Jak tworzyć i używać wykresów Gantta w Notion

Niezależnie od tego, czy pracujesz samodzielnie, czy w większym zespole, wykresy Gantta to doskonały sposób na zarządzanie złożonymi projektami. Wiele narzędzi do zarządzania projektami oferuje możliwość wykorzystania wykresów Gantta, a Notion jest jednym z nich.

Umiejętność korzystania z wykresów Gantta w programie Notion może wydawać się zniechęcająca, jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś. Ale jeśli szukasz samouczka, jesteś we właściwym miejscu, ponieważ właśnie to pokażemy Ci dzisiaj.

Co to jest wykres Gantta?

Zanim zaczniemy zastanawiać się, jak korzystać z wykresu Gantta, warto zrozumieć, czym one są. Wykresy Gantta to struktury, których można używać do pomiaru postępu dużych projektów. Chociaż często będziesz je widzieć w większych organizacjach, możesz także używać wykresów Gantta, jeśli jesteś freelancerem lub studentem. Świetnie sprawdzają się także w przypadku zespołów działających zdalnie.

Wykresy Gantta zazwyczaj przedstawiają zarys każdego zadania w ramach projektu, takiego jak przeprojektowanie strony internetowej lub rozpoczęcie kampanii marketingowej. Następnie możesz zobaczyć skalę czasową oczekiwanych dat ukończenia wraz z procentem postępu. Podobnie jak wiele innych metody zarządzania projektamimożesz także delegować zadania innym.

Jeśli należysz do zespołu zdalnego, możesz je sprawdzić najlepsze narzędzia do zarządzania projektami umożliwiające zdalną współpracę.

Jak utworzyć i używać wykresu Gantta w Notion

Chociaż w Notion możesz utworzyć wykres Gantta od podstaw, znacznie łatwiej jest skorzystać z wcześniej zaprojektowanego szablonu — zwłaszcza jeśli jesteś początkujący. W Notion dostępny jest bezpłatny szablon wykresu Gantta, który możesz pobrać i używać w preferowanym obszarze roboczym. Właśnie tego będziemy używać w tym samouczku.

Oto jak uzyskać szablon:

1. Idź do Strona szablonu Gnatta w Notion i wybierz Zacznij od tego szablonu.
2. Wybierz obszar roboczy, w którym chcesz zduplikować swój szablon.
3. Poczekaj, aż Notion zduplikuje szablon i rozpocznij dostosowywanie, jak chcesz.

Teraz, gdy masz już szablon, przejdźmy do dostosowywania i używania wykresu Gantta w Notion.

1. Wprowadzanie nazw projektów

Zanim zaczniesz od bardziej złożonych aspektów dostosowywania, powinieneś zacząć od wprowadzenia nazw projektów. Wykonanie tej czynności jest bardzo proste:

1. Idź do Projekt patka.
2. Najedź kursorem na projekt, który chcesz zmienić i wybierz otwarty.
3. Wpisz nową nazwę swojego projektu w górnym polu tekstowym.

Alternatywnie możesz kliknąć nazwę, którą chcesz zmienić w tabeli i dostosować ją według potrzeb. Powtarzaj oba procesy, aż zmienisz nazwy wszystkich projektów, aby dopasować je do własnych wymagań.

2. Dostosowywanie specyfiki każdego projektu

Po zmianie nazwy każdego projektu na wykresie Notion Gantta możesz przystąpić do dostosowywania dalszych szczegółów. Możesz zmienić każdą z poniższych opcji:

• Dodawanie podzadań w każdym oknie.
• Aktualizowanie Twojego statusu i postępów.
• Oś czasu

Aby ułatwić Ci śledzenie procesu, podzielimy je poniżej na różne sekcje.

