8 wskazówek, jak skutecznie poprowadzić seminarium internetowe

W dzisiejszych czasach wiele nowoczesnych miejsc pracy odwraca się od bardziej tradycyjnych, fizycznych konferencji, które od wielu lat są normą w świecie korporacji. Zamiast tego zaczęli korzystać z łatwości, jaką oferują wirtualne seminaria lub seminaria internetowe.

Webinaria pozwalają spotykać się ze współpracownikami w wielu różnych lokalizacjach i są stosunkowo łatwiejsze do zorganizowania niż spotkania fizyczne. Przystosowują się do branż, w których miejsca pracy są w dużej mierze zdalne lub hybrydowe. Zanim zaplanujesz swój pierwszy lub następny webinar, powinieneś zwrócić uwagę na kilka rzeczy, które zapewnią mu spektakularny sukces.

1. Podkreśl cel webinaru

Możesz zorganizować płynne seminarium internetowe tylko wtedy, gdy najpierw określisz cel wirtualnego spotkania. Webinary pełnią wiele funkcji, takich jak burze mózgów w zespole, spotkania z klientami, prezentacje, a nawet wirtualne seminaria.

Podkreślenie kluczowych celów webinaru pomoże Ci wybrać najlepsze i najbardziej odpowiednie treści dla obecnych odbiorców. Pomoże Ci to również śledzić ogólną strukturę webinaru.

Powinieneś jasno określić swój cel; w przeciwnym razie Twoje seminarium internetowe może zejść z torów w miarę postępów. Jest to szczególnie ważne, jeśli po raz pierwszy organizujesz seminarium internetowe i chcesz mieć pewność, że przebiegnie ono płynnie i efektywnie.

2. Zbierz wiedzę o uczestnikach, aby uzyskać trafność

Wiedza o tym, z kim będziesz rozmawiać, jest kluczowa, dlatego musisz przeprowadzić badania i zebrać informacje o osobach, które będą uczestniczyć w webinarze. Pomoże Ci to nawiązać z nimi bardziej osobisty kontakt i poinformuje Cię, które części Twojej prezentacji mogą z nimi rezonować, a które nie.

Nie wystarczy po prostu ustawić kamerę internetową i porozmawiać z nimi; musisz także zrozumieć swoich uczestników. Pomoże Ci to również w interakcji z nimi i zachęci ich do zaangażowania się podczas webinaru.

Dostępnych jest wiele narzędzi, jeśli chcesz uporządkować program swojego webinaru. Niektóre zabawne narzędzia mogą pomóc uczynić webinar bardziej interaktywnym.

Większość platform, takich jak Zoom, Google Meet i inne alternatywne oprogramowanie do hostingu webinarów mają funkcje, które umożliwiają wcześniejsze planowanie zaproszeń, a prawie wszystkie mają podręczne narzędzie czatu, które daje uczestnikom przestrzeń do komentowania, udzielania pomocnych informacji zwrotnych i zadawania ewentualnych pytań bez zakłócania przepływu Twoich prezentacja.

Te i inne funkcje, takie jak transkrypcja i narzędzia do udostępniania ekranu, może przyczynić się do uczynienia webinaru bardziej interaktywnym i dobrze zorganizowanym.

4. Twórz atrakcyjne slajdy prezentacji

Ogólnie rzecz biorąc, ludzie mają krótkie okresy skupienia uwagi, więc zdecydowanie chcesz uniknąć zanudzenia uczestników podczas webinaru. Możesz to zrobić, angażując ich atrakcyjnymi wizualnie slajdami.

Slajdy powinny być kolorowe i zwięzłe, co ułatwi ich śledzenie. Możesz także użyć szerokiej gamy pomocy wizualnych, aby zilustrować swoje punkty, takich jak wykresy i diagramy.

Innym doskonałym sposobem na utrzymanie atrakcyjności slajdów jest unikanie niepotrzebnie małych czcionek i dodawanie obrazów odpowiednich do dyskusji na każdym etapie prezentacji. Podczas webinaru możesz udostępniać slajdy za pomocą narzędzia do udostępniania ekranu na preferowanej platformie webinarowej. Rozważ edycję ich przy użyciu wyspecjalizowanych narzędzia prezentacji slajdów dla najlepszego efektu.

