10 błędów, które sprawiają, że Twój e-mail poza biurem jest nieprofesjonalny

Będziesz pracować na czas przed wyjazdem na urlop. Podobnie jak większość pracowników, musisz delegować zadania, kończyć oczekujące rezultaty i organizować spotkania. Wszystkie te obowiązki mogą zająć cały tydzień.

Biorąc pod uwagę napięty harmonogram, możesz przeoczyć pozornie drobne, ale krytyczne zadania, takie jak konfigurowanie wiadomości e-mail o nieobecności (OOO). Tak, spieszysz się, ale proszę nie kopiuj i wklej szablonów. Zachowaj profesjonalny, godny szacunku wizerunek nawet podczas przerwy, unikając tych 10 błędów w wiadomościach e-mail o nieobecności.

1. Skrót od Out-of-Office jako OOO

Oszczędnie używaj skrótu OOO. Chociaż większość ludzi wie, co to znaczy, wpisanie „poza biurem” wygląda bardziej profesjonalnie. Utrzymuje formalny ton. Osoby konserwatywne mogą nawet uznać nadużywanie skrótów za niewłaściwe w komunikacji biznesowej.

Ta sama zasada dotyczy innych akronimów. Zawsze przeliteruj ich pierwszą wzmiankę – używaj żargonu tylko po ich wyraźnym zdefiniowaniu. Postaraj się, aby zrozumienie Twoich e-maili było jak najłatwiejsze.

Możesz użyć OOO w swoim wiersz tematu e-maila jeśli całe zdanie jest za długie. Najlepiej nie przekraczać 60 znaków.

2. Nadużywanie żartów i kalamburów

Wielu pracowników żartuje w swoich e-mailach dotyczących nieobecności w biurze. Dowcipne uwagi o tym, że nie odbierają, bo popijają margaritę albo pływają z delfinami, są powszechne. Być może nawet otrzymałeś je wcześniej.

Chociaż humor podnosi morale i sprzyja koleżeństwu, musisz go dostarczać ostrożnie. Jest czas i miejsce na żarty w miejscu pracy. A masowe wysyłanie kalamburów w wiadomościach o nieobecności może powodować nieporozumienia, zwłaszcza wśród tych, których ledwo znasz.

Powstrzymaj się od używania żartów w e-mailach poza biurem. Możesz wysłać je bliskim współpracownikom, ale unikaj obraźliwych żartów na temat swojego pracodawcy i współpracowników. Używaj żartów na temat bezpieczeństwa pracy lub wcale.

3. Brak wskazania, kiedy wrócisz do biura

Chociaż rzadko, niektórzy ludzie zapominają podać datę powrotu w e-mailach poza biurem. Albo używają ogólnych szablonów, albo skupiają się na niepotrzebnych informacjach. To nieprofesjonalny i kosztowny błąd. Twoi współpracownicy mogą nawet pomyśleć, że nie można na Tobie polegać z powodu przeoczenia tak istotnych szczegółów.

Aby zapewnić przejrzystość, podziel swoją dostępność. Podaj daty urlopu i powrotu, a następnie ustaw okresy, w których będziesz online, aby odpowiadać na służbowe wiadomości. Szczegółowe harmonogramy minimalizują ryzyko niechcianych lub źle kierowanych wiadomości e-mail.

4. Brak określenia, co stanowi sytuację awaryjną

Wyraźnie zdefiniuj, co stanowi nagły wypadek, jeśli dołączysz alternatywne numery kontaktowe do e-maila poza biurem. Mówiąc: „Wyślij SMS-a w nagłym przypadku!” jest niejasny. Niektórzy odbiorcy mogą przekraczać granice i bombardować Cię prośbami związanymi z pracą, przerywając przerwę.

Dla jasności podaj przykłady zdarzeń, które prawdopodobnie wystąpią. Określ odpowiednie kanały dla niepilnych spraw i protokołów podczas bezpośredniego przesyłania wiadomości. I nie wahaj się ignorować współpracowników, którzy ignorują te instrukcje.

5. Informowanie wszystkich o swoim numerze alarmowym

Przestań dołączać swoje numery kontaktowe do wszystkich e-maili o nieobecności. Niektórzy ludzie nadal będą przekraczać granice, nawet jeśli ustalisz jasne protokoły i instrukcje. Niestety nie wszyscy szanują przerwy współpracowników.

Zamiast kłócić się z tymi osobami, całkowicie ogranicz interakcję z nimi. Nie podawaj im swoich danych kontaktowych. Powierz swój numer kilku starannie dobranym osobom, z którymi dogadujesz się w biurze i poza nim.

Wyznacz tymczasową osobę kontaktową zamiast masowo wysyłać swoje dane kontaktowe. Poproś ich, aby zajęli się Twoimi wiadomościami podczas urlopu. Powinni uporządkować oczekujące zadania, abyś mógł szybko rozpocząć pracę po powrocie do biura.

