Jak korzystać z automatyzacji Airtable do łatwego zarządzania projektami

Jeśli stale szukasz wydajnego narzędzia do zarządzania projektami, nie szukaj dalej niż Airtable. Platforma oferuje mnóstwo funkcji zapewniających doskonałą wizualizację danych i uproszczoną edycję. Oprócz tego Airtable może również automatyzować zadania, redukując czas i wysiłek poświęcany na zarządzanie danymi.

Automatyka Airtable doskonale nadaje się do wykonywania powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie danych i aktualizacje e-maili. Przyjrzyjmy się wszystkim rodzajom automatyzacji, które możesz osiągnąć dzięki darmowej wersji Airtable.

Czym są automatyki Airtable?

Stół powietrzny automatyzacje to predefiniowane sekwencje lub przepływy pracy, które mogą znacząco zwiększyć Twoją produktywność automatyzację powtarzalnych zadań. Zmniejszają poziom błędów procesów ręcznych, oszczędzając jednocześnie czas i wysiłek w przypadku powtarzalnych zadań.

Istnieją trzy główne elementy automatyzacji Airtable:

• Spust: Definiuje zdarzenie inicjujące sekwencję automatyzacji.
• Konfiguracja wyzwalacza: Jest to stan, w którym następuje uruchomienie spustu. W tym miejscu należy zdefiniować szczegóły tabeli i warunki na poziomie pola, które powinien spełniać rekord, aby wywołać zdarzenie.
• Działania: Definiuje akcję lub sekwencję akcji, które powinny zostać wykonane po uruchomieniu automatyzacji.

Kiedy automatyzacja Airtable jest włączona, wyszukuje zdarzenia w Twojej bazie, które pasują do konfiguracji wyzwalacza. Automatyzacja uruchamia się tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie warunki wyzwalacza.

Jak stworzyć automatyzację na Airtable

Aby stworzyć automatyzację, musisz skonfigurować wyzwalacz i zestaw akcji, które po nim następują. Oto jak skonfigurować automatyzację w Airtable:

Krok 1: Dodaj wyzwalacz

W zakładce Automatyzacje kliknij Dodaj wyzwalacz. Spowoduje to wyświetlenie listy wyzwalaczy, spośród których możesz wybierać. Lista zawiera wyzwalacze w Twojej bazie Airtable oraz integracje zewnętrzne, które mogą wywołać wydarzenie, na przykład wydarzenie utworzone w Kalendarzu Google.

Krok 2: Skonfiguruj wyzwalacz

Po wybraniu wyzwalacza możesz przeglądać i zmieniać właściwości wyzwalacza. Tutaj możesz także zmienić typ wyzwalacza.

Skonfigurujesz zdarzenie wyzwalające na podstawie typu wyzwalacza. Na przykład, jeśli typem wyzwalacza jest Kiedy zapis spełnia warunki, oprócz warunków, które rekord musi spełnić, aby wyzwolić to zdarzenie, musisz określić tabelę do monitorowania.

Krok 3: Dodaj akcję

Następnie musisz wybrać akcję, którą chcesz wykonać. Masz tutaj kilka możliwości, począwszy od tworzenia i aktualizowania rekordów, aż po wysyłanie e-maili lub powiadomień w aplikacjach zewnętrznych. Na przykład,

Krok 4: Skonfiguruj akcję

Będziesz teraz musiał skonfigurować akcję w oparciu o wybraną akcję. Na przykład, jeśli akcja jest Wyślij e-mail, musisz określić odbiorców wiadomości e-mail, temat, treść i wszelkie szczegóły, które chcesz uwzględnić w wiadomości e-mail.

Krok 5: Dodaj dodatkowe warunki lub akcje

Możesz wprowadzić do swojej automatyzacji dodatkową logikę i akcje w oparciu o poprzednie akcje. W razie potrzeby możesz to zrobić, powtarzając kroki 4 i 5.

Krok 6: Przetestuj automatyzację

Przed uruchomieniem nowo utworzonej automatyzacji kliknij Automatyzacja testów aby sprawdzić, czy wyzwalacz i akcje zostały skonfigurowane zgodnie z przeznaczeniem.

