9 nieprofesjonalnych błędów podczas prowadzenia rozmów wideo w pracy

Wielu profesjonalistów wciąż nie docenia wirtualnych spotkań. Nie przygotowują się wcale lub nie robią nic, ponieważ te rozmowy odbywają się za pośrednictwem platform do wideokonferencji, a ponadto mogą wyłączyć kamerę i mikrofon.

Chociaż spotkania wirtualne są wygodniejsze niż spotkania osobiste, nie są mniej ważne. Złe przygotowanie może spowodować opóźnienia, utrudnić współpracę lub pogmatwać komunikaty. Aby zapewnić profesjonalne i wydajne spotkania wirtualne, postępuj zgodnie z tymi wskazówkami podczas organizowania rozmów wideo w pracy i uczestniczenia w nich.

1. Przeoczenie środków bezpieczeństwa

Zaniedbanie środków ochrony prywatności przed przystąpieniem do rozmów wideo w pracy jest nieprofesjonalne i niebezpieczne. Narażasz swoje spotkania na ataki polegające na włamywaniu się, podczas których osoby trzecie przejmują losowe połączenia wideokonferencyjne, np. bombardowanie Zoomem. Należy pamiętać, że intruzi mają różne motywy. Niektórzy to po prostu trolle internetowe, które chcą denerwować ludzi, ale inni to wykwalifikowani cyberprzestępcy dokonujący kradzieży danych.

Najlepszym podejściem jest zabezpieczenie spotkań poprzez:

• Ustawianie haseł: Ustaw unikalne hasło dla każdego spotkania — pamiętaj, aby wysłać je uczestnikom prywatnie.
• Włączanie poczekalni: Pozwolą Ci sprawdzić i potwierdzić uczestników przed dołączeniem.
• Ograniczanie uczestników: Łatwiej jest zarządzać wirtualnymi spotkaniami z ograniczoną liczbą uczestników.

Warto poczytać o sposobach zachowaj swoją prywatność podczas korzystania z platform wideokonferencyjnych.

2. Pozostawianie włączonego mikrofonu podczas spotkań

Przestań zostawiać włączony mikrofon podczas spotkań wideo. Wychwytuje przypadkowe dźwięki pochodzące od osób znajdujących się w pobliżu, zwierząt domowych i działających urządzeń, które uczestnicy mogą rozpraszać. W gorszych przypadkach dźwięk z Twojej strony może zagłuszyć głosy innych osób.

Aby zapewnić czystość dźwięku i głosu, należy rozsądnie korzystać z funkcji wyciszenia. Włącz mikrofon, gdy mówisz, wycisz się, gdy słuchasz, i kliknij emoji na ekranie, jeśli chcesz przerwać głośnikom.

Trzeba przyznać, że włączanie i wyłączanie mikrofonu może być denerwujące podczas długich spotkań. Jest to jednak prosty, ale skuteczny sposób okazania szacunku dla wkładu innych i uważności podczas rozmów.

3. Ustawianie złego tła połączeń wideo

Pracownicy powinni znaleźć schludne, profesjonalne tło do wirtualnych spotkań — poprawi to wrażenie, jakie wywrzesz na innych. Postrzegają Cię jako zorganizowaną osobę, która zawsze jest na bieżąco. Alternatywnie, bałagan i brudne środowisko sprawia, że ​​postrzegasz Cię jako osobę, która rzadko uczestniczy w spotkaniach lub projektach współpracy online.

Oczywiście nie oznacza to, że powinieneś budować półki biblioteczne w swoim domowym biurze. Prosta, czysta ściana z minimalnymi przeszkodami wygląda prosto i minimalistycznie, a ponadto nie zawiera elementów rozpraszających.

Jeśli jednak pracujesz na ograniczonej przestrzeni, edytuj tło. Załóżmy, że często korzystasz z Zoomu. Możesz przeglądać wirtualne tła Zoom lub rozmyć otoczenie tuż przed rozpoczęciem połączenia Zoom. Możesz także chcieć się uczyć jak zaprojektować własne tło Zoom.

4. Korzystanie z funkcji czatu prywatnego do rozmów osobistych

Unikaj używania funkcji czatu prywatnego w aplikacjach do wideokonferencji do rozmów osobistych, zwłaszcza gdy dzielisz się sprawami niezwiązanymi z pracą. Istnieje ryzyko, że Twoi przełożeni zobaczą te wiadomości. Chociaż gospodarze nie mogą widzieć prywatnych czatów w czasie rzeczywistym, niektóre aplikacje pokazują je w zapisach spotkań po rozmowie. Można bezpiecznie założyć, że pracodawcy mają całkowitą kontrolę nad kontami prowadzonymi przez firmę.

Ale nawet jeśli Twoi menedżerowie nie sprawdzają ręcznie prywatnych rozmów, wygłaszanie pogardliwych komentarzy podczas rozmów służbowych jest niewłaściwe. Jeśli ktoś zobaczy Twoje wiadomości, możesz zostać ukarany. Skoncentruj się na utrzymaniu pełnej szacunku i produktywnej atmosfery — zachowaj przekomarzanie się na odpowiednich kanałach.

