Jak zmniejszyć rozmiar arkusza kalkulacyjnego Excel

Arkusze kalkulacyjne programu Excel mogą łatwo stać się nieporęczne i duże, zwłaszcza jeśli zawierają dużo danych lub obrazów. Chociaż w większości przypadków może to nie stanowić problemu, może utrudniać efektywne zarządzanie arkuszem kalkulacyjnym, udostępnianie go i pracę z nim.

Na szczęście jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby zmniejszyć rozmiar plików Excel bez poświęcania jakichkolwiek danych. Tutaj pokażemy Ci, jak to zrobić.

1. Usuń niechciane arkusze

Posiadanie zbyt wielu nieużywanych arkuszy może spowodować, że plik Excel będzie niepotrzebnie duży. Dlatego powinieneś zacząć od usunięcia arkuszy kalkulacyjnych, których nie potrzebujesz. Aby to zrobić, otwórz plik Excel, kliknij prawym przyciskiem myszy niechciany arkusz i wybierz Usuwać.

Podobnie możesz rozważyć usunięcie niechcianych wykresów, obrazów, tabel i innych elementów.

2. Usuń niepotrzebne formatowanie

Rozmiar pliku Excel może również wzrosnąć z powodu nadmiernego formatowania komórek, ponieważ każda sformatowana komórka zajmuje dodatkowe miejsce w pliku. Na przykład, jeśli ty formatuj obramowania komórek, zajmie więcej miejsca niż niesformatowana komórka.

Dlatego dobrym pomysłem jest usunięcie niepotrzebnego formatowania z arkusza Excel. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz plik Excel i wybierz komórki, z których chcesz usunąć formatowanie.
2. Kliknij Dom zakładka u góry.
3. w Redagowanie grupę, kliknij Jasne przycisk i wybierz Wyczyść formaty z wynikowego menu.

3. Zmodyfikuj preferencje dotyczące rozmiaru i jakości obrazu

Czy Twój plik Excel zawiera obrazy? Jeśli tak, zmniejszenie rozmiaru i jakości obrazu może pomóc zmniejszyć rozmiar pliku Excel.

To ważne by zauważyć że zmniejszenie rozmiaru obrazu i jakość mogą mieć wpływ na ich wygląd w pliku Excel. Jeśli nie masz nic przeciwko, wykonaj poniższe kroki, aby skonfigurować program Microsoft Excel do zapisywania obrazów w niższej rozdzielczości:

1. Otwórz program Microsoft Excel na swoim komputerze.
2. Kliknij Plik menu u góry.
3. Wybierać Opcje z lewego panelu.
4. W oknie Opcje programu Excel wybierz opcję Zaawansowany patka.
5. Przewiń w dół do Rozmiar i jakość obrazu sekcję i zaznacz Odrzuć edytowane dane opcja.
6. Wyczyść Nie kompresuj obrazów w pliku pole wyboru.
7. Kliknij menu rozwijane obok Domyślna rozdzielczość wybrać rozdzielczość 150ppi lub niżej.
8. Kliknij OK aby zapisać zmiany.

4. Kompresuj obrazy w arkuszu kalkulacyjnym Excel

Jeśli nie chcesz zmniejszać rozdzielczości wszystkich obrazów, program Microsoft Excel umożliwia także kompresję poszczególnych obrazów w arkuszu kalkulacyjnym. Oto, jak możesz go użyć do odchudzenia pliku Excel.

1. W arkuszu kalkulacyjnym programu Excel wybierz obraz, który chcesz skompresować.
2. Kliknij Format obrazu patka.
3. w Regulować sekcję, kliknij Kompresuj zdjęcia przycisk.
4. Zaznacz Zastosuj tylko do tego zdjęcia jeśli chcesz tylko skompresować wybrany obraz.
5. Zaznacz Usuń przycięte obszary zdjęć opcja.
6. Pod Rezolucja sekcji wybierz preferowane ppi.
7. Kliknij OK.

Jeśli chcesz, możesz powtórzyć powyższe kroki, aby skompresować więcej obrazów. Następnie całkowity rozmiar pliku Excel powinien znacznie się zmniejszyć.

