę użytkownika do korzystania z systemu Service Desk. Zaletą jest to, że za każdym razem, gdy używasz nazwy klienta w bilecie, masz natychmiastowy dostęp do jego danych kontaktowych.

Wreszcie, kolejną przydatną funkcją systemu jest możliwość eksportowania połączeń lub zadań (aktywnych lub archiwizowanych) do arkusz kalkulacyjny Excel, którego można używać do tworzenia własnych raportów lub po prostu do tworzenia własnego archiwum rozwiązanych zagadnienia.

Darmowe oprogramowanie Help Desk ma wiele zastosowań poza technikami IT. Możesz go używać do zarządzania i organizowania niemal każdej firmy, która musi naprawić lub rozwiązać problemy. Spróbuj i przekonaj się, czy usprawni to Twój biznes!

Poinformuj nas, co myślisz o pomocy technicznej Close Support, lub jeśli znasz podobne narzędzia, które są równie pomocne. Podziel się swoim spostrzeżeniem w sekcji komentarzy poniżej.

Źródło obrazu: Carlos Chavez