Masz dość mówienia „Nie słyszałem od ciebie”? Oto kilka lepszych sposobów proszenia o kontynuację w e-mailu.
Ludzie często rozpoczynają e-maile uzupełniające od tej samej linii otwierającej: „Jeszcze nie mam od ciebie wiadomości”. Chociaż jest to proste, wydaje się również niegrzeczne. Musisz starannie dobierać sformułowania, aby podczas wysyłania służbowych e-maili przekazać asertywny, ale uprzejmy ton.
Odbiorcy prawdopodobnie otrzymają dziesiątki wiadomości zaczynających się od „Jeszcze od Ciebie nie otrzymałem”, więc spróbuj użyć innego początkowego wiersza. Oto kilka profesjonalnych, przyjaznych w pracy sposobów proszenia o kontynuację.
1. „Po prostu kontynuuj, jeśli miałeś szansę [wstaw wcześniejszą prośbę]”
„Po prostu kontynuuj, jeśli miałeś szansę [poprosić]” to skromna, ale proaktywna wiadomość uzupełniająca. Zachęca do szybkich odpowiedzi bez brzmienia pasywno-agresywnego. Odbiorcy wolą delikatne szturchnięcia i subtelne odniesienia do wcześniejszych próśb niż wywołujące poczucie winy otwarcie.
Co więcej, linia ta sugeruje, że jakakolwiek opóźniona reakcja jest niezamierzona. Podejście oparte na empatii buduje więź — prawdopodobieństwo wywołania pozytywnej reakcji jest większe, jeśli uwzględnisz sytuację drugiej strony.
Weź poniższy e-mail jako przykład. Nadawca unika tonu sprzedaży, zadając rozważne, ale proaktywne pytanie przed wstawieniem krótkiego wezwania do działania (CTA).
2. „Wspaniale było cię widzieć na [wydarzeniu lub spotkaniu]”
Wiersz „Wspaniale było cię widzieć na [wydarzeniu lub zgromadzeniu]” jest wygodnym przełamaniem lodów. Ustala, że poznałeś już odbiorcę osobiście i przypomina wspólne chwile. Ludzie priorytetowo traktują e-maile od osób, które znają, a nie od nieznajomych.
Odwoływanie się do poprzednich rozmów pomaga również przejść do dowolnych ofert lub ofert bez brzmienia sprzedażowego. Nagłe odrzucanie wezwań do działania tylko odepchnie czytelników. Aby uzyskać przychylną odpowiedź, najpierw zbuduj profesjonalną relację i zdobądź zaufanie drugiej strony.
Networking to coś więcej niż tylko wysyłanie zaproszeń na LinkedIn. Wykorzystaj skuteczne wskazówki networkingowe dla rozwoju kariery, takich jak budowanie obecności online i określanie jasnych celów.
3. „Po prostu przenieś tę wiadomość na górę skrzynki odbiorczej”
Powiedz „Po prostu podbij tę wiadomość na górę skrzynki odbiorczej”, aby otworzyć ją beztrosko, ale pilnie. Podkreśla znaczenie szybkich odpowiedzi bez sprawiania, że wyglądasz na zniecierpliwionego. Odbiorcy docenią Twoje zainteresowanie ich zajętymi skrzynkami odbiorczymi.
Korzystanie z tej linii pozwala również uniknąć kłopotliwego ponownego wysyłania wiadomości. Upewnij się tylko, że odpowiadasz we właściwym wątku, aby odbiorcy mogli szybko odnieść się do poprzednich części rozmowy.
4. „Twoja skrzynka odbiorcza musi być teraz załadowana. Czy wolisz omówić [wstaw sprawę] w ramach szybkiej rozmowy telefonicznej?”
Działania następcze dotyczące bardziej złożonych tematów wymagają konkretnych planów działania. Zamiast po prostu wysyłać kolejną wiadomość, zaproponuj jasne, proste rozwiązanie, aby osiągnąć wspólne cele. Załóżmy, że przedstawiasz krytyczny projekt. Możesz przyspieszyć ten proces, mówiąc: „Twoja skrzynka odbiorcza musi się teraz załadować. Czy wolisz przedyskutować [sprawę] zamiast szybkiej rozmowy telefonicznej?” Jest bezpośrednia i proaktywna, ale pełna szacunku.
Używać aplikacje do planowania spotkań jak Calendly lub Rally przy ustalaniu daty i godziny rozmowy. Eliminują niepotrzebne e-maile w tę iz powrotem podczas rezerwacji spotkań.
5. „Po prostu wysyłam delikatne przypomnienie o [Wstaw zadanie], ponieważ zależy to od czasu”
Przejmij kontrolę nad rozmową, mówiąc: „Wysłałem tylko delikatne przypomnienie o [zadaniu], ponieważ zależy to od czasu”. To autorytatywne, ale pełne szacunku otwarcie, które przyciąga uwagę czytelnika. Wyjaśniając pilność sytuacji, lepiej zrozumieją, dlaczego wysłałeś kontynuację.
