Jak napisać e-mail z kondolencjami w pracy (z szablonami)

Kiedy współpracownik doświadcza straty, przemyślane okazanie wsparcia może być dla niego wielkim pocieszeniem. Ale wyrażanie kondolencji przez e-mail może być dość trudne. Zamiast ich pocieszyć, możesz sprawić koledze jeszcze większy niepokój, przypadkowo mówiąc coś niewłaściwego.

Dlatego powinieneś wiedzieć, jak napisać profesjonalny e-mail z kondolencjami w pracy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co można, a czego nie należy robić, oferując pocieszenie przez e-mail. Dołączyliśmy również różne szablony wiadomości e-mail z kondolencjami, których możesz użyć, aby wyrazić swoje współczucie.

Co należy zrobić, pisząc e-mail z kondolencjami

Oto kilka rzeczy, które powinieneś zrobić, pisząc e-mail z kondolencjami:

Odpowiedni wiersz tematu

Rozpocznij wiadomość e-mail od odpowiedniego tematu. Możesz użyć zwrotów takich jak „Przepraszam za twoją stratę”, „Moje kondolencje”, „Moje wyrazy współczucia” lub „Przykro mi z powodu twojej straty”.

Celem jest napisanie czegoś zwięzłego i na temat, aby Twój współpracownik od razu wiedział, jaki jest cel wiadomości e-mail. Mogą wtedy zdecydować, czy chcą je otworzyć, czy nie.

Przejdź prosto do celu

Jeśli chodzi o ustawienia profesjonalne, jest ich kilka typowych błędów, których należy unikać w początkowych wierszach wiadomości e-mail. Dlatego nigdy nie zbaczaj z tematu i nie rozmawiaj o niezwiązanych ze sobą rzeczach, zwłaszcza podczas pisania profesjonalnych e-maili z kondolencjami.

Musisz zrozumieć, że twój współpracownik jest w żałobie, więc nie powinieneś marnować jego czasu na niepotrzebnie długie e-maile. Przejdź od razu do sedna, mówiąc na przykład: „Słyszałem o twojej stracie i składam najgłębsze kondolencje” lub po prostu: „Bardzo mi przykro z powodu twojej straty”.

Spersonalizuj to

Jeśli wiesz, jaki związek miał Twój współpracownik ze zmarłym, rozważ podanie tych informacji, aby e-mail brzmiał bardziej spersonalizowanie. Przykładem może być: „Naprawdę mi przykro z powodu śmierci twojego brata”.

Jeśli osobiście znasz osobę, która zmarła, rozważ włączenie wspólnej pamięci o niej do wiadomości e-mail z kondolencjami. To nie tylko uczci ich pamięć, ale także okaże wsparcie dla pogrążonych w żałobie.

Zaoferuj swoje wsparcie

W ostatniej części e-maila kondolencyjnego pamiętaj o zaoferowaniu wsparcia współpracownikowi. Powiedz im, że zawsze będziesz przy nich i że mają pełne wsparcie w tym trudnym czasie. W ten sposób twój współpracownik nie będzie czuł się samotny w procesie żałoby.

Co ważniejsze, bądź gotów zaoferować wsparcie, jeśli Twój współpracownik o to poprosi, czy to w formie szybkiego telefonu, czy osobistej wizyty. Ale nawet jeśli w tej chwili nie potrzebują pomocy, Twój kolega z pewnością doceni ten gest.

Następnie możesz zakończyć wiadomość e-mail, używając profesjonalnego podpisu, ponieważ jest to jeden z najlepsza etykieta e-mailowa to zrobić. Nie tylko sprawia, że ​​wyglądasz bardziej profesjonalnie, ale także pomaga odbiorcy skontaktować się z Tobą w razie potrzeby.

Czego należy unikać, pisząc e-mail z kondolencjami

Oto kilka rzeczy, których powinieneś unikać za wszelką cenę, pisząc e-mail z kondolencjami w profesjonalnym otoczeniu:

Zwyczajne powitanie

Jeśli chodzi o profesjonalne e-maile, praktyczną zasadą jest unikanie swobodnych powitań. Jest to szczególnie ważne w przypadku e-maili zawierających kondolencje.