Dodawanie podzadań w każdym oknie

Dodanie podzadań to być może najlepszy sposób na rozpoczęcie po zmianie nazw projektów. Oto jak to zrobić:

1. Otwórz zadanie, które chcesz dostosować. Możesz to zrobić, przechodząc do Projekt sekcji lub klikając zakładkę w widoku skali czasu.
2. Możesz zauważyć wstępnie ustawioną liczbę zadań już wymienioną w Notion. Kliknij każdy z nich, aby dostosować nazwę, menedżera zadań i status. W razie potrzeby możesz także dodać komentarze.
3. Aby dodać nowe zadania od zera, kliknij przycisk + przycisk. Następnie wybierz stronę, którą chcesz połączyć, lub utwórz nową, wpisując "tworzyć" w pasku wyszukiwania i dotknij „Nowe utworzenie w Zadaniach”.
4. Aby usunąć zadania, wybierz - ikonę po najechaniu kursorem na to konkretne zadanie.

Po dodaniu nowych zadań możesz wszystko dostosować w taki sam sposób, jak w przypadku gotowych wersji.

Aktualizowanie statusu zadania

Jeśli chcesz zaktualizować zadania w szablonie Pojęcie Gantta, otwórz kartę powiązaną z Twoim projektem lub podzadaniem. Tutaj znajdziesz sekcję o nazwie Status; rozwiń menu rozwijane i wybierz aktualny status projektu.

Prawdopodobnie zauważysz sekcję procentową w pliku Postęp patka. Możesz to zaktualizować, wykonując podzadania w swoim projekcie.

Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z Notion, rozważ zapoznanie się z tym przewodnikiem przydatne rzeczy, które możesz zrobić w Notion.

Oś czasu

Jeśli chcesz zmienić harmonogram każdego zadania, możesz użyć opcji Skala czasu Sekcja. Wybierz nowe daty rozpoczęcia i zakończenia, gdy pojawi się kalendarz.

Możesz także przesuwać swój projekt na osi czasu wykresu Gantta, przeciągając i upuszczając wymagane zadania.

3. Zmiana widoku

Jeśli chcesz zmienić widok na wykresie Gantta, masz kilka opcji. Po prawej stronie zobaczysz menu rozwijane z określoną skalą czasową; mogłoby być Miesiąc, Rok, Kwartałlub coś w tym stylu.

Wybierz preferowany przedział czasowy z menu. Możesz także skorzystać z Dzisiaj aby przejść do bieżącego dnia.

Inną opcją jest zmiana widoku zadania według priorytetu. Aby to zrobić, wybierz Według priorytetu po lewej stronie ekranu. Alternatywnie, wybierz Wszystkie projekty aby uzyskać pełny przegląd wszystkiego.

Pamiętaj, że jeśli chcesz, możesz dostosować wszystkie te nazwy. Możesz także to sprawdzić skrócony przewodnik po szablonach projektów i zadań Notion jeśli dopiero zaczynasz.

4. Przeglądanie i delegowanie zadań

Jeśli używasz wykresu Gantta do projektów solowych, ta sekcja nie jest Ci potrzebna. Jeśli jednak zaprojektowałeś wykres Notion Gantta do pracy w większym zespole, ważne jest, abyś wiedział, jak delegować zadania.

1. Przewiń w dół do Zadania.
2. Kliknij na Przydzielony patka.
3. Wpisz imię i nazwisko osoby, której chcesz delegować zadanie.

Alternatywnie możesz postępować zgodnie z poniższymi instrukcjami:

1. Otwórz zadanie.
2. Przejdź do podzadania.
3. Wybierz osobę, której chcesz przekazać swoje zadanie w Przydzielony Sekcja.

Jeśli później uznasz, że wykresy Gantta nie są najbardziej optymalnym sposobem zarządzania projektami, nie martw się. Kilka zarządzanie projektami alternatywy dla wykresów Gantta istnieć.

Twórz efektywne wykresy Gantta w Notion

Chociaż wykresy Gantta mogą na pierwszy rzut oka wydawać się zagmatwane, są również skutecznym sposobem zarządzania projektami. Umiejętność korzystania z wykresów Gantta w Notion jest przydatnym punktem wyjścia, dzięki któremu Twój zespół może być bardziej produktywny.

Nawet jeśli będziesz używać tych wykresów tylko do indywidualnych projektów, śledzenie dużych zadań może okazać się łatwiejsze. Wykresów Gantta można używać w przypadku kilku typów projektów, a są one szczególnie przydatne w przypadku projektów długoterminowych.