Co to są dane w tle i jak zminimalizować szkody?

Nie możesz mieć pewności, że dane Twojej organizacji będą ukryte przed wzrokiem ciekawskich, nawet po wdrożeniu najnowszych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa danych. Podmioty zagrażające mogą atakować ukryte dane w Twojej firmie, aby spowodować naruszenia bezpieczeństwa danych, siejąc spustoszenie w reputacji i finansach Twojej firmy.

Ale czym dokładnie są dane ukryte i jak zminimalizować związane z nimi ryzyko? Dowiedzmy Się.

Co to są dane ukryte?

Dane ukryte (znane również jako „cień danych”) odnoszą się do danych, które nie są widoczne dla Ciebie ani dla scentralizowanego systemu zarządzania danymi Twojej organizacji.

Organizacje korzystają z różnych rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa danych do odkrywania, klasyfikowania i ochrony danych. Dane ukryte, znajdujące się poza zasięgiem narzędzi używanych do monitorowania i rejestrowania dostępu do danych, stwarzają wiele poważnych problemów związanych ze zgodnością i bezpieczeństwem.

Przykłady danych ukrytych obejmują:

• Zespoły programistów często wykorzystują do testów prawdziwe dane klientów, co może być ryzykowne, ponieważ niewłaściwe zabezpieczenia mogą prowadzić do wycieków lub niewłaściwego wykorzystania.
• Firma może mieć stare oprogramowanie, którego już nie używa, i prawdopodobnie przechowuje ważne dane, którymi nie zarządza się (co stwarza ryzyko narażenia).
• Aplikacje tworzą pliki dziennika, które mogą zawierać poufne informacje, które mogą zostać ujawnione, jeśli nie będą monitorowane lub sprawdzane.
• Firmy często korzystają z usług stron trzecich do różnych zadań, a udostępnianie danych tym usługom może być ryzykowne, jeśli nie mają one silnych zabezpieczeń.

Omówmy zatem, w jaki sposób ukryte dane różnią się od ukrytych IT.

Czym dane Shadow różnią się od Shadow IT?

Shadow IT odnosi się do nieautoryzowanego sprzętu i oprogramowania używanego w organizacji. Może to być pracownik korzystający z niezatwierdzonej aplikacji do przesyłania wiadomości lub zespół projektowy korzystający z oprogramowania innych firm bez wiedzy działu IT.

Z drugiej strony dane ukryte to dane, które nie są widoczne dla narzędzi bezpieczeństwa danych lub dane, które są poza polityką bezpieczeństwa danych Twojej firmy.

Ponieważ Twój zespół IT nie wie czym jest cień ITdane przetwarzane na nieautoryzowanym sprzęcie i oprogramowaniu będą nieznane Twoim rozwiązaniom zapewniającym bezpieczeństwo danych. W rezultacie informacje zapisane lub udostępnione w cieniu IT stają się danymi ukrytymi.

Jeśli więc pracownik zapisuje pliki firmowe w chmurze osobistej, są to dane ukryte.

Chociaż oba stwarzają ryzyko, charakter tego ryzyka jest różny. Shadow IT naraża organizację na potencjalne luki w zabezpieczeniach sieci i problemy ze zgodnością. Dane ukryte stwarzają szczególne ryzyko nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych plików i informacji.

Shadow IT jest nośnikiem ryzyka, podczas gdy ukryte dane to rzeczywisty ładunek, który może zostać naruszony.

Czym dane Shadow różnią się od ciemnych danych?

Ciemne dane to informacje, które Twoja firma gromadzi podczas normalnych operacji biznesowych, ale nie są wykorzystywane do innych celów. Firma będzie przechowywać takie informacje ze względów prawnych i są one przechowywane w różnych działach. Te bezczynne dane mogą stanowić zagrożenie bezpieczeństwa.

Przykładami ciemnych danych mogą być informacje o Twoich byłych pracownikach, prezentacje wewnętrzne, stare ankiety dla klientów, archiwa e-maili itp.

Główna różnica między ciemnymi danymi a danymi cieniowymi polega na tym, że Twoja firma generuje ciemne dane w infrastrukturze IT firmy podczas zwykłych operacji biznesowych. Nie wykorzystujesz tych danych do innych celów. Możesz też uznać je za przestarzałe, zbędne lub niewystarczające, aby z biegiem czasu były wartościowe.

Natomiast dane ukryte są tworzone na dwa sposoby:

• Celowo generowane przez Shadow IT poza Twoją infrastrukturą IT.
• Nieświadomie spowodowane nadmiernym udostępnianiem danych przez Twoją firmę.

Ciemne dane mogą być podzbiorem danych cieniowych. Na przykład nieistotne dane wyjściowe aplikacji to zarówno ciemne dane, jak i dane ukryte.

Jak powstają dane w tle?

Istnieje kilka kluczowych powodów, dla których pojawiają się dane ukryte.

Po pierwsze, Twój zespół DevOps, pod presją szybkiej pracy, może pominąć kroki bezpieczeństwa. Może to prowadzić do zagrożeń związanych z danymi ukrytymi. Zespół może szybko aktywować i dezaktywować instancje w chmurze, pozostawiając niezauważone dane, o których nie wiedzą zespoły IT lub ochrony danych.

