Praca w zespole: 10 wskazówek dotyczących skutecznej współpracy online w czasie rzeczywistym

Reklama

Cyfrowi tubylcy współautorzy artykułów, prac naukowych i książek online i w czasie rzeczywistym. Jeśli nadal wysyłasz wiadomości e-mail z załącznikami do plików tam i z powrotem w celu współpracy nad dokumentem, robisz to źle. Chyba że dzielisz to samo biuro, wspólne pisanie online W jaki sposób narzędzia do pisania ułatwiają życieDzięki Internetowi współpraca przy projekcie pisania powinna być dziecinnie prosta. Jeśli kiedykolwiek byłeś koproducentem, wiesz, że może to być trudne. Nie powinno być z odpowiednim narzędziem. Czytaj więcej jest ogólnie bezpieczniejszy, bardziej niezawodny i bardziej wydajny niż e-maile. Ponadto jest to łatwe i przyjemne. Pozwól mi pomóc zacząć.

Drużyna

Praca zdalna jest trudna. Dlatego tym bardziej ważne jest, aby wszyscy byli na tej samej stronie i budowali zespół. Omówiliśmy jak technologia zespołowego ducha atutów Technologia Team Spirit Trumps: Jak opanować zdalną współpracę dla zespołów internetowychWspółpraca nie jest łatwiejsza, jeśli musisz współpracować zdalnie i udostępniać Internet tylko jako wspólne połączenie. Technologia może pomóc w pokonywaniu chaosu. Ale to tylko lukier.

Czytaj więcej przed. Członkowie zespołu muszą poznać swoje mocne i słabe strony. Zespół potrzebuje wspólnego celu i planu działania z indywidualnymi celami i obowiązkami. Wszyscy muszą czuć się dobrze z używanymi narzędziami, a przynajmniej jedna osoba musi utrzymywać porządek w zespole.

Wskazówka 1: Nigdy nie zapominaj o znaczeniu zespołu integrującego, który angażuje wszystkich swoich członków.

Narzędzia

Wspólne pisanie w czasie rzeczywistym lub edycja może być wykonana na wiele sposobów. Narzędzia oparte na przeglądarce obejmują dysk Google lub OneDrive (poprzednio SkyDrive). Po stronie oprogramowania Microsoft Office obsługuje wspólną edycję SharePoint lub OneDrive. Jeśli używasz starszej wersji programu Word (2007 lub 2010), możesz zainstalować dodatek CodoxWord, aby umożliwić pisanie grupowe. Bezpłatny, wieloplatformowy i edytor tekstu open source Abiword to najlepszy darmowy lekki edytor tekstuUzyskaj lekki, ale niewystarczająco wydajny edytor tekstu. Jeśli potrzebujesz programu kompatybilnego z wieloma różnymi formatami plików, Abiword może być odpowiedni dla Ciebie. Nie jest tak potężny jak Microsoft ... Czytaj więcej AbiWord zawiera także wtyczkę współpracy, umożliwiającą jednoczesną edycję dokumentów za pośrednictwem AbiCollab.net. Jeśli prywatność stanowi problem, możesz skonfigurować samoobsługowe oprogramowanie typu open source i bezpłatny internetowy edytor tekstowy Etherpad.

Wskazówka 2: Wybierz narzędzie w oparciu o potrzeby projektu oraz możliwości i preferencje zespołu.

Narzędzia mają ułatwić ci pracę. Jeśli poszczególni członkowie zespołu nie będą mogli korzystać z określonego oprogramowania lub platformy, postęp projektu może ucierpieć. Oto kilka punktów do rozważenia:

• W jakich systemach operacyjnych są członkowie twojego zespołu?

• Z jakich narzędzi korzystają teraz?

• Z jakimi narzędziami mają doświadczenie?

Podobnie, jeśli narzędzie nie posiada niezbędnych funkcji, osiągnięcie pożądanego rezultatu będzie trudne. Wspólnie przygotuj listę niezbędnych i przydatnych funkcji. Rozważ następujące:

• wspólne pisanie w czasie rzeczywistym

• komentarze

• czat na pasku bocznym

• powiadomienia

• zarządzanie plikami

• Historia zmian

• kontrola wersji

• wsparcie przecen

• import Eksport

• wsparcie mobilne

Ta lista i znajomość wymagań Twojego zespołu pomogą Ci wybrać jedno lub więcej odpowiednich narzędzi.

Wskazówka 3: Pomóż każdemu członkowi w skonfigurowaniu wybranych przez Ciebie narzędzi i - w razie potrzeby - przedstaw im wprowadzenie do potrzebnych funkcji.

Proces

Na początku projektu pisania zbierz przegląd różnych zadań i tematów, aby uwzględnić i rozdzielić obowiązki. Zespół musi przygotować szkic, znaleźć ekspertów dla różnych sekcji, wybrać edytor kopii, aby poprawić pisownię, gramatykę i styl pisania. Umieść redaktora naczelnego za treść i wyznacz osobę do zarządzania danymi lub projektowania liczb i tabel.

Wskazówka 4: Każdy członek twojego zespołu ma inne umiejętności. Wydajny proces będzie oparty na mocnych stronach ludzi. Odpowiednio przypisz obowiązki.

Wskazówka 5: Jeśli chodzi o egzekucję, zaangażuj zespół. Ludzie powinni okresowo zamieniać się rolami i sprawdzać siebie nawzajem, aby uwzględnić różne perspektywy.

Pisanie to proces twórczy i pasja wielu osób.

Wskazówka 6: jeśli masz w swoim zespole ludzi, którzy nie lubią, gdy ich pisanie zostało zmienione przez kogoś innego, redaktorzy mogą zamiast tego pracować z komentarzami i sugestiami.

Wskazówka 7: Uzgodnij konwencje komentowania, nazewnictwo i sposób przetwarzania komentarzy.

Ostatecznie sukces twojego dokumentu zależy od zawartości.

Wskazówka 8: Niech ludzie piszą z entuzjazmem, nawet jeśli ich pisanie jest do bani. Ich pomysły mogą być genialne i zawsze możesz naprawić styl pisania.

Wskazówka 9: Szanuj pomysł! Gdy edytujesz pismo innej osoby, upewnij się, że pomysł, który wyrażają, został zachowany.

Przez cały czas jedna osoba musi zorganizować zespół, zarządzać oczekiwaniami i mieć na uwadze ramy czasowe.

Wskazówka 10: Często komunikuj się z członkami swojej drużyny. Aktualizuj je na temat ogólnego postępu, zaznacz luki i przypomnij im o obowiązkach i terminach. Chwalcie indywidualne wysiłki i zachęcajcie ich do dzielenia się własnymi postępami, spostrzeżeniami i wyzwaniami.

Gotowy projekt

Zespół, który podchodzi do pisania lub każdego innego projektu z entuzjazmem i duchem współpracy - chętnie dawać z siebie wszystko, wspierać kolegów z drużyny i iść na kompromis - zawsze przyniesie lepsze wyniki niż osoby fizyczne. Całość jest większa niż suma jej części. Poddaj się, a obiecuję, że będzie to najbardziej satysfakcjonujące doświadczenie twojego życia. To zdecydowanie było moje.

Czego nauczyłeś się podczas pracy z wirtualnymi zespołami?

Źródło zdjęcia: Ed Yourdon przez Flickr, Wirtualna współpraca za pośrednictwem Shutterstock