7 podstawowych funkcji programu Excel dla właścicieli małych firm

Excel to potężne narzędzie do zarządzania finansami jako właściciela małej firmy. Jego arsenał narzędzi do manipulacji danymi może zaoszczędzić czas i wysiłek związany ze śledzeniem wydatków, przychodów i innych danych finansowych.

Funkcje są podstawą programu Excel i źródłem jego supermocy. Jeśli jesteś nowicjuszem w programie Excel, oto kilka podstawowych funkcji, których powinieneś się nauczyć, aby skutecznie zarządzać swoimi finansami.

1. SUMA

SUMA jest prawdopodobnie najczęściej używaną funkcją w Excelu i jest jeszcze bardziej przydatna w finansach. Pozwala dodać zakres komórek i uzyskać sumę.

=SUM(values)

Możesz podać wartości bezpośrednio do funkcji SUMA lub odwoływać się do nich jako do komórek i zakresów.

Na przykład możesz użyć funkcji SUMA, aby zsumować całkowitą sprzedaż każdego artykułu w określonym okresie.

=SUM(D2:D8)

w tym przykładzie D2:D8

to zakres komórek zawierający wartość sprzedaży, którą chcesz dodać. Funkcja SUMA pobiera wszystkie wartości z tego zakresu i oblicza łączną sprzedaż wszystkich artykułów.

2. PRZECIĘTNY

Funkcja ŚREDNIA to kolejna przydatna funkcja w przypadku liczb. ŚREDNIA oblicza średnią wartość zakresu komórek.

=AVERAGE(range)

Na przykład możesz użyć funkcji ŚREDNIA do obliczenia średniej ceny różnych przedmiotów.

=AVERAGE(B2:B8)

W tej formule B2:B8 to zakres komórek zawierających ceny towarów, dla których chcesz obliczyć średnią. Funkcja ŚREDNIA obliczy średnią wartość wszystkich liczb w tym zakresie i wyświetli średnią cenę przedmiotu.

3. LICZYĆ

Funkcja LICZ.LICZ. zlicza komórki zawierające wartość liczbową.

=COUNT(range)

Możesz użyć tej funkcji, aby uzyskać liczbę przedmiotów, które miały sprzedaż. Jeśli liczba sprzedaży przedmiotu jest pusta lub nie jest liczbą, to LICZBA jej nie policzy.

=COUNT(C2:C8)

W tym przykładzie LICZBA przegląda sprzedaż w C2:C8 i zwraca liczbę pozycji ze sprzedażą. Produkt A i Produkt D nie mają sprzedaży, więc COUNT je pominie.

Zero jest również liczbą, a COUNT uwzględni ją w swoich danych wyjściowych. W rezultacie ta konfiguracja działa tylko wtedy, gdy nie wprowadzisz zera dla pozycji bez sprzedaży i zamiast tego pozostawisz je puste. Możesz użyj LICZ.JEŻELI i LICZ.JEŻELI, aby określić warunki niestandardowe dla komórek, które chcesz policzyć.

4. LICZ.JEŻELI

LICZ.JEŻELI to bardziej zaawansowana wersja LICZ.JEŻELI. Tam, gdzie LICZ.JEŻELI zlicza tylko komórki zawierające wartości liczbowe, LICZ.JEŻELI zlicza komórki, które spełniają określony warunek.

=COUNTIF(range, criteria)

W tej składni zakres to zakres, w którym chcesz, aby LICZ.JEŻELI wyszukiwane były wartości spełniające warunek kryteria.

Możesz użyć funkcji LICZ.JEŻELI, aby policzyć liczbę przedmiotów, które sprzedały się powyżej określonej kwoty.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

W tym przykładzie LICZ.JEŻELI przegląda sprzedaż w D2:D8 i zwraca liczbę przedmiotów, które sprzedały się za 600 USD lub więcej.

5. JEŚLI

Funkcja JEŻELI sprawdza warunek i zwraca wartość na podstawie wyniku testu. Możesz ustawić niestandardowe wyniki dla obu wyników testu.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

w składni wyrażenie_logiczne jest warunkiem, który chcesz przetestować. JEŚLI powróci wyjście_jeśli_prawda Lub wyjście_jeśli_fałsz, w zależności od wyników testu. Możesz zagnieżdżaj w sobie wiele funkcji JEŻELI określić różne warunki.