Po drugie, wzrost kultury pracy zdalnej przyczynił się do wykorzystania wyspecjalizowanych narzędzi do zadań takich jak komunikacja i udostępnianie ekranu. Twoi pracownicy mogą w tym celu korzystać z usług stron trzecich, nieświadomie tworząc dane ukryte.

Co więcej, Shadow IT wiąże się z wykorzystaniem przez pracowników nieautoryzowanych narzędzi technologicznych. Kiedy przechowują lub udostępniają dane za pomocą tych narzędzi, stają się one danymi ukrytymi, istniejącymi poza zatwierdzonymi systemami i nadzorem Twojej firmy.

Jeśli Twoja firma działa w środowiskach wielochmurowych, skuteczne monitorowanie danych w różnych środowiskach chmurowych może stanowić wyzwanie. Może to również prowadzić do gromadzenia się danych w tle.

Wreszcie Twoi pracownicy mogą zapisywać poufne pliki na swoich dyskach twardych lub w osobistej chmurze danych (np Google Drive lub OneDrive) bez autoryzacji, przechowując te pliki poza zarządzaniem danymi system.

Jak zminimalizować ryzyko związane z danymi ukrytymi

Występowania danych ukrytych nie można całkowicie zatrzymać, ponieważ często są one produktem ubocznym regularnej działalności organizacji.

Poniższe metody mogą jednak złagodzić ryzyko, jakie dla Twojej firmy stanowią dane ukryte.

1. Wykrywaj i chroń swoje dane

Twoje zespoły ds. bezpieczeństwa i zgodności muszą sprawdzić wszystkie repozytoria danych, jeziora danych, środowiska zarządzane w chmurze i SaaS (oprogramowanie jako usługa) aplikacje, które mogą zawierać cenne dane.

Po zidentyfikowaniu danych we wszystkich swoich depozytach danych należy je sklasyfikować, aby wdrożyć odpowiednie mechanizmy kontroli bezpieczeństwa. Odkrywając i klasyfikując dane, upewnij się, że oprócz danych ustrukturyzowanych możesz uwzględnić w systemie zarządzania bezpieczeństwem danych dane częściowo ustrukturyzowane i nieustrukturyzowane.

Idealnym rozwiązaniem byłoby użycie narzędzia, które może zebrać repozytoria danych w jedno źródło i zapewnić dostęp do pulpitu nawigacyjnego. Pomoże to szybko wykryć nietypowe zachowanie.

Pomaga także ograniczyć uprawnienia i dostęp do danych, aby uniknąć dostania się danych ukrytych w niepowołane ręce. Dostęp do niektórych informacji, szczególnie tych o charakterze wrażliwym, powinien mieć wyłącznie niezbędny personel. Włączenie barier dostępu gwarantuje, że tylko wymagane osoby będą mogły zobaczyć i wykorzystać określone dane.

2. Zarządzaj występowaniem i akumulacją Shadow IT

Efektywne zarządzanie Shadow IT może zmniejszyć ryzyko związane z ukrytymi danymi. Mając kontrolę nad używanym oprogramowaniem i platformami, łatwiej jest chronić dane w tych systemach.

Zapewnij swoim pracownikom odpowiednie narzędzia do wydajnej pracy, upraszczając weryfikację i zatwierdzanie proces wdrażania nowego narzędzia technologicznego i uświadamianie pracownikom zagrożeń związanych z ukrytym IT może pomóc w zarządzaniu cieniem TO.

Dzięki temu możesz kontrolować ilość danych Shadow generowanych przez Shadow IT w Twojej firmie.

3. Wdrażaj zasady skupiające się przede wszystkim na bezpieczeństwie

Upewnij się, że cyberbezpieczeństwo jest podstawowym elementem cyklu życia oprogramowania (SDLC) Twojej firmy. Zespoły ds. zgodności i bezpieczeństwa powinny mieć pełny wgląd w działania DevOps i programistów w odniesieniu do danych.

Właściwe zasady bezpieczeństwa i zgodności obowiązujące od początku SDLC mogą pomóc zminimalizować ilość danych ukrytych tworzonych przez zespoły i programistów DevOps.

Należy także ustalić zasady regularnego usuwania danych ukrytych.

4. Szkoluj swoich pracowników

Twoi pracownicy stanowią pierwszą linię obrony przed wszelkimi ukrytymi danymi i zagrożeniami cyberbezpieczeństwa. Rozważać stworzenie solidnego programu szkoleń pracowników z zakresu cyberbezpieczeństwa edukować pracowników na temat zagrożeń związanych z danymi ukrytymi i sposobów uniknięcia tworzenia danych ukrytych.

Upewnij się także, że programy cyberbezpieczeństwa nie są w Twojej firmie sprawą coroczną. Spróbuj zaplanować wiele małych sesji szkoleniowych przez cały rok, obejmujących sposoby identyfikowania danych ukrytych, bezpiecznego przechowywania danych i ochrony wrażliwych zasobów danych.

Dane ukryte stanowią duże zagrożenie bezpieczeństwa

Minimalizacja ryzyka związanego z danymi ukrytymi ma kluczowe znaczenie dla ochrony wrażliwych informacji. Dane znajdujące się poza kontrolą firmy są podatne na nieuprawniony dostęp, naruszenia danych i wycieki. Może to prowadzić do konsekwencji prawnych, szkody dla reputacji i utraty zaufania klientów.

Dlatego zarządzanie danymi ukrytymi jest niezbędne dla ogólnego bezpieczeństwa cybernetycznego.