Jak wyeliminować papierowy bałagan i cyfrowo zorganizować swoje życie

Pozbycie się bałaganu w papierze może być irytujące, zwłaszcza gdy wszędzie są stosy. Niezależnie od tego, jak bardzo jesteś ostrożny, stosy papieru piętrzą się, a porządkowanie dużych ilości papieru może być przytłaczające.

Jednak przyjęcie przyjaznego dla środowiska podejścia do organizacji papieru i korzystanie z systemu cyfrowego sprawia, że ​​Twoja przestrzeń jest uporządkowana i wygodna. Oto kilka kroków, które pomogą Ci wyeliminować papierowy bałagan i zorganizować swoje życie cyfrowo.

1. Oceń swoją obecną sytuację

Porządkowanie i organizowanie przestrzeni może być przytłaczającym i stresującym procesem. Początkowo możesz czuć się niepewnie, jak i gdzie rozpocząć proces sprzątania. Ale poświęcenie kilku minut na ocenę obecnej sytuacji związanej z papierowym bałaganem przed przystąpieniem do całkowitej cyfrowej zmiany bardzo pomaga.

Możesz zacząć od kategoryzowania swoich dokumentów według tego, jak ważne są. Następnie określ, gdzie masz najwięcej dokumentów, takich jak szuflady biurowe, biurko lub półki na książki. Określ także, jakie urządzenia pamięci masowej i zasoby będą potrzebne do cyfrowej organizacji, np

bezpłatne rozwiązanie do przechowywania danych w chmurze, skaner obrazu i aplikacje mobilne.

Ocena Twojej przestrzeni ułatwia porządkowanie i pozwala zaplanować skuteczną strategię digitalizacji. Możesz nawet wizualizować swój system cyfrowy i nowe miejsce pracy, aby zmotywować Cię do wykonywania przyszłych zadań.

2. Digitalizacja istniejącej dokumentacji

Możesz szukać określonego dokumentu, ale nie możesz go znaleźć, ponieważ Twój stół roboczy jest pokryty stosami papierów, starych rachunków, paragonów i wydrukowanych e-maili. Cyfryzacja dokumentów oznacza, że ​​nie musisz już przechowywać ani przechowywać stosów dokumentów i faktur. Nie będziesz musiał przeszukiwać szafek na dokumenty i szuflad, aby znaleźć określone pliki.

Zdigitalizuj swoje dokumenty, skanując je i przechowując, co pozwoli Ci odzyskać informacje w razie potrzeby. Możesz użyć skanera obrazu lub aplikacje skanera na telefonie iPhone i smartfonie z systemem Android do przechwytywania dokumentów. Następnie możesz zapisać swoje skany jako JPG lub PDF. Umożliwi to łatwe udostępnianie plików innym osobom, eliminując potrzebę kompilowania i wysyłania dokumentów kurierem.

3. Włącz rozliczenia i wyciągi online

Wyobraź sobie, że otrzymujesz wszystkie rachunki, pokwitowania i sprawozdania finansowe pocztą elektroniczną. Nie będzie potrzeby przeszukiwania stosów paragonów i faktur w poszukiwaniu konkretnego paragonu, a Twoja przestrzeń będzie wolna od papieru.

Dzięki rozliczeniom i wyciągom online znacznie zmniejszasz ilość papieru wokół siebie. Pozwala to na praktykę ochrony środowiska poprzez zmniejszenie wpływu produkcji papieru na środowisko.

Wszystkie faktury i paragony możesz otrzymywać online, dzięki czemu masz do nich łatwy dostęp za pośrednictwem urządzenia mobilnego lub laptopa. Rozliczenia online pomagają również śledzić historię płatności oraz rejestrować transakcje i wydatki.

Poza tym liczne aplikacje menedżera paragonów I darmowe aplikacje do faktur oferują funkcje, takie jak śledzenie wydatków i przypomnienia o płatnościach, które pozwalają być na bieżąco i unikać zaległych płatności.

4. Zautomatyzuj cyfrowe podpisywanie dokumentów

Świat stał się tak cyfrowy, że możesz łatwo manewrować uciążliwym podpisywaniem dokumentów długopisem na papierze. Z aplikacje do podpisywania dokumentów online, możesz zaoszczędzić czas i wyeliminować bałagan papierowy generowany przez drukowanie i podpisywanie fizycznych kopii dokumentów.