Na przykład możesz użyć funkcji JEŻELI, aby sprawdzić, czy określony przedmiot osiągnął swój cel sprzedaży i zwrócić wiadomość na podstawie wyniku.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

W tej formule D2 to komórka z całkowitą sprzedażą pozycji, oraz E2 to komórka z celem sprzedaży tego elementu. Jeśli wartość w D2 jest większa lub równa E2, funkcja JEŻELI zwróci Cel osiągnięty. Jeśli wartość w D2 jest mniejsza niż E2, funkcja JEŻELI zwróci Cel nie powiódł się.

Możesz przeciągnąć uchwyt autouzupełniania na pozostałe komórki, aby je wypełnić. W celu dalszego podkreślenia możesz użyć Formatowanie warunkowe w Excelu aby wyświetlić wyniki JEŻELI w różnych stylach.

6. WYSZUKAJ.PIONOWO

The funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO może znaleźć wartość w tabeli i zwrócić odpowiednią wartość w tym samym wierszu.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

w składni szukana_wartość jest to, co chcesz sprawdzić, tablica_tabeli jest tam, gdzie chcesz szukać, i numer_indeksu_kolumny to numer kolumny tablicy_tablicy zawierającej zwracaną wartość. Zakres wyszukiwania jest opcjonalnym argumentem, który pozwala zdecydować, czy szukać przybliżonych wyników. Wprowadzanie PRAWDA umożliwia przybliżone dopasowania i wprowadzanie FAŁSZ zezwala tylko na dokładne dopasowania.

Na przykład, jeśli masz tabelę zawierającą nazwy i ceny produktów i chcesz wyświetlić cenę określonego produktu w innym miejscu, możesz użyć funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

W tym przykładzie Produkt A w komórce A2 jest wartością, którą chcesz znaleźć w tabeli referencyjnej, L2:N8 to zakres komórek, który zawiera tabelę, 2 to numer kolumny zawierającej ceny produktów, oraz FAŁSZ mówi WYSZUKAJ.PIONOWO, aby zwróciło dokładne dopasowanie.

7. POWIĄZAĆ

Funkcja CONCATENATE łączy wiele wartości lub komórek i wyświetla je w jednej komórce.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Składnia CONCATENATE jest prosta. Wywołujesz funkcję i wprowadzasz wartości, które chcesz połączyć, oddzielając je przecinkiem.

Możesz użyć tej funkcji do łączenia i podsumowywania danych z wielu komórek. Załóżmy na przykład, że masz arkusz kalkulacyjny z danymi finansowymi swojej firmy. Możesz utworzyć podsumowanie dla każdego przedmiotu, w tym jego tag, sprzedaż docelową i rzeczywistą sprzedaż.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Nie przejmuj się długością tej formuły. Wszystkie argumenty są tego samego typu i reprezentują części pełnego zdania. W tej formule CONCATENATE pobiera nazwę elementu z A2, kategoria z F2, liczba sprzedanych jednostek od C2, a łączna sprzedaż z D2. Ciągi tekstowe łączą ze sobą wartości, tworząc zdanie.

Podczas pracy z takimi długimi formułami należy zwrócić uwagę na przecinki i cudzysłowy. Umieść ciągi tekstowe w cudzysłowach i dokładnie sprawdź, czy zamykasz każdy cudzysłów i umieszczasz przecinek między argumentami. Możesz dodać spacje lub symbole, takie jak znak dolara, do ciągu tekstowego przed wartością lub po niej.

Rozwijaj swoją firmę z Excelem

Zarządzanie danymi finansowymi i manipulowanie nimi jest niezbędne dla każdej firmy; twój nie jest wyjątkiem. Excel jest potęgą do tego celu. Posiadając odpowiednią wiedzę na temat funkcji i możliwości programu Excel, możesz zamienić program Excel z zastraszającego przeciwnika w przyjaznego towarzysza w biznesie.

Opanowanie opisanych tutaj podstawowych funkcji programu Excel umożliwi efektywne zarządzanie finansami małej firmy. Konsekwentna praktyka z programem Excel może pomóc Ci stać się ekspertem w korzystaniu z tego programu i rozwijać firmę poza obecne ograniczenia.