10 pasywno-agresywnych zwrotów, których należy unikać w cyfrowym miejscu pracy

Brak sygnałów niewerbalnych w komunikacji online utrudnia przekazywanie wiadomości. Musisz starannie dobierać słowa. Rzucanie żargonem i slangiem bez uwzględnienia drugiej strony może wywołać złe wrażenie.

Nie możesz przewidzieć, jak ludzie będą Cię postrzegać w cyfrowym miejscu pracy. Jednak unikanie tych pasywno-agresywnych zwrotów zapobiega ryzyku błędnej interpretacji Twoich wiadomości przez kolegów.

1. "Odnotowany"

„Zanotowano” to szybka i wygodna odpowiedź, której ludzie nadużywają w rozmowach w pracy online. Podobno uznaje wiadomości, ale jak na ironię, jego zwięzłość sugeruje brak zaangażowania. Ogólne, jednowyrazowe odpowiedzi są bezmyślne i lekceważące.

Zamiast bezmyślnie wysyłać zwięzłe odpowiedzi, nawiąż kontakt z nadawcą, zadając pytania, wyjaśniając lub podsumowując jego wiadomość. Pokaż, że całkowicie je rozumiesz. Twoi współpracownicy docenią dodatkowy wysiłek wkładany w tworzenie wiadomości.

2. „Nie słyszałem od ciebie”

Rozpoczynanie e-maili uzupełniających od „Jeszcze od ciebie nie słyszałem” jest proste i wygodne, ale brzmi niegrzecznie. Odbiorcy rzadko dobrze reagują na otwierające się poczucie winy. Mogą myśleć, że sprawiasz, że czują się źle z powodu przeoczenia twoich wcześniejszych wiadomości.

Badać proaktywne, ale uprzejme sposoby proszenia o kontynuację zamiast domagać się natychmiastowych odpowiedzi. Pamiętaj, że twoi współpracownicy mają dużo do zrobienia w życiu osobistym i zawodowym – musisz szanować ich granice.

Określ, czy potrzebujesz odpowiedzi drugiej strony, aby przejść wraz z projektem, który zależy od czasu. Bądź uprzejmy, ale nie owijaj w bawełnę.

3. "Myślałem, że wiesz"

Wyrażenie „Myślałem, że wiesz, że [temat]” brzmi protekcjonalnie i zrzuca winę na odbiorcę. Mogą nawet się obrazić, w zależności od rozmowy. Oznacza to, że wypełniłeś swoje obowiązki, ale druga strona przeoczyła swoje. Nigdy nie rzucaj tych oskarżeń w cyfrowe miejsce pracy.

Lepszym podejściem jest bezpośrednie wyjaśnienie nieporozumień — nie ma znaczenia, kto się myli, a kto ma rację. Współpracuj, aby rozwiązywać problemy ze swoimi współpracownikami. Jeśli masz skargę na nich, skorzystaj z odpowiednich kanałów, zamiast kłócić się przez e-mail.

4. "Z góry dziękuję"

Powiedzenie „z góry dziękuję” nie zawsze brzmi wesoło — jest też odbierane jako manipulacja i wymaganie. Odbiorcy mogą czuć się zmuszeni do zaakceptowania Twojej prośby. To zdanie tworzy sfabrykowane poczucie presji, które może sprawić, że poczują się niekomfortowo.

Unikaj sugerowania założeń, gdy okazujesz wdzięczność. Podziękuj odbiorcy za przeczytanie Twojej wiadomości i rozważenie Twojej prośby, ale nie mów tak, jakby już się z Tobą zgodził.

Albo jeszcze lepiej, szukaj proaktywnych sposoby kończenia wiadomości e-mail. Możesz podsumować najważniejsze elementy swojej wiadomości, wstawić subtelne wezwanie do działania (CTA) lub wskazać najlepszy sposób, w jaki czytelnicy mogą się z Tobą skontaktować. Wyeliminuj niejasne, ogólne końcowe linie z e-maili.

5. „CC'Ing [Mój szef] w celach informacyjnych/widoczności”

Nagłe powiedzenie „DW [szefowi] w celu odniesienia lub widoczności” podczas złożonych dyskusji sugeruje, że nie ufasz swoim współpracownikom. Pomyślą, że odcinasz się, przekazując odpowiedzialność swojemu szefowi. Świadczy to o słabym profesjonalizmie z Twojej strony.

Angażuj swojego szefa tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Pośpieszne wspominanie o nich w każdym gorącym wątku wiadomości rujnuje twoje stosunek pracy z przełożonymi i koledzy. Musisz nauczyć się współpracować z innymi i brać odpowiedzialność za swoje decyzje.