W takich przypadkach zatrudnienie asystenta osobistego jest wygodny. Jeśli nie możesz go otrzymać, poproś współpracowników, aby tymczasowo odpowiedzieli na Twoje służbowe wiadomości. Upewnij się tylko, że postępujesz zgodnie z odpowiednią procedurą. Zrzucanie pracy na przypadkowych podwładnych jest nadużyciem i niesprawiedliwością.

7. Udostępnianie zbyt wielu szczegółów o tym, dlaczego jesteś na urlopie

Przejrzystość w miejscu pracy jest godna podziwu, ale nadmierne udostępnianie e-maili poza biurem sprawia, że ​​wyglądasz nieprofesjonalnie. Zachowaj prywatność swojego życia osobistego. Większość wiadomości powinna dotyczyć daty powrotu i tymczasowego punktu kontaktowego, a nie przyczyny wyjazdu.

Co więcej, nie jesteś winien swoim rówieśnikom wyjaśnień. Zachowaj powód pójścia w tajemnicy, chyba że ma to wpływ na działalność biznesową. Załóżmy, że twój partner przechodzi operację. Po prostu powiedz, że masz kilka osobistych spraw do załatwienia, zamiast mówić wszystkim o nagłym wypadku medycznym.

8. Mówienie, że od czasu do czasu będziesz sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą

Unikaj mówienia, że ​​sprawdzisz swoje wiadomości. Oferowanie ciągłej dostępności bez rozpatrzenia jest sprzeczne z celem wysyłania e-maili o nieobecności. Odbiorcy mogą nawet nie uszanować twojego urlopu. Pomyślą, że dzwonienie i wysyłanie wiadomości jest w porządku, tak jak robią to regularnie.

Trzymaj się określonej daty powrotu. Oczywiście możesz sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą, odpowiadać na krytyczne wiadomości i zarządzać zadaniami, ale nigdy nie możesz zagwarantować swojej dostępności. Twoi współpracownicy nie mają kontroli nad twoimi sprawami osobistymi.

9. Recykling tych samych ogólnych szablonów nieobecności

Zapracowani pracownicy mają tendencję do ponownego przetwarzania e-maili dotyczących nieobecności w biurze. Po prostu skopiują i edytują swoje stare wiadomości, oszczędzając im kłopotów z pisaniem od zera. Chociaż wygodne, wydaje się leniwe. Niektórzy odbiorcy mogą nawet odnieść wrażenie, że wysłałeś im wiadomość po namyśle.

Zamiast tego wykaż się profesjonalizmem, tworząc nowe e-maile OOO za każdym razem, gdy wyjeżdżasz na urlop. Pisanie nie jest tak czasochłonne, jak mogłoby się wydawać. Możesz nawet czerpać inspirację z szablonów online lub ChatGPT podczas pisania trudnych e-maili– po prostu ich nie kopiuj i wklej.

10. Wysyłanie e-maili poza biurem tylko za pośrednictwem jednej platformy komunikacyjnej

Skonfiguruj komunikaty o nieobecności na wszystkich platformach roboczych. Ponieważ nowoczesne firmy maksymalizują narzędzia cyfrowe, pracownicy biurowi często żonglują wieloma kanałami komunikacji. Używają różnych aplikacji do obsługi e-maili, wiadomości błyskawicznych i rozmów wideo. Zakryj wszystkie te platformy, aby skutecznie informować o swoim urlopie; w przeciwnym razie niektórzy mogą nie otrzymać Twojej notatki.

Zmieniaj także komunikaty o nieobecności. Wiadomości e-mail wymagają formalnego sformułowania, ale w aplikacjach do obsługi wiadomości błyskawicznych można zastosować swobodne podejście. Załóżmy, że Twoje biuro korzysta ze Slacka. Zamiast wklejać ten sam e-mail informujący o nieobecności, utwórz krótką, swobodną wiadomość i zmień status profilu na „Poza domem”.

Zarządzanie wieloma aplikacjami do pracy jest nieefektywne. Bardzo pracownicy marnują godziny na przełączanie się między platformami— usprawnij swój system zarządzania zadaniami.

Nigdy nie wysyłaj kolejnego nieprofesjonalnego e-maila z informacją o nieobecności

Postaraj się o spersonalizowaną wiadomość e-mail informującą o nieobecności. Powinien odpowiadać na pytania, które mogą zadawać twoi przełożeni, partnerzy i współpracownicy. W ten sposób Twoja nieobecność nie wpłynie na działalność biznesową.

Spróbuj też użyć nowych linii końcowych, aby Twoje e-maile o nieobecności były jeszcze bardziej profesjonalne. Mówiąc: „Czekam na wiadomość od ciebie!” brzmi odlegle. Twoi odbiorcy e-maili docenią spersonalizowane, ale odpowiednie do pracy wyjście.