5. Uczyń go interaktywnym dzięki sesji pytań i odpowiedzi

Ludzie lubią czuć się widziani i słyszani. Świetnym sposobem na połączenie się z tym i jak najlepsze wykorzystanie tego pragnienia jest zachęcanie uczestników do zadawania pytań, a następnie odpowiedniego odpowiadania na ich pytania.

To nie tylko daje im przestrzeń do wyjaśnienia wszelkich niejasności, których mogą doświadczać w związku z webinarem, ale także utrzymuje ich w aktywnym zaangażowaniu. Sesję pytań i odpowiedzi możesz zaplanować podczas krótkich przerw między prezentacjami lub zająć się nimi po zakończeniu webinaru.

Alternatywnie możesz odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mają do Ciebie uczestnicy, przeglądając slajdy. Może to jednak zakłócić ogólny przepływ.

6. Optymalnie utrzymuj kontakt wzrokowy z aparatem

Mówi się, że oczy są oknami duszy. Utrzymywanie dobrego kontaktu wzrokowego z kamerą daje uczestnikom wrażenie, że rozmawiasz z nimi bardziej bezpośrednio i intymnie, i pomaga im zachować koncentrację podczas webinaru.

Ustaw aparat w taki sposób, aby prezentować slajdy w wygodnej pozycji, umożliwiającej patrzenie bezpośrednio w aparat, a nie w ekran. Jeśli jesteś prowadzenie webinaru na smartfonie, musisz jeszcze bardziej uważać przy ustawianiu aparatu.

7. Zorganizuj seminarium internetowe w miejscu, które nie rozprasza uwagi

Nawet pozornie nieistotne rzeczy mogą szybko stać się destrukcyjnymi rozrywkami. Prowadzenie webinaru w zagraconym miejscu pracy lub zatłoczonym otoczeniu tylko rozprasza Ciebie i Twoich uczestników.

Zaplanuj z wyprzedzeniem miejsce, w którym poprowadzisz webinar, uporządkować wszelkie bałaganiarskie przestrzenie, zwróć uwagę na wszelkie potencjalne zakłócenia, które mogą się pojawić, i zajmij się nimi przed rozpoczęciem sesji. Powinieneś także pamiętać o wyciszeniu wszystkich urządzeń, których nie będziesz potrzebować podczas webinaru i wyłączeniu funkcji powiadomień na swoim komputerze osobistym.

8. Wykonaj jazdę próbną przed dniem webinaru

Nawet jeśli uważasz, że Twój plan jest doskonały, przeprowadzenie testu przed rozpoczęciem webinaru nie zaszkodzi. Przebieg testowy pomoże Ci wykryć i wyeliminować wszystko, co mogłoby zakłócić przebieg Twojej prezentacji, zapewniając płynny przebieg webinaru.

Możesz udostępnić link do swojego webinaru garstce osób, które mogą dołączyć jako uczestnicy zastępczy i dać Ci opinie na temat takich rzeczy, jak jakość dźwięku i obrazu, otoczenie, a nawet ogólna atrakcyjność prezentacja.

Będzie to również doskonała okazja do sprawdzenia posiadanego sprzętu i upewnienia się, że działa prawidłowo. Nie chciałbyś, aby kamera przechylała się pod dziwnym kątem w środku prezentacji.

Prowadzenie imponującego seminarium internetowego

Każdy może z powodzeniem przeprowadzić skuteczne seminarium internetowe, biorąc pod uwagę te podstawowe wskazówki dotyczące hostingu. Pozwolą Ci zorganizować i ustrukturyzować webinar, zachęcić uczestników do aktywnego udziału, uniknąć przewidywalnych intruzów lub zakłóceń oraz maksymalnie wykorzystać posiadany sprzęt.

Zawsze możesz zastosować te wskazówki w dowolnym oprogramowaniu do wideokonferencji, którego używasz do webinaru. Pomogą Ci one poprawnie zaaklimatyzować się na platformie i zapewnią płynny przebieg procesu.