Krok 7: Włącz automatyzację

Gdy będziesz mieć pewność co do swojej konfiguracji, możesz włączyć automatyzację. Pamiętaj, że gdy włączona jest automatyzacja Airtable, nie będzie ona miała zastosowania do istniejących rekordów, które spełniają konfigurację wyzwalacza.

Jak zintegrować automatyzację Airtable

Automatyzacja Airtable nie ogranicza się tylko do tworzenia/aktualizowania rekordów bazowych i wysyłania e-maili. Można go także zintegrować z aplikacjami zewnętrznymi jak Slack, Microsoft Teams, Gmail, Dokumenty Google, Kalendarz Google, Formularze Google, Google Arkusze, Poczta Outlook, Kalendarz Outlook, Problemy z GitHubem, Strony na Facebooku, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center, Twilio i Hootsuite.

Oto kilka przykładowych przypadków użycia zewnętrznych integracji automatyzacji Airtable:

1. Wysyłaj wiadomości do współpracownika na Slacku kiedy są przypisane do rekordu: Wyzwalaczem tej automatyzacji jest Gdy rekord spełnia warunki, a warunkiem jest zmiana cesjonariusza rekordu na danego użytkownika. W ten sposób Airtable uruchomi plik Slack > Wyślij wiadomość działanie, jeśli obecne są wszystkie wyzwalacze. Możesz skonfigurować treść wiadomości i odbiorców.
2. Dodaj wpis do listy zadań, gdy: wydarzenie zostanie utworzone w Kalendarzu Google: Tutaj jest spust Kalendarz Google > Kiedy wydarzenie zostało utworzone, i akcja jest Utwórz rekord. Możesz wybrać, gdzie ma się znaleźć nowy rekord i podać jego szczegóły.
3. Dodaj ukończone zadania do Arkusza Google: Tutaj jest wyzwalacz Kiedy zapis spełnia warunki że pole stanu rekordu zmieniło się na ukończony lub rekord znajduje się teraz w filtrowanym widoku, który pokazuje tylko ukończone zadania. Akcja jest Arkusze Google > Dołącz wiersz. Możesz wybrać żądany Arkusz Google do aktualizacji i pola, które mają zostać przeniesione z bazy do arkusza.

Ograniczenia automatyzacji Airtable

Chociaż automatyka w Airtable może być całkiem przydatna, ma pewne ograniczenia. Dla każdej bazy Airtable możesz mieć maksymalnie 50 przepływów pracy automatyzacji, niezależnie od tego, czy są one aktywne, czy nieaktywne. Można to jednak obejść, łącząc wiele działań w jedną automatyzację.

Każda automatyzacja Airtable może mieć do 25 akcji. Nie stanowi to również dużej przeszkody, ponieważ wynik jednego działania może być wejściem dla innego w tym samym przepływie pracy. Ponadto automatyka Airtable ma różne limity działania, w zależności od planu. Obejmuje to zarówno udane, jak i nieudane przebiegi.

Airtable przechowuje historię przebiegów automatyzacji ze szczegółami każdej wykonanej automatyzacji. Zakres tej funkcji zależy również od planu przestrzeni roboczej.

Dzięki darmowej wersji Airtable możesz to zrobić tylko wysyłaj automatyczne e-maile do współpracowników w ramach wybranej bazy. Można to jednak skonfigurować dla zewnętrznych adresów e-mail w innych planach przestrzeni roboczej.

Tylko nowe zmiany mogą uruchomić automatyzację. Dodatkowo warto o tym wspomnieć integracje z Dokumentami Google, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center i Twilio nie są dostępne w planie Free.

Oszczędzaj czas dzięki automatyzacji Airtable

Automatyzacja w Airtable to skuteczne sposoby optymalizacji procesów i ograniczenia pracy ręcznej. Dzięki odpowiedniej konfiguracji przepływu pracy możesz odzyskać kilka godzin tygodniowo w ramach rutynowego zarządzania projektami.

Zatem następnym razem, gdy będziesz konfigurować projekt, poświęć czas i wysiłek na skonfigurowanie automatyzacji Airtable, abyś mógł się zrelaksować i pozwolić, aby zadania wykonały się same.