6 narzędzi zwiększających produktywność poczty e-mail, które pozwolą Ci zaoszczędzić godziny

Poczta elektroniczna nadal zajmuje integralne miejsce w dzisiejszym miejscu pracy, pomimo mnożenia się narzędzi komunikacyjnych z przydatnymi funkcjami. Jako niezawodne narzędzie do komunikacji wewnętrznej, dotarcia do klientów oraz identyfikator internetowy służący do rejestracji w przypadku różnych usług niezbędne jest stosowanie najlepszych narzędzi zwiększających produktywność poczty e-mail, aby to zmaksymalizować technologia.

Dlaczego to jest ważne? Zwiększając produktywność poczty e-mail, możesz usprawnić proces komunikacji, uniknąć napływu wiadomości e-mail, które zaśmiecają Twoją skrzynkę odbiorczą, i zyskać więcej czasu na skupienie się na innych zadaniach. Poniżej omówimy najlepsze narzędzia zwiększające produktywność poczty e-mail.

1. ChatGPT pisać e-maile

ChatGPT to chatbot oparty na sztucznej inteligencji, który może symulować rozmowy przypominające ludzkie i generować odpowiedzi, które brzmią naturalnie. Jednym z niesamowitych sposobów wykorzystania ChatGPT do usprawnienia dnia pracy jest użycie go jako asystenta pisania, a dokładniej do tworzenia szkiców e-maili.

Wszystko, co musisz zrobić, aby używaj ChatGPT do pisania trudnych e-maili w pracy jest iść do Witryna OpenAI i utwórz konto, jeśli go nie masz. Następnie podaj kontekst tego, co chcesz napisać w swoim e-mailu.

Na przykład Twoja rola, do kogo wysyłana jest wiadomość e-mail i co chcesz osiągnąć w rozmowie. Następnie poproś ChatGPT o napisanie dla Ciebie wersji roboczej wiadomości e-mail. Możesz użyć tej wersji roboczej w obecnej postaci lub wprowadzić modyfikacje, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Alternatywnie możesz użyć czatu Bing firmy Microsoft, wbudowanego chatbota konwersacyjnego obsługiwanego przez system języka naturalnego GPT OpenAI, tę samą technologię, która napędza ChatGPT.

Jedną z zalet korzystania z czatu Bing jest to, że jest on wbudowany w przeglądarkę Microsoft Edge. Wszystko, co musisz zrobić, to zarejestruj się w wyszukiwarce Bing opartej na sztucznej inteligencji w Edge i użyj go Komponować na pasku bocznym, aby napisać wiadomość e-mail.

2. GrammarlyGO do edytowania i tworzenia wiadomości e-mail

Po napisaniu e-maila następnym krokiem powinno być edytowanie go pod kątem literówek i innych błędów. GrammarlyGo to kolejne narzędzie do zwiększania produktywności poczty e-mail, które warto rozważyć. Więc, Co to jest GrammarlyGO? To narzędzie do edycji z generatywnymi możliwościami sztucznej inteligencji, które może pomóc Ci poprawić przepływ pracy i wydajność pisania.

Możesz użyć GrammarlyGO, aby sprawdzić błędy interpunkcyjne i ortograficzne, poprawić błędy gramatyczne i poprawić pisanie. Ponadto możesz wykorzystać możliwości generatywnej sztucznej inteligencji Grammarly do komponowania lub przepisywania wiadomości e-mail.

Wszystko, co musisz zrobić, to założyć bezpłatne konto Grammarly, które da ci dostęp do podstawowych sugestii dotyczących pisania i edytowania, a także 100 monitów miesięcznie. Ponadto możesz również pobrać rozszerzenie Grammarly do swojej przeglądarki, aby edytować i generować treści bezpośrednio z przeglądarki bez konieczności opuszczania strony.

3. Kolec aby uprościć i poprawić obsługę poczty e-mail

Jeśli szukasz innowacyjnego rozwiązania, które wykracza poza to, co oferują konwencjonalne klienty poczty, Spike to innowacyjne rozwiązanie, które może poprawić jakość korzystania z poczty e-mail i produktywność.

Zacznijmy od niektórych głównych problemów często związanych z wieloma klientami poczty e-mail, takich jak zagracona skrzynka odbiorcza i ograniczona możliwość automatycznego sortowania wiadomości e-mail.

Dzięki wbudowanej funkcji organizacji Spike'a, Priorytety, możesz łatwo sortować mniej ważne e-maile, takie jak e-maile promocyjne i powiadomienia z aplikacji społecznościowych, w innej skrzynce odbiorczej o nazwie Inny podczas gdy przechowuje ważne e-maile w Priorytety.

