Jak upewnić się, że podpis w e-mailu nie robi złego wrażenia

Reklama

Trudno jest się pożegnać, prawda? Jest to niewygodne, a czasem niewygodne. Cóż, może nie być żadnych instrukcji na takie sytuacje, ale przynajmniej możemy zaoferować instrukcje, w jaki sposób możesz pożegnać się z e-mailem, nie czując się niezręcznie.

Na podpis E-mail Zbyt możesz korzystać z możliwości podpisów e-mailPodpis mówi ci coś o osobowości. Tak jak dwie osoby prawie tak samo nie piszą, tak i podpisują się inaczej. Tak powstała „nauka” grafologii. Ale era cyfrowa i e-mail ... Czytaj więcej jest dla wszystkich twoich zamiarów i celów, twoje „do widzenia”. Nie chodzi o to, czy uściskasz kogoś, czy podajesz mu uścisk dłoni. Nie chodzi o to, czy podajesz im tylko swoje imię, czy podajesz wizytówkę z wszystkimi danymi kontaktowymi. W ten sposób robisz wrażenie. Albo nie.

W tym artykule podzielę się pięcioma najważniejszymi lekcjami, których nauczyłem się przez kilka dziesięcioleci, kiedy komunikowałem się z ludźmi w Internecie. Co ciekawe, dylematy związane z podpisami e-mail istnieją już od tych wczesnych wiadomości e-mail wiadomości były wysyłane przez BitNet i FidoNet, a nawet system pocztowy CTSS MIT w latach 60-tych, ale ja błądzić.

E-mail jest z nami od bardzo dawna. Jak to zrobić dobrze? Jak się wypisać, nie wyglądając jak snob, ale jednocześnie oferując wystarczającą ilość informacji, aby ludzie wiedzieli, kim i kim jesteś? Zacznijmy. Zanim skończymy, będziesz miał całkiem niezły pomysł, co chcesz zrobić z własnym podpisem e-mail.

Do czego służy podpis e-mail

Obecnie, w trakcie wysyłania e-maili do ludzi, mam 3 różne „poziomy” podpisu e-mail. Dlaczego? Cóż, istnieją trzy poziomy relacji do omówienia - od krótkiej notatki do przyjaciela, aż do formalnej biznesowej wiadomości e-mail po firmę. Trzy odmiany to naprawdę wszystko, czego potrzebujesz, a ich celem powinno być:

1. Szybki uśmiech - Ta podpisana wersja wysyła szybkie wiadomości e-mail do znajomych lub współpracowników, do których stale wysyłasz wiadomości e-mail, kilka razy dziennie.

2. Uśmiech i uścisk dłoni - Ta wersja podpisu jest wysyłana do dłuższych e-maili do współpracowników, gdzie twój e-mail musi być nieco bardziej formalny.

3. Firmowy uścisk dłoni i wizytówka - To jest w tych czasach, gdy trzeba napisać formalny e-mail biznesowy i podać swój tytuł oraz wszystkie dane kontaktowe.

Istnieją niepisane reguły dla każdego z tych typów podpisów e-mail. Złam je, a to nie będzie koniec świata. Jeśli chcesz zrobić szczególnie dobre wrażenie, zapoznaj się z niektórymi z tych wskazówek dla każdego rodzaju wysyłanego e-maila.

Podpis szybkiego uśmiechu

Nie zawsze potrzebujesz podpisu e-mail. Przynajmniej nie zawsze potrzebujesz formalnego. To tak, jakbyś przechodził obok kolegi na korytarzu. Widzisz je kilka razy dziennie. Uczestniczysz w tych samych spotkaniach. Czy naprawdę musisz przywitać ich na korytarzu uściskiem dłoni? Nie; przez większość czasu jest to szybkie „Hej Fred” i uśmiech, jeśli w ogóle. Gdy szybko wysyłasz e-maila do kolegi z prośbą o poradę lub wskazówkę, możesz nawet nie potrzebować podpisu. Jeśli czujesz potrzebę wypisania się, możesz przyjąć moje podejście, tylko twoje imię poprzedzone myślnikiem. Nie potrzeba kwiecistych cytatów ani skomplikowanych tytułów. Osoba wie, kim jesteś, kim jesteś, a wszystko poza twoim imieniem byłoby niezręczne. Potraktuj to jak podstawową rozmowę przy chłodziarce, która zwykle kończy się czymś w rodzaju „w porządku, do zobaczenia później!” i szybka fala. Nic więcej nie jest potrzebne.

Uśmiech i uścisk dłoni

Drugi rodzaj podpisu to rodzaj hybrydy formalnej i nieformalnej. To jest trudne do zrobienia. Mogą to być koledzy, których chcesz wysłać e-mailem z półformalnymi prośbami biznesowymi, ale nie chcesz, aby myśleli, że jesteś sztywny. Muszą docenić znaczenie wiadomości e-mail, ale nie chcesz, aby zastanawiali się, czy nadal jesteś przyjaciółmi. Tutaj pojawia się bardzo subtelna sygnatura. Są one zwykle zmniejszone i prawie niezauważalne w stopce samego e-maila. Jednym z najlepszych podejść do tego jest podpis, który nazywam „linią liniową”.