5. Uczestnictwo w spotkaniach online w nieodpowiednich warunkach

Chwila Modele pracy zdalnej i hybrydowej zapewniają elastyczność, nadal powinieneś uczestniczyć w spotkaniach wirtualnych w odpowiednich ustawieniach. Przestań brać udział w rozmowach służbowych podczas prowadzenia pojazdu, podróży lub jedzenia. Po prostu odwrócisz uwagę innych, jeśli będziesz wypowiadać przypadkowe, bezmyślne odpowiedzi, gdy twoja uwaga będzie podzielona.

Najlepszym sposobem jest poinformowanie o swojej sytuacji. Albo przełóż spotkania na najbliższy wolny termin, albo całkowicie zrezygnuj z uczestnictwa — oba są bardziej odpowiednie niż dołączanie do nich w celu udawania obecności. Jeśli nie masz odpowiedniego miejsca do prowadzenia rozmów w domu, możesz rozważyć również dołączenie do przestrzeni coworkingowej. Jeśli tak, upewnij się, że ty zanim wybierzesz przestrzeń coworkingową, rozważ różne czynniki.

Napisz profesjonalny, niestandardowy e-mail OOO przed wyjazdem na urlop. Upewnij się, że Twoi współpracownicy wiedzą, z kim się kontaktować w przypadku pilnych próśb i wiadomości, w przeciwnym razie będą przeszkadzać Ci w przerwie.

6. Późne dołączanie do spotkań online

Punktualność jest ważna zarówno w przypadku spotkań osobistych, jak i wirtualnych. Nierozważne jest odbieranie połączeń zbyt późno i powodowanie opóźnień. Zmarnujesz czas wszystkich, czekając na ciebie.

Ponadto większość aplikacji do wideokonferencji wyświetla alerty, gdy użytkownicy wchodzą do pokoju lub go opuszczają, co może być denerwujące dla innych. Weźmy na przykład Zooma. Gdy ktoś dołączy do rozmowy, generuje głośne dźwięki bąbelków — nie można po prostu wkraść się na spotkania niezauważone. Możesz nawet przerwać tok myślenia głównego mówcy.

Aby uniknąć tych opóźnień, zaplanuj przypomnienia w aplikacjach kalendarza. Ustaw alarmy tak, aby włączały się na pięć minut przed spotkaniami, a następnie zsynchronizuj je na wszystkich urządzeniach służbowych i osobistych.

7. Nie udało się przygotować urządzenia do udostępniania ekranu

Przygotuj wcześniej swoje urządzenie/urządzenia, jeśli będziesz korzystać z funkcji udostępniania ekranu podczas rozmów służbowych. Najlepiej byłoby wyczyścić wszystkie foldery, po których będziesz się poruszać. Ukryj poufne pliki, pliki osobiste i nieodpowiednie treści, a także inne elementy niezwiązane z pracą, aby prezentacje były płynne. Nie ma nic bardziej zawstydzającego niż umożliwienie współpracownikom zobaczenia czegoś prywatnego.

Profesjonaliści, którzy często prowadzą prezentacje, powinni poprosić o wyznaczone urządzenia do pracy; w przeciwnym razie będziesz tracić czas na czyszczenie i przywracanie plików.

8. Nie zwracasz żadnej uwagi na swój wygląd

Przestań zakładać, że wirtualne spotkania wymagają kamery. Twoi partnerzy biznesowi lub przełożeni mogą czasami poprosić Cię o włączenie aparatu — powinieneś zadbać o swój wygląd. Umyj twarz, uczesz włosy i załóż top odpowiedni do pracy. Ustaw także aparat w pobliżu źródła światła, aby Twoja twarz była wyraźna i widoczna.

9. Nieostrożne angażowanie się w luźną rozmowę

Pracownicy często wdają się w krótkie rozmowy, czekając, aż inni uczestnicy dołączą do rozmów służbowych. Uprzejmości przerywają niezręczną ciszę przed rozpoczęciem spotkań. Chociaż możesz poruszać tematy niezwiązane z pracą, ogranicz się do komentarzy związanych z pracą. Nie ekscytuj się zbytnio tylko dlatego, że Twoi znajomi też rozmawiają. Wyobraź sobie, jak kłopotliwe byłoby, gdyby nagle dołączyli twoi partnerzy biznesowi, klienci, współpracownicy i przełożeni.

Jeśli jesteś gospodarzem połączenia, włącz poczekalnię, aby móc sprawdzać uczestników i informować innych użytkowników. Zanim wpuścisz osoby posiadające władzę, upewnij się, że wszyscy się opanowali. W międzyczasie uczestnicy powinni zwrócić uwagę na powiadomienia dźwiękowe dla nowych uczestników.

Prowadź rozmowy służbowe jak profesjonalista w biznesie

W miarę jak coraz więcej firm wdraża pracę hybrydową i zdalną, wirtualne spotkania stopniowo staną się normą. Powinieneś przestać traktować je mniej niż spotkania osobiste. Pozornie drobne błędy, takie jak wyłączenie aparatu, zaniedbany wygląd i używanie niechlujnego tła, są nieprofesjonalne. Twój brak przygotowania może w końcu urazić współpracowników.

Utwórz prostą procedurę przed skorzystaniem z rozmów wideo. Wyrób sobie nawyk przebierania się w ubrania robocze, testowania swoich urządzeń i konfigurowania przyzwoitego tła.