Następnie podobne do czatu wątki Spike'a, podobne do tych widocznych w aplikacjach do przesyłania wiadomości, umożliwiają łatwe śledzenie rozmów z kontaktami. Takie konwersacyjne podejście upraszcza i poprawia korzystanie z poczty e-mail, umożliwiając szybkie poruszanie się po wiadomościach e-mail.

Dodatkowo możesz użyć Spike'a do ujednolicenia wszystkich kont e-mail w jednym portalu, aby śledzić wiadomości e-mail z różnych kont bez przełączania się między nimi. podczas gdy jego Superwyszukiwanie funkcja ułatwia znalezienie tego, czego szukasz.

4. Zapier aby zautomatyzować przepływy pracy poczty e-mail

Zintegrowanie najczęściej używanych narzędzi ze stosem produktywności może pomóc zaoszczędzić czas i poprawić produktywność, ponieważ umożliwia synchronizację danych między różnymi aplikacjami i platformami. Biorąc pod uwagę, ile czasu spędzasz w skrzynce odbiorczej, łączenie poczty z innymi aplikacjami i usługami, z których regularnie korzystasz, ma sens.

Możesz użyć narzędzia do automatyzacji przepływu pracy, takiego jak Zapier, aby połączyć swoją pocztę e-mail z innymi popularnymi narzędziami zwiększającymi produktywność. Na przykład możesz użyć E-mail przez integrację Zapier aby połączyć swój e-mail ze Slack i wysyłać wszystkie przychodzące e-maile na określony kanał Slack. Czy jesteś użytkownikiem Kalendarza Google? Zapier umożliwia automatyczne tworzenie wydarzeń w Kalendarzu Google na podstawie przychodzących e-maili.

Zapier umożliwia także tworzenie niestandardowych zautomatyzowanych przepływów pracy do obsługi powtarzalnych zadań związanych z wiadomościami e-mail i innymi narzędziami. Te integracje Zapier mogą znacznie zwiększyć produktywność poczty e-mail.

5. SaneBox uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą

Osiągnięcie czegokolwiek jest trudne, gdy skrzynka odbiorcza jest zagracona, a większość czasu spędzasz na sortowaniu wiadomości e-mail. SaneBox to inteligentne rozwiązanie poczty e-mail, które pomaga automatycznie organizować skrzynkę odbiorczą.

Możesz użyć SaneBox do wyczyszczenia skrzynki odbiorczej, skanując wiadomości e-mail w celu znalezienia aplikacji, stron internetowych i biuletynów, które subskrybujesz, i wybierając te, które chcesz wyrzucić.

Następnie SaneBox wykorzystuje sztuczną inteligencję do sortowania skrzynki odbiorczej, identyfikując e-maile wymagające natychmiastowej uwagi, jednocześnie klasyfikując mniej ważne w @SaneLater teczka. Ponadto można również wyszkolić SaneBox w zakresie organizowania wiadomości e-mail poprzez ręczne wysyłanie wiadomości e-mail do określonych folderów.

Na przykład możesz wysyłać spamerskie wiadomości e-mail do @SaneBlackHole lub utwórz osobny folder na e-maile od członków rodziny. SaneBox zapamięta i automatycznie doda wszystkie przychodzące wiadomości e-mail do odpowiednich folderów.

6. Todoist zamienić e-maile w zadania

Jednym z najlepszych sposobów na zwiększenie produktywności poczty e-mail jest przekształcenie wiadomości e-mail w zadania, które można wykonać. Todoist to wydajna aplikacja do tworzenia list rzeczy do zrobienia, która pomoże Ci uporządkować zadania i zrobić więcej.

Możesz zainstalować Todoist dla Gmaila albo Todoist dla Outlooka dodatki do szybkiego przekształcania wiadomości e-mail bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w zadania. Po zainstalowaniu otwórz dowolną wiadomość e-mail, którą chcesz przekształcić w zadanie Todoist, kliknij na Todoist ikonę, nazwij projekt, ustaw termin i poziom priorytetu, a następnie kliknij DODAJ ZADANIE.

Spędzaj mniej czasu w skrzynce odbiorczej e-mail i rób więcej

Jako narzędzie komunikacji, Twój e-mail powinien zapewnić Ci dostęp do informacji potrzebnych do podejmowania decyzji i działań. Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu w swojej skrzynce odbiorczej, będzie to utrudniać efektywną pracę.

Czas więc przyjąć proaktywne podejście, korzystając z wymienionych powyżej narzędzi zwiększających produktywność poczty e-mail. Pomoże Ci to uporządkować skrzynkę odbiorczą i zmniejszyć obciążenie e-maili, nadążać za najważniejszymi e-mailami, szybciej odpowiadać i uwolnić czas, aby skupić się na ważniejszych zadaniach.