Łatwe tworzenie programów spotkań za pomocą oczekiwań na spotkania [iPad]

Reklama

Chociaż nikt z nas nie czeka na spotkania, na szczęście istnieje wiele przydatnych aplikacji online i mobilnych, takich jak Zgadzam się Agreedo: Napisz i zarządzaj minutami spotkań biznesowych za darmo onlineOd kilku tygodni szukam łatwej w obsłudze strony internetowej lub aplikacji, która pozwoliłaby mi przechowywać i przechowywać minuty spotkań. Tradycyjne podejście do dokumentów tekstowych nie jest już produktywne ... Czytaj więcej , które ułatwiają planowanie spotkań. Wszystkie udane spotkania rozpoczynają się od przemyślanego programu, który zawiera jasno określony cel i zadanie dla każdego punktu programu. Dobrze opracowany program może pomóc Tobie i członkom Twojego zespołu pozostać skupionym, a być może skrócić czas spędzany na spotkaniu.

Regularnie używam Mój komitet MyCommitte to najlepsze narzędzie online do tworzenia programów i minut onlineInternetowe narzędzia i zasoby do organizowania skutecznych spotkań są szerokie i różnorodne oraz niezwykle przydatne. Dzięki stronom takim jak MyCommitte.com możesz zmniejszyć potrzebę wysyłania wiadomości e-mail do przodu i do tyłu oraz przesyłania dalej dokumentów ...

Czytaj więcej opracowywać programy i poświęcać minuty na większość spotkań, które organizuję i które ułatwiam. Ale odkryłem również dobrze przemyślaną aplikację na iPada o nazwie Oczekiwania na spotkania (bezpłatny), przeznaczony do tworzenia i udostępniania programów spotkań. Chociaż aplikacja nie jest zaprojektowana tak, aby zajmowała minuty, zawiera funkcję, która może być użyta w tym celu w mgnieniu oka.

Podstawowe ustawienia

Oczekiwania na spotkanie ma przejrzysty interfejs użytkownika, który oszczędza kilka kliknięć podczas dodawania danych. Aby skonfigurować program, wystarczy nacisnąć przycisk + w lewym górnym rogu paska menu. Istnieją pola wprowadzania dla obowiązkowego tytułu, lokalizacji, daty i czasu trwania spotkania.

Istnieje również „cel, powód”Pole, którego nie należy przeoczyć. Dobrze przemyślane spotkanie powinno mieć jasno określony cel, który zaczyna się od czasownika czynności - np. „oceń obecną strategię marketingową ”.

Oczekiwania na spotkanie obejmują również funkcję Uczestnicy, która łączy się z listą kontaktów iPada. Bez wątpienia osoby, z którymi się spotykasz, prawdopodobnie będą lub powinny znajdować się na liście kontaktów. Jeśli uczestnika nie ma na liście, możesz dodawać nowe kontakty z poziomu aplikacji. Ta funkcja nie tylko oszczędza czas, ponieważ zmniejsza potrzebę wpisywania nazwisk i adresów e-mail, ale jest również przydatna do szybkiego udostępniania programu uczestnikom za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Ustawianie elementów agendy

Spełnianie oczekiwań jest naprawdę oszczędnością czasu, jeśli chodzi o opracowanie programu. Oczywiście dodajesz elementy porządku dziennego za pomocą pola wprowadzania, ale aplikacja pozwala zaoszczędzić kilka dotknięć w zależności od konfiguracji. Po wpisaniu danych i dotknij Gotowy przycisk dodaje aplikację do listy, ale na szczęście nie zamyka klawiatury.

Uwaga - zazwyczaj elementy planu powinny zaczynać się od czasownika czynności, np. Przegląd, ocena, dyskusja, burza mózgów, raport, podsumowanie.

Możesz dodawać elementy porządku dziennego, z których każdy ma domyślnie 15 minut. W tym momencie nie martw się o ustawianie czasu trwania każdego punktu programu.

Oczekiwania na spotkania obejmują także sprytną funkcję dodawania przerw na lunch i kawę do swojego programu. Domyślny czas dla tych elementów wynosi odpowiednio 45 i 15 minut, ale czasy można dostosować.