Używaj tej linii oszczędnie - ciągle dokuczliwy i mikrozarządzanie zespołem ogranicza produktywność.
6. „Przepraszamy za niedogodności, ale [Wstaw prośbę]”
Wiersz „Przepraszamy za niedogodności, ale [prośba]”. jest łagodnym, uprzejmym otwarciem na kontynuację. Użyj go, prosząc o przysługę lub pomoc. Odbiorcy mogą Cię całkowicie zignorować, jeśli Twój e-mail po prostu bombarduje ich prośbami.
Chociaż z szacunkiem, odradzamy mówienie tego na początku rozmowy. Ludzie o złych intencjach wykorzystują tych, którzy niepotrzebnie przepraszają lub są nadmiernie uprzejmi. Pamiętaj: nie każdy zasługuje na Twoją dobroć.
7. „Chciałem tylko dwukrotnie sprawdzić, czy [wstaw pytanie]?”
„Chciałem tylko dokładnie sprawdzić, czy [wstaw pytanie]?” jest neutralny. W przeciwieństwie do innych otwarć, nie zakłada się, że czytelnik przeoczył Twoje wcześniejsze e-maile. To prosta, jednoznaczna kontynuacja, która pozwala drugiej stronie przeprosić za opóźnienie lub wyjaśnić sytuację.
Krótkie wersety początkowe eliminują również bałagan w wiadomościach e-mail. Odbiorcy często opóźniają czytanie i odpowiadanie na wiadomości długim, żmudnym wprowadzeniem. Przestań owijać w bawełnę, bo inaczej stracisz ich uwagę.
8. „Czy jest coś jeszcze, w czym moglibyśmy pomóc [wstawić projekt lub zadanie], aby zacząć działać?”
Możesz powiedzieć: „Czy jest coś jeszcze, w czym moglibyśmy pomóc [wstawić projekt lub zadanie], aby zacząć działać?” dla bardziej agresywnych, bezpośrednich rzutów. Mówi odbiorcom, że jesteś gotowy do zawarcia umowy w dowolnym momencie. Biorąc pod uwagę jego sprzedażowy ton, używaj go tylko wobec tych, którzy już są zainteresowani współpracą z Tobą.
9. „Chciałem zapytać, czy nadal jesteś zainteresowany [wstaw ofertę] i skonsultować się z tobą przed sfinalizowaniem wszystkiego po naszej stronie”
„Chciałem zapytać, czy nadal jesteś zainteresowany [ofertą] i skonsultować się z tobą przed sfinalizowaniem wszystkiego po naszej stronie”. Jest to proaktywny, ale grzeczny sposób zawierania transakcji. Pierwsza część prosi o bezpośrednie potwierdzenie. Oznacza to, że skontaktowałeś się, ponieważ odbiorca jest zainteresowany Twoją ofertą.
Tymczasem drugie stwierdzenie pokazuje nastawienie zorientowane na klienta. Niezależnie od charakteru transakcji, partnerzy biznesowi z większym prawdopodobieństwem zareagują pozytywnie, jeśli nadasz priorytet ich potrzebom.
Usprawnij proces zamykania dzięki oprogramowanie do zarządzania umowami. Tworzy bezpieczne cyfrowe kopie Twojej umowy, które mogą podpisać wszystkie strony.
10. „Po prostu wrzucam tę wiadomość na wypadek, gdyby prześlizgnęła się przez sieć”
Wyrażenie „po prostu wrzucam tę wiadomość na wypadek, gdyby prześlizgnęła się przez sieć” brzmi przystępnie. Wysyła delikatne przypomnienie, zachowując jednocześnie pozytywny ton. Druga strona nie będzie zawstydzona swoją przedwczesną odpowiedzią, co sprzyja współpracy i zrozumieniu relacji.
To powiedziawszy, starannie dobieraj idiomy. Choć dodają kolorytu rozmowom, nietypowe zwroty powodują nieporozumienia. Używaj tylko jednej wiadomości na kilka i upewnij się, że czytelnicy zrozumieją ją na podstawie kontekstu.
Wysyłaj uprzejme, profesjonalne e-maile uzupełniające
Nie ma jednego uniwersalnego szablonu komunikacji w pracy, więc odpowiednio dostosuj powyższe linie otwierające. Twój ogólny ton będzie zależał od charakteru rozmowy. Na przykład możesz używać swobodnych sformułowań w kontaktach z rówieśnikami, ale poważne służbowe e-maile wymagają formalnego języka.
I nie przestawaj edytować na pierwszej linii. Twój e-mail musi mieć solidne wprowadzenie, wciągającą treść i mocne zakończenie, aby wywrzeć solidne wrażenie. W przeciwnym razie odbiorcy mogą nie traktować cię poważnie. Edytuj swoją wersję roboczą kilka razy pod kątem problemów, które sprawiają, że wyglądasz nieprofesjonalnie, np. literówek, kłaczków i niepotrzebnych załączników.
