13 hacków do Kalendarza Google, które zwiększą Twoją produktywność

Kluczowe dania na wynos

• Ustaw domyślne przypomnienia o wszystkich wydarzeniach w Kalendarzu Google, aby uniknąć przegapienia ważnych spotkań i zwiększyć produktywność. W razie potrzeby dodaj wiele powiadomień.
• Zintegruj Kalendarz Google z innymi narzędziami, aby usprawnić przepływ pracy i uniknąć ciągłego przełączania się między aplikacjami. Na przykład zintegruj się ze Slackiem, aby zaplanować i zaktualizować status.
• Otrzymuj codziennie e-maile z planem zajęć, aby nadać priorytet ważnym przypomnieniam i terminom. Skonfiguruj tę opcję w ustawieniach Kalendarza Google, aby mieć pewność, że nigdy nie przegapisz powiadomienia.

Jest bardziej prawdopodobne, że przynajmniej raz korzystałeś z Kalendarza Google, niezależnie od tego, czy ktoś wysłał Ci zaproszenie na spotkanie, czy po prostu go użyłeś, ponieważ jest on dołączony do Twojego urządzenia.

Chociaż Kalendarz Google jest dość prostą aplikacją do planowania, ma kilka takich funkcji niesamowite funkcje i integracje, które mogą pomóc zwiększyć Twoją produktywność i poprawić ogólną wydajność efektywność. Poniżej znajduje się lista niektórych z najlepszych.

1. Skonfiguruj domyślne przypomnienia

Zawsze warto ustawić przypomnienia, aby uniknąć przegapienia nadchodzących wydarzeń lub dać sobie wystarczająco dużo czasu na przygotowanie. Jednak ustawienie przypomnienia dla każdego nowego wydarzenia może być dość kłopotliwe.

Na szczęście Kalendarz Google umożliwia automatyczne tworzenie domyślnych przypomnień o wszystkich wydarzeniach, które tworzysz. Oto jak:

1. Przejdź do strony głównej Kalendarza Google.
2. Kliknij ikonę koła zębatego po prawej stronie i wybierz Ustawienia.
3. Pod Ustawienia moich kalendarzy, wybierz swój kalendarz.
4. Wybierać Powiadomienia o wydarzeniach a następnie wybierz + Dodaj powiadomienie.
5. Wybierz preferowany czas trwania, klikając menu rozwijane.

Od teraz wszystkie utworzone przez Ciebie wydarzenia będą automatycznie miały domyślne przypomnienia. Pamiętaj, że możesz dodać więcej niż jedno powiadomienie — powiedzmy, że chcesz otrzymywać kilka powiadomień o swoim wydarzeniu.

Zarządzanie różnymi narzędziami i korzystanie z nich na co dzień, zarówno do użytku osobistego, jak i służbowego, może być przytłaczające — wymagać ciągłego przełączania się między narzędziami, aby zachować świadomość swoich projektów i zadań.

Wiele z tych narzędzi umożliwia integrację Kalendarza Google, dzięki czemu nie musisz ręcznie przesyłać informacji do lub z aplikacji do kalendarza. Na przykład Kalendarz Google to całkiem przydatna integracja ze Slackiem, której powinieneś spróbować jeśli korzystasz z aplikacji do przesyłania wiadomości biznesowych. Integracja umożliwia planowanie i usuwanie wydarzeń bezpośrednio ze Slacka. Slack może zaktualizować Twój status w oparciu o Twój harmonogram! Pamiętaj, że sposób integracji Kalendarza Google z aplikacją różni się w zależności od aplikacji.

3. Otrzymuj swój codzienny plan zajęć e-mailem

Jeśli masz zwyczaj od niechcenia przesuwać powiadomienia bez zastanowienia się nad nimi, istnieje duże prawdopodobieństwo, że przeoczysz powiadomienia z Kalendarza. A jeśli przedkładasz e-maile nad inne formy komunikacji, oto przydatna sztuczka: możesz otrzymać swój dzienny harmonogram bezpośrednio na swoją skrzynkę e-mail. Dzięki temu nie przegapisz ważnych przypomnień i spotkań.

Aby to zrobić:

1. Przejdź do Kalendarza Google i kliknij ikonę koła zębatego.
2. Wybierać Ustawienia > Ustawienia moich kalendarzy.
3. Wybierz kalendarz, z którego chcesz otrzymywać wiadomości e-mail.
4. Przewiń w dół do Inne powiadomienia.
5. Iść do Codzienny program i wybierz E-mail z menu rozwijanego.

Spodziewaj się, że codziennie o piątej rano otrzymasz e-mail z planem dnia, dzięki któremu zobaczysz, jak będzie wyglądał Twój dzień.

4. Rozpocznij tydzień w inny dzień

Niezależnie od tego, czy Twoja praca wymaga zmiany harmonogramu, zadań za granicą z różnymi dniami rozpoczęcia tygodnia, czy po prostu wolisz nietradycyjny początek tygodnia, Kalendarz Google Ci pomoże. Możesz łatwo zmienić dzień początkowy tygodnia w Kalendarzu Google.

Po prostu przejdź do swojego Kalendarza Google Ustawienia, wybierać Ogólny, a następnie przewiń w dół do Wyświetl opcje. Kliknij Zacznij tydzień dalej i wybierz Sobota, Niedziela, Lub Poniedziałek.

5. Użyj swojego głosu, aby ustawić nowe wydarzenie

Jeśli nie masz w tej chwili wolnych rąk, ale chcesz natychmiast zaplanować wydarzenie, możesz utworzyć wydarzenie za pomocą głosu, zamiast otwierać aplikację Kalendarz Google i wpisywać wszystkie szczegóły.