Nowe i ważne punkty porządku obrad powinny również zawierać nazwę uczestnika odpowiedzialnego za ten punkt, a także krótki opis powodów dodania go do porządku obrad. Twórcy programu Meeting Expectations wyraźnie zrozumieli znaczenie zdefiniowania punktów porządku obrad.

Możesz dotknąć punktu programu i dodać nazwisko członka zespołu odpowiedzialnego za ten punkt, a także krótki opis i uwagi dotyczące tego, co będzie omawiane podczas tej części programu. W skrócie, ta funkcja może być również wykorzystana do zabrania minut. Twoje opisy agendy są ukryte, gdy jesteś edytorem agendy aplikacji, ale pojawią się na zapisanej stronie głównej i w e-mailu.

Jak zobaczysz, Oczekiwania na spotkanie automatycznie obliczą czas trwania spotkania na podstawie przydzielonego czasu dla każdego punktu porządku obrad. Jest to słodka mała oszczędność czasu i oczywiście elementy i czasy w porządku obrad można edytować. Elementy można również łatwo przenosić lub usuwać. Możliwość dostosowania godzin można również wykonać podczas spotkania. Jeśli więc wybierzesz z czasem określony element, możesz dostosować inne elementy porządku obrad, aby spotkanie zakończyło się zgodnie z harmonogramem.

Udostępnianie agendy

Gdy skończysz konfigurować program, wszystkie Twoje dane są ładnie sformatowane na stronie głównej aplikacji. Pamiętaj jednak, aby dotknąć Zapisać przycisk przed zamknięciem aplikacji, w przeciwnym razie wszystkie niezapisane dane zostaną usunięte.

Spotkanie Oczekiwania sprawia, że ​​bardzo łatwo jest udostępnić swój plan przez e-mail. Rzeczywista wiadomość e-mail będzie zawierać wszystkie dane wejściowe do porządku obrad, w tym datę i godzinę, a także elementy i notatki dotyczące spotkania. Niestety musisz ręcznie wprowadzić adresy e-mail uczestników w polu „Do” wiadomości e-mail, którą tworzy Oczekiwania na spotkania. Oszczędziłoby to kilka kroków, gdyby aplikacja zrobiła to za Ciebie.

Niemniej jednak przesłanie programu uczestnikom na kilka dni lub tydzień przed spotkaniem to świetny sposób na współpracę i uzyskanie dodatkowego wkładu do programu.

Możesz także zapisać datę i elementy planu w aplikacji Kalendarz na iPadzie.

Inne funkcje

Kolejną ogromną oszczędnością czasu w Oczekiwaniu na spotkanie jest możliwość klonowania zapisanych spotkań. Oznacza to, że nie trzeba ponownie wpisywać elementów porządku dziennego z poprzednich spotkań, ale po prostu edytować je na następne spotkanie. Jest to szczególnie przydatna funkcja w przypadku cyklicznych, regularnie planowanych spotkań, które zawierają zarówno stare, jak i nowe elementy porządku obrad.

Możesz także zapisywać programy jako nieplanowane projekty, a wszystkie Twoje programy oczywiście są archiwizowane.

Podsumowując, Meeting Expectations to dobrze zaprojektowana, oszczędzająca czas aplikacja mobilna. Byłoby jeszcze lepiej jako aplikacja komputerowa. Oczekiwania na spotkanie zastępują potrzebę korzystania z szablonów Microsoft Word lub innych aplikacji czysto tekstowych. Ta aplikacja sprawia, że ​​Twoje plany wyglądają profesjonalnie.

Spotkanie Oczekiwania jest w pierwszej wersji, więc mam nadzieję, że oznacza to, że pojawią się dodatkowe funkcje, w tym możliwość zapisywania programów do Dropbox i jako pliki PDF. Kilka innych życzeń dotyczy możliwości dodawania nazw do notatek z listy uczestników, zamiast konieczności ich wpisywania ręcznie. Są to drobne prośby, zwłaszcza że w iTunes App Store jest tylko kilka innych podobnych aplikacji mobilnych.

Daj nam znać, co myślisz Oczekiwania na spotkanie. Czy spróbujesz, czy już korzystasz z innego podobnego rozwiązania?