W tej wersji wszystkie informacje są podzielone znakiem „|” postać. Może to być tak proste, jak adres lub adres e-mail, numery telefonów, numery komórek lub cokolwiek innego. Powinien być krótki, zawierać tylko trochę niezbędnych informacji i to wszystko. Widziałem nawet, jak niektórzy ludzie robią ten podpis czcionką, która jest słabsza niż reszta wiadomości e-mail - być może w kolorze szarym. Innym podejściem, które zauważyłem, jest bardzo krótki dwuliniowy. Zasadniczo nazwa i jedna forma kontaktu, która może być pojedynczym numerem telefonu lub adresem e-mail.
Oczywiście jest to przeznaczone dla odbiorców, którzy już wiedzą, kim jesteś, z jaką firmą współpracujesz, a ty po prostu wysyłasz im jeden z wielu e-maili z korespondencją. Zapewnia „odczucie” przyjaznego e-maila, ale jeśli dana osoba musi się z tobą skontaktować i nie może zachować twojego numeru ich Rolodex (czy ludzie nadal używają tych…?), a następnie Twoje dane kontaktowe na dole wiadomości e-mail, w ciągu dosięgnąć.

Formalny uścisk dłoni

Oczywiście zdarzają się chwile, gdy wysyłasz e-maile do kogoś spoza firmy, a może i ty wysyłanie wiadomości e-mail do kogoś wewnątrz firmy na temat czegoś oficjalnego, co wymaga rozmowy formalny. To jak noszenie formalnego stroju podczas ceremonii wręczenia nagród swoim kolegom. Zanim omówię to, co powinieneś zrobić w tych przypadkach, bardziej pouczające jest omawianie tego, czego najpierw nie należy robić. Tak, powinieneś podać dane kontaktowe, takie jak nazwa firmy, witryna i adres e-mail, ale nie musisz przesadzać. Czy naprawdę trzeba podać cztery różne numery telefonów, w tym faks?

Nie, podaj wystarczającą ilość informacji kontaktowych, aby było kilka metod kontaktowania się z Tobą - e-mail, telefon, a może nawet za pośrednictwem strony internetowej - ale nie daj się zwieść. Udostępnienie listy numerów telefonów sprawia, że ​​wygląda na to, że jesteś tak mobilny, że nigdy nie ma Cię w biurze i trudno jest się z nim skontaktować.

Kolejnym powszechnym błędem jest samoregulacja. Tacy ludzie będą przeciążać swoje podpisy e-mail kontami sieci społecznościowych do tego stopnia, że ​​podpis będzie miał ponad 10 linii i będzie wypełniony głównie marketingiem własnym.

Innym sposobem na zrobienie okropnego wrażenia jest użycie wszelkiego rodzaju funky kolorów i czcionek na adres e-mail. Trudno coś takiego usunąć, ponieważ kolory muszą się zgadzać, a czcionki muszą wyglądać poprawnie. Niestety wiele osób nie ma pojęcia, jak prawidłowo dopasować kolory, a ich podpis e-mail wygląda jak coś z fabryki Willy Wonka.

Ten rodzaj podpisu klauna jest nieprofesjonalny i każdy, do kogo go wyślesz, pomyśli, że nie masz pojęcia, co robisz, bez względu na to, w jakiej dziedzinie się znajdujesz. Unikaj więc ekstrawaganckich kolorów. Nie komplikuj.

Co możesz zrobić dobrze

Więc jak wygląda dobry formalny podpis e-mail, jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie? Idź z podstawowymi wymaganymi informacjami, uprość formatowanie i styl i nie przesadzaj z informacjami.

Oto jeden przykład. Ten zawiera 4 linie - imię i nazwisko, firmę, numer telefonu i adres e-mail. Otóż ​​to.

Ta osoba używała tylko zwykłego tekstu, a trzymanie go tylko do czterech wierszy sprawia, że ​​jest on elegancki i profesjonalny.

Posługując się własnym adresem, posuwam się nieco dalej, zachowując skromność podpisu, używając kursywy i zmieniając kolor na ciemnoszary. Zachowanie jaśniejszego odcienia niż sam tekst wiadomości e-mail informuje odbiorcę, że uważasz, że własne informacje są drugorzędne w stosunku do samej wiadomości. To subtelna nuta pokory.

Ponadto tytułów należy używać tylko wtedy, gdy dotyczą one danej rozmowy. W większości korespondencji związanych z moją witryną ludzie muszą wiedzieć, że jestem właścicielem witryny, więc tytuł jest ważny. Podano tylko wystarczającą ilość informacji do szybkiego kontaktu - e-mail i numer telefonu, to wszystko.

Innym przykładem jest podpis, którego używam do korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej od MakeUseOf.

Tutaj faktycznie wahałem się między użyciem tytułu, czy nie. Jest to zwykle ważne tylko w zewnętrznej komunikacji e-mail i nieznacznie ważne w niektórych komunikatach wewnętrznych. Zacząłem od używania dwóch wersji - jednej zewnętrznej i jednej wewnętrznej - ale zmęczyło mnie ręczne przełączanie między tymi dwoma, które postanowiłem trzymać z powyższą. Ryzykując, że stanie się samo-ważne, pozostaje wyblakłe i drugorzędne. Korzysta również z „|” wspomniana wyżej postać, odrobina koloru, aby wyróżnić nazwę strony internetowej, i postanowiłem być odważny i dodać piąty wiersz cytatu.

Wymyślanie idealny podpis e-mail 6 wskazówek, jak uzyskać więcej z podpisów w Gmailu Czytaj więcej który reprezentuje to, kim jesteś, co robisz i jak się z tobą skontaktować, możesz podjąć próbę i błąd, ale kiedy już to otrzymasz tak, dobrze jest wiedzieć, że robisz wszystko, co w Twojej mocy, w każdej wysyłanej korespondencji e-mail na zewnątrz.

Jakie są twoje wskazówki lepszy podpis e-mail 5 sposobów tworzenia niestandardowych wielu podpisów w Gmailu Czytaj więcej ? Jakie rzeczy lubisz lub nie lubisz w innych podpisach, które widziałeś? Podziel się swoimi przemyśleniami w sekcji komentarzy poniżej!

Źródło zdjęcia: Biznesowa para przez Shutterstock