Po prostu powiedz na przykład: „Hej, Google, utwórz wydarzenie w kalendarzu: kolację z Jane Doe o 20:00. w Chili’s. Oprócz zarejestrowania wszystkich informacji Google może poprosić o dodatkowe informacje przed zapisaniem wydarzenia.

Pamiętaj, że nie jest to możliwe, jeśli używasz urządzenia Apple. Siri nie może tworzyć wydarzeń w Kalendarzu Google. Jeśli chcesz, aby Siri dodawała wydarzenia do Twojego Kalendarza Google, musisz ustawić go jako kalendarz domyślny. Zrób to, przechodząc do Ustawienia > Kalendarz > Domyślny kalendarz.

6. Osadź swój kalendarz

Zarządzanie harmonogramem może być trudne, zwłaszcza jeśli ludzie chcą ustalać harmonogram z Tobą. Jeśli masz stronę internetową, pozwól innym osobom ustalić z Tobą harmonogram na podstawie ich preferencji, osadzając Twój kalendarz w Twojej witrynie.

7. Skorzystaj z oprogramowania do planowania online

Udostępnianie kalendarza może wiązać się z wadą polegającą na wykorzystaniu wolnego czasu. Jeśli szukasz lepszej kontroli nad tym, kiedy inni mogą umawiać się z Tobą na spotkania, warto to sprawdzić narzędzia ułatwiające umawianie wizyt online, jak Calendly.

Gdy zarejestrujesz się w Calendly przy użyciu adresu Gmail, Twój kalendarz bezproblemowo zsynchronizuje się z kontem Calendly. Ale to nie wszystko. Integracja ta zapewnia szereg korzyści, takich jak automatyczne planowanie, obsługa stref czasowych i dostosowywanie, dzięki czemu proces rezerwacji jest bardziej spersonalizowany.

8. Skonfiguruj bloki czasowe

Kalendarz Google może Ci jeszcze bardziej pomóc osiągaj najwyższą produktywność dzięki blokom czasowym. Ta funkcja pozwala przypisać wyznaczone miejsca, dzięki czemu możesz skupić się na konkretnych projektach lub zadaniach. Dzięki temu możesz efektywnie skoncentrować swoją energię na konkretnych celach, zapobiegając odkładaniu się na później i marnowaniu czasu na przełączanie się z jednego zadania na drugie.

9. Automatycznie odrzucaj wydarzenia

Korzystanie z Kalendarza Google nie tylko ułatwia śledzenie spotkań. Możesz go także wykorzystać, aby zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Gdy ustawisz harmonogram pracy, Kalendarz Google może automatycznie odrzucać zaproszenia na spotkania, gdy jesteś poza biurem lub jesteś na wakacjach.

Możesz także wysłać im wiadomość o nieobecności, informując, co mogą w międzyczasie zrobić, na przykład skierować ich do innego współpracownika, który może zająć się ich prośbami lub wątpliwościami.

10. Alternatywnie z inną strefą czasową

Praca z osobami w innych strefach czasowych może utrudniać planowanie spotkań i ustalanie harmonogramów. Zamiast spędzać zbyt dużo czasu na konsultacjach internetowy konwerter stref czasowych, możesz skorzystać z funkcji dodatkowej strefy czasowej Kalendarza Google, aby śledzić różnice czasowe i zapobiegać błędom w harmonogramie.

W Kalendarzu Google kliknij Ustawienia > Ogólny > Strefa czasowa. Kleszcz Wyświetl dodatkową strefę czasową pod Strefa czasowa.Możesz także dodać etykiety do każdej strefy czasowej w celu dalszej organizacji.

11. Twórz spotkania cykliczne

Jeśli organizujesz spotkania co tydzień lub co miesiąc, możesz skonfigurować spotkania cykliczne zamiast za każdym razem ręcznie tworzyć wydarzenia. Podczas tworzenia wydarzenia wybierz menu rozwijane z informacją Nie powtarza się i wybierz, jak często wydarzenie ma się powtarzać.

12. Utwórz skrót do wydarzenia

Podczas tworzenia nowego wydarzenia w Kalendarzu Google wystarczy kilka kliknięć, skrót do wydarzenia pomija większość kroków i przenosi bezpośrednio do okna nowego wydarzenia w Kalendarzu Google.

Po prostu otwórz przeglądarkę i wpisz cal.nowyi uderzył Wchodzić lub wróć. Ponadto istnieje długa lista Skróty Kalendarza Google które mogą pomóc w efektywniejszej nawigacji i korzystaniu z aplikacji.

13. Znajdź idealny czas na spotkania

Znalezienie idealnego czasu to kolejna trudność z ustaleniem spotkania lub harmonogramu. Jest to tym trudniejsze, im więcej osób jest zaangażowanych, a sytuacja staje się bardziej zagmatwana, jeśli do równania dodamy różne strefy czasowe.

Na szczęście Kalendarz Google ma funkcję Znajdź czas, która pozwala znaleźć czas dostępny dla wszystkich członków zespołu. Wymaga to jednak dostępu do Kalendarzy Google zespołu i można z niego korzystać wyłącznie za pośrednictwem aplikacji internetowej, a nie aplikacji mobilnej. Ta funkcja pozwala znaleźć wspólnie dostępny czas, który pasuje każdemu w zespole.

Wykorzystaj swój kalendarz na swoją korzyść

Kalendarz Google oferuje szereg funkcji i integracji zwiększających produktywność. Od ustawiania domyślnych przypomnień po zarządzanie strefami czasowymi i korzystanie z poleceń głosowych – opanowanie tych trików pomoże Ci w pełni wykorzystać kalendarz i efektywnie zarządzać czasem.