Zamiast tego możesz użyć różnych zwrotów grzecznościowych, takich jak „Pozdrowienia”, „Szanowny Panie/Pani” lub zwykłe „Pan/Pani” przed nazwiskiem współpracownika. Możesz użyć „Cześć”, jeśli osoba pogrążona w żałobie jest bliskim przyjacielem z pracy. Ale wszystko, co jest bardziej swobodne, może wydać się niegrzeczne.

Przyjmowanie przekonań religijnych

Zakładanie przekonań religijnych kolegi i umieszczanie kondolencji religijnych w e-mailu na podstawie tych założeń nigdy nie jest dobrym pomysłem. Twój współpracownik może uznać to za niewłaściwe lub wręcz lekceważące.

Ale jeśli jesteś blisko osób pogrążonych w żałobie i szczerze wierzysz, że wspomnienie znajomego powiedzenia religijnego przyniesie im ulgę, możesz to zrobić. Ale upewnij się, że jest krótki, a słowa są poprawnie sformułowane.

Udzielanie niezamówionych porad i porównywanie ich strat z własnymi

Wiele osób popełnia błąd, udzielając niezamówionej porady podczas składania kondolencji. Musisz zrozumieć, że w razie potrzeby osoba sama poprosiłaby o poradę. Unikaj więc mówienia takich rzeczy jak: „Spróbuj być czymś zajęty, aby nie myśleć o tej tragedii”.

Co więcej, nikt nie chce, aby jego żałoba została unieważniona lub porównana z żałobą kogoś innego. Dlatego pamiętaj, aby unikać tworzenia podobieństw między utratą współpracowników a utratą własną.

Szablony wiadomości e-mail z kondolencjami

Oto kilka szablonów wiadomości e-mail z kondolencjami, których możesz użyć, aby okazać wsparcie współpracownikowi. Możesz także utworzyć:

Szablon 1:

Wiersz tematu: Moje kondolencje

Cześć [imię współpracownika],

Jestem głęboko zasmucony słysząc o twojej stracie. Chcę złożyć najgłębsze kondolencje. [Imię zmarłego] był niesamowitą osobą i miło go wspominam od czasu, gdy się poznaliśmy [Podaj, kiedy poznałeś zmarłego].

Chcę, żebyś wiedział, że jestem tu dla ciebie, gdybyś czegoś potrzebował.

Z poważaniem,

[Twoje imię]

Czytaj więcej

Szablon 2:

Wiersz tematu: Przykro mi z powodu Twojej straty.

Witaj [imię współpracownika],

Słyszałem o niedawnej stracie w twojej rodzinie. Proszę przyjąć wyrazy najgłębszego współczucia. Mam nadzieję, że znajdziesz pocieszenie w dobrych wspomnieniach, które z nimi dzieliłeś. [Wstaw wspólne dobre wspomnienie] to wciąż jedno z moich najmilszych wspomnień związanych z nimi, które głęboko cenię.

Jeśli czegoś potrzebujesz lub chcesz z kimś porozmawiać, wiedz, że jestem tylko pod telefonem.

Z poważaniem,

[Twoje imię]

Czytaj więcej

Szablon 3:

Wiersz tematu: Moja sympatia.

Drogi [imię współpracownika],

Jest mi bardzo przykro słyszeć, że [zmarłe imię] zmarło. Mam nadzieję, że masz wszelkie wsparcie, którego potrzebujesz, aby przejść przez ten trudny czas. Proszę o kontakt, gdybyś czegoś potrzebował.

Z poważaniem,

[Twoje imię]

Czytaj więcej

Profesjonalne e-maile z kondolencjami mogą wzmocnić relacje w pracy

Oto zalecenia i zalecenia dotyczące pisania profesjonalnego e-maila z kondolencjami wraz z kilkoma szablonami, które mogą Ci w tym pomóc. Rozpocznij swój e-mail od zwięzłego tematu i użyj profesjonalnego zwrotu grzecznościowego.

Nie zapomnij, aby e-mail był krótki, przekaż kondolencje i okaż wsparcie. Pamiętaj też, aby ponownie przeczytać e-mail przed naciśnięciem „wyślij”, aby upewnić się, że przypadkowo nie powiesz czegoś, co pogorszy sytuację.