6. „O czym bez wątpienia wiecie”

Rzucanie szturchańców w stylu „Jak zapewne wiesz [podmiot]” podczas rozmowy brzmi arogancko i protekcjonalnie. Kwestionują wiarygodność drugiej strony i kpią z jej wiedzy. Wypowiadanie tych zwrotów tylko przyczynia się do niechęci do miejsca pracy, minimalizując prawdopodobieństwo przyszłych projektów.

Twoi współpracownicy nie będą już chcieli z tobą pracować. Zawsze używaj rozważnego języka w cyfrowym miejscu pracy. Wspomnij o niezbędnych uwagach i przypomnieniach, nie sprawiając, że odbiorca poczuje się źle z powodu ich przeoczenia.

7. „Ponowne dołączanie [pliku] dla Twojej wygody”

Powiedzenie „Ponowne załączenie [pliku] dla Twojej wygody” to pasywno-agresywny sposób przywołania wcześniej wysłanych dokumentów. Choć pozornie uprzejmy, ma podtekst konsternacji i niedogodności. Wyrażenie powoduje, że odbiorcy odpowiadają, ponieważ rzekomo zrobiłeś wszystko, co w twojej mocy, aby przesłać stare pliki.

Unikaj zwrotów wywołujących poczucie winy, takich jak te w uzupełnieniach. Po prostu prześlij brakujące lub przeoczone załączniki — nie oskarżaj subtelnie drugiej strony o ignorowanie Twoich wiadomości.

8. „Nie jestem pewien, czy widziałeś mój ostatni e-mail”

Wiersz „Nie jestem pewien, czy widziałeś mój ostatni e-mail” sugeruje, że odbiorca często pomija ważne służbowe e-maile. Oskarża ich o zaniedbanie i domaga się pilnej reakcji. W zależności od kontekstu mogą nawet odebrać to jako osobisty atak na ich etykę pracy.

Tworzenie wątków to bardziej uprzejmy sposób na odwoływanie się do poprzednich wiadomości. Odpowiedz na wiadomość e-mail lub wiadomość na czacie, do której się odwołujesz, podsumuj główne punkty, a następnie zasugeruj plan działania. Kieruj odbiorcami, a nie tylko obwiniaj ich i protekcjonalnie.

Zachowaj produktywność dzięki stworzenie systematycznej procedury zarządzania skrzynką odbiorczą. Błyskawiczne sprawdzanie każdej przychodzącej wiadomości e-mail zmniejsza produktywność, ale opóźnianie odpowiedzi powoduje powstawanie wąskich gardeł w przepływie pracy.

9. „Aby mieć pewność, że jesteśmy po tej samej stronie”

Rzucanie kwestii „aby mieć pewność, że jesteśmy po tej samej stronie” podczas gorących dyskusji może sprawić, że zabrzmisz protekcjonalnie. Nie wnosi żadnej wartości do argumentów, a jedynie prowokuje drugą stronę. Mogą nawet pomyśleć o tobie źle za beztroskie rzucanie ogólnych jednolinijek zamiast prawidłowego wyrażania opinii.

Staraj się wspierać zdrowe i konstruktywne dyskusje ze współpracownikami. Traktuj ich jak równych sobie, bierz pod uwagę ich opinie i koryguj je w razie potrzeby, zamiast odrzucać ich pomysły. W przeciwnym razie kłótnie mogą przerodzić się w gorycz i niechęć w miejscu pracy.

10. „Jeśli to jest to, co chcesz robić”

Mówienie: „Jeśli właśnie to chcesz robić, to [działaj]” podważa wartość współpracy w cyfrowym miejscu pracy. Przedkłada dumę nad rozwój zespołu. To zdanie sugeruje, że nie zgadzasz się z drugą stroną, ale wolisz, aby popełniała błędy, niż marnować czas na burzę mózgów. Twoi współpracownicy mogą mieć do ciebie żal za brak szacunku.

Kluczem do uprzejmej, ale otwartej komunikacji jest moderowany dialog. Organizuj spotkania, podczas których ty i twoi koledzy z zespołu przedstawiacie pomysły, dzielicie się konstruktywną krytyką i omawiacie różne punkty widzenia. Upewnij się, że bezstronny przełożony pośredniczy w tych rozmowach.

Przestań używać niegrzecznych, pasywno-agresywnych zwrotów

Świadomość i ostrożność pomogą ci poprawić złe nawyki komunikacyjne. Przeczytaj swoje wersje robocze kilka razy i szukaj sposobów na lepsze sformułowanie złożonych stwierdzeń. Przed wysłaniem zawsze zastanów się, w jaki sposób docierają do Ciebie wiadomości.

Oprócz pasywno-agresywnych fraz, sprawdź swoje stare wiadomości służbowe pod kątem innych błędów, które sprawiają, że brzmisz nieprofesjonalnie. Sprawdź, czy nieświadomie używasz spamerskich tematów, niejasnego języka i ogólnych stwierdzeń końcowych.