Niektóre platformy do podpisywania dokumentów cyfrowych również oferują szyfrowanie danych jako środek bezpieczeństwa, zmniejszając ryzyko sfałszowania dokumentów.

Przyjęcie praktyki cyfrowego podpisywania dokumentów pomaga kultywować sposób myślenia bez papieru, gdzie się znajdujesz bardziej otwarci na inne praktyki porządkowania papieru i cyfrową organizację swojego stylu życia.

5. Przechowuj dokumenty w chmurze

Przechowywanie w chmurze stało się jednym z najbardziej innowacyjnych sposobów przechowywania i zabezpieczania wrażliwych danych na świecie. To świetny sposób na uporządkowanie i uporządkowanie papieru kosmicznego. Nie będziesz już musiał przechowywać ani przechowywać wielu fizycznych kopii dokumentów, eliminując konieczność przechowywania dokumentów w szafkach, segregatorach i na półkach.

Przechowywanie plików w chmurze pomaga również lepiej zarządzać dokumentami i organizować je. Liczne platformy do przechowywania w chmurze zapewniają narzędzia do łatwej organizacji, zapewniające łatwe pobieranie plików. Technologia przechowywania w chmurze oferuje również wysokiej klasy usługi bezpieczeństwa, które chronią Twoje dokumenty, umożliwiając bezpieczne udostępnianie plików innym osobom.

Fizyczne dokumenty, które nie są właściwie przechowywane, są bardziej podatne na uszkodzenia, utratę i kradzież. Jednak przechowywanie plików w chmurze zapewnia długotrwałą ochronę, chroniąc dokumenty przed uszkodzeniem i zagubieniem.

Co więcej, przechowywanie w chmurze oferuje wystarczająco dużo miejsca do przechowywania dowolnej liczby dokumentów i przesyłania ich innym za pośrednictwem urządzenia mobilnego lub laptopa.

6. Ustaw domyślne ustawienia drukarki na Dwustronne

Drukowanie dwustronne obejmuje dostosowanie drukarki do automatycznego drukowania po obu stronach papieru. Pomaga to zmniejszyć ilość papieru zaśmiecanego w Twojej przestrzeni.

Drukowanie mniejszej ilości papieru oznacza zmniejszenie liczby dokumentów, które fizycznie przechowujesz w szafkach i na półkach. Zachęca również do minimalizowania zużycia papieru i dążenia do uporządkowanego, uporządkowanego środowiska i stylu życia.

Drukowanie dwustronne nie tylko pomaga zmniejszyć ilość papieru o połowę; pozwala również zaoszczędzić na kosztach papieru i promuje ochronę środowiska poprzez zmniejszenie liczby drzew używanych do produkcji papieru.

7. Wyeliminuj pojemniki na papier/listy z biurka

Tace na papier na biurku często stają się wygodnym miejscem do układania przychodzących dokumentów, co powoduje bałagan w papierze. Możesz zacząć organizować swoje życie cyfrowo, eliminując tace na papier. Tak, trzymanie tac na papier może być kuszące, zwłaszcza gdy chcesz mieć łatwy dostęp do swoich plików.

Jeśli jednak zależy Ci na uporządkowanym i uporządkowanym miejscu pracy, powinieneś zdecydować się na cyfrowe podejście do organizacji papieru. Dzięki odsunięciu podajników papieru możesz szybciej przetwarzać i zarządzać przychodzącymi dokumentami oraz utrzymywać porządek na biurku.

Ponadto będziesz spędzać mniej czasu na organizowaniu i czyszczeniu tac na papier podczas cyfrowego przechowywania dokumentów i zarządzania nimi. Wyeliminowanie tacek na papier pomaga również rozwinąć sposób myślenia bez bałaganu, wpływając na przyjęcie bardziej zorganizowanego stylu życia.

Przejście do przestrzeni bez papieru

To normalne, że papier gromadzi się z czasem podczas pracy. Jednak przyjęcie cyfrowego podejścia do organizowania dokumentów i utrzymywania przestrzeni bez papieru jest bardziej wydajnym i zrównoważonym sposobem zarządzania firmą i życiem.

Przekonasz się, że digitalizacja papieru pomaga efektywnie organizować życie osobiste i zawodowe. Priorytetowo traktuje również najważniejsze dokumenty, dzięki czemu są łatwo dostępne i lepiej przechowywane.