5. Uniemożliwiaj programowi Excel zapisywanie pamięci podręcznej przestawnej

Pamięć podręczna przestawna w programie Excel to tymczasowe miejsce przechowywania danych używanych w tabelach przestawnych. Może to poprawić wydajność i umożliwić wydajniejszą pracę z tabelami przestawnymi, ale może również zwiększyć rozmiar pliku, ponieważ program Excel zapisuje te dane w pliku.

Jeśli arkusz kalkulacyjny programu Excel zawiera tabelę przestawną, wykonaj poniższe kroki, aby uniemożliwić programowi Excel zapisanie pamięci podręcznej przestawnej wraz z plikiem.

1. Otwórz arkusz kalkulacyjny Excel.
2. Wybierz dowolną komórkę tabeli przestawnej i kliknij przycisk Analiza tabeli przestawnej zakładka u góry.
3. Kliknij Opcje przycisk.
4. w Opcje tabeli przestawnej oknie, kliknij Dane patka.
5. Wyczyść Zapisz dane źródłowe w pliku pole wyboru i zaznacz Odśwież dane podczas otwierania pliku pole wyboru.
6. Kliknij OK potwierdzać.

Po wykonaniu powyższych kroków program Excel nie zapisze pamięci podręcznej przestawnej w pliku, skutecznie zmniejszając jego rozmiar.

6. Zapisz swój arkusz kalkulacyjny w formacie binarnym (.Xslb).

Domyślnie Microsoft Excel zapisuje Twoje pliki w formacie XML, co ułatwia wymianę danych z innymi aplikacjami i systemami. Jeśli jednak chcesz szybko zmniejszyć rozmiar pliku, możesz zapisać arkusz kalkulacyjny Excel w formacie binarnym.

Aby zapisać arkusz kalkulacyjny Excel w formacie binarnym, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz arkusz kalkulacyjny Excel.
2. Kliknij Plik i wtedy Zapisz jako.
3. Wybierz preferowaną lokalizację do zapisania pliku.
4. Kliknij Zapisz jako typ menu rozwijane do wyboru Skoroszyt binarny programu Excel (*.xlsb).
5. Kliknij Ratować przycisk.

Spowoduje to zapisanie pliku Excel w formacie binarnym, który wymaga mniej miejsca na dysku. Jeśli chcesz, aby program Microsoft Excel zawsze zapisywał pliki w formacie binarnym, możesz zmienić domyślny format zapisywania w programie Microsoft Excel. Oto jak:

1. Otwórz program Microsoft Excel i przejdź do Plik > Opcje.
2. Wybierz Ratować zakładka z lewego paska bocznego.
3. Skorzystaj z menu rozwijanego obok Zapisz pliki w tym formacie aby wybrać Binarny skoroszyt programu Excel (*.xslb) opcja.
4. Kliknij OK aby zapisać zmiany.

Po wykonaniu powyższych kroków Excel zapisze wszystkie pliki w formacie binarnym, chyba że określono inaczej.

7. Konwertuj arkusz kalkulacyjny na plik ZIP

Jeśli nie chcesz zawracać sobie głowy zmianą ustawień Excela, możesz po prostu przekonwertować arkusz kalkulacyjny do pliku ZIP. Można to zrobić za pomocą wbudowanej funkcji kompresji plików systemu Windows. W ten sposób będziesz mógł zmniejszyć rozmiar pliku Excel bez jego otwierania. Oto, jak możesz to zrobić.

1. Naciskać Wygraj + E aby otworzyć Eksplorator plików.
2. Przejdź do folderu, w którym zapisany jest plik.
3. Kliknij prawym przyciskiem myszy plik Excel i wybierz Skompresuj do pliku ZIP opcję z menu kontekstowego.

System Windows zapisze skompresowany plik w tej samej lokalizacji, co plik oryginalny. Możesz także użyć A niezawodne narzędzie do kompresji plików innej firmy dla tego. Po skompresowaniu możesz udostępnić arkusz kalkulacyjny Excel bez martwienia się o jego rozmiar.

Zmniejsz swoje pliki Excel z łatwością

Duże pliki Excel mogą być kłopotliwe, wolno się wczytują i trudno je udostępniać pocztą elektroniczną. Na szczęście nie ma potrzeby się z tym pogodzić. Postępowanie zgodnie z poniższymi wskazówkami pomoże Ci w mgnieniu oka zmniejszyć rozmiar pliku Excel.