Kompletny przewodnik po ponad 15 aplikacjach Google Workspace

Google Workspace (wcześniej G Suite) to zintegrowany pakiet aplikacji internetowych zaprojektowanych w celu usprawnienia przepływów pracy i zwiększenia produktywności osób, zespołów i firm.

Prawdopodobnie znasz niektóre popularne aplikacje Google Workspace, takie jak Gmail i Dokumenty Google. Ale możesz nie wiedzieć, że w tym obszarze roboczym jest obecnie 18 aplikacji — z których każda służy do innego celu i oferuje bogactwo funkcji zwiększających wydajność i współpracę z innymi.

W tym artykule szczegółowo przyjrzymy się każdej z tych aplikacji, ich działaniu i omówimy niektóre z ich najlepszych funkcji.

Gmail to narzędzie poczty e-mail, które umożliwia tworzenie unikalnych adresów e-mail (zakończonych ciągiem at_gmail.com lub domeną niestandardową) do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail. Możesz także korzystać z funkcji, takich jak priorytetowa skrzynka odbiorcza, filtry, ulubione i etykiety, aby zarządzać swoimi e-mailami i redukować bałagan. Utworzenie konta Gmail jest bezpłatne, a jeśli jeszcze go nie masz, możesz się tego nauczyć

założyć nowe konto Gmail dla siebie lub dla innych.

Najlepsze funkcje Gmaila:

• Cofnij wysłanie wiadomości do 30 sekund po kliknięciu „wyślij”.
• Bezproblemowo integruje się z innymi aplikacjami Workspace, takimi jak Dysk, Kalendarz i Meet.
• Zaawansowane algorytmy filtrowania spamu do automatycznego identyfikowania i filtrowania złośliwych wiadomości e-mail.
• Dostosuj swojego Gmaila, łącząc się z zewnętrznymi aplikacjami z Google Workspace Marketplace.

Google Meet (wcześniej Hangouts) to opracowana przez Google wersja Zoom — narzędzie do wideokonferencji do organizowania wirtualnych spotkań i seminariów internetowych ze znajomymi, współpracownikami lub klientami. Możesz natychmiast rozpocząć spotkanie, utworzyć je na później lub zaplanować je w Kalendarzu Google. Jeśli potrzebujesz pomocy, jak to zrobić, sprawdź to kompletny przewodnik po organizowaniu spotkań w Google Meet.

Najlepsze funkcje Google Meet:

• Funkcje zaangażowania, takie jak podniesienie ręki, wysyłanie emotikonów i czat.
• Udostępniaj dokumenty, pokazy slajdów i inne dokumenty za pomocą funkcji udostępniania ekranu.
• Zapewnia napisy w czasie rzeczywistym w ponad 10 językach, w tym angielskim, francuskim i włoskim, a więcej jest dodawanych.
• Obszerna biblioteka efektów wizualnych do stosowania filtrów i rozmycia lub zmiany tła.

Google Chat to narzędzie do przesyłania wiadomości, które działa jako scentralizowane centrum bezproblemowej komunikacji i współpracy w ramach ekosystemu Google Workspace. Umożliwia zespołom łączenie się, komunikację i udostępnianie plików w czasie rzeczywistym, sprzyjając efektywnym dyskusjom nad projektami i zwiększając produktywność.

Najlepsze funkcje czatu Google:

• Integruje się z Dyskiem, Dokumentami, Arkuszami i Prezentacjami w celu tworzenia i udostępniania plików.
• Natywna funkcja zadań do tworzenia i przypisywania zadań członkom zespołu.
• Prowadź czaty wideo, rozpoczynając natychmiastowe spotkanie za pomocą funkcji Dodaj spotkanie wideo.
• Otrzymuj powiadomienia e-mail, gdy ktoś o Tobie wspomni (za pomocą @wzmianek) lub napisze do Ciebie wiadomość prywatną.

Kalendarz Google to narzędzie, które pozwala planować wydarzenia, koordynować spotkania i śledzić ważne terminy. Możesz tworzyć wiele kalendarzy dla różnych aspektów życia osobistego lub zawodowego i przełączać się między kalendarzami, aby przeglądać określone wydarzenia lub przeglądać wszystkie swoje działania.

Najlepsze funkcje Kalendarza Google:

• Udostępniaj kalendarze innym osobom, aby mogły przeglądać lub planować spotkania.
• Skonfiguruj niestandardowe przypomnienia, aby otrzymywać powiadomienia (przez telefon komórkowy lub e-mail) przed wydarzeniami lub zadaniami.
• Idealnie synchronizuje się z aplikacją Kalendarz na urządzeniu mobilnym, dzięki czemu możesz być w kontakcie i na bieżąco.
• Uzyskaj dostęp do gotowych kalendarzy ze świętami narodowymi dla każdego kraju i łatwo dodawaj je do swojego kalendarza.

Dysk Google to platforma pamięci masowej w chmurze, która umożliwia osobom, zespołom i firmom przechowywanie, uzyskiwanie dostępu i udostępnianie plików z dowolnego urządzenia — pod warunkiem, że masz połączenie z internetem. Wszystkie pliki utworzone w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach lub Formularzach Google są automatycznie zapisywane tutaj. Możesz także przesyłać pliki z komputera i zarządzać wszystkimi dokumentami, grupując je w foldery i podfoldery.

Najlepsze funkcje Dysku Google:

• Oferuje 15 GB przestrzeni dyskowej dla bezpłatnych użytkowników, która jest współdzielona na Dysku Google, Gmailu i Zdjęciach Google.
• Przeglądaj i edytuj swoje pliki w podróży dzięki aplikacji mobilnej Dysk, dostępnej na urządzeniach z Androidem i iOS.
• Oferuje dostęp w trybie offline do plików, dzięki czemu możesz nad nimi pracować bez połączenia z Internetem — zmiany są automatycznie synchronizowane, gdy ponownie połączysz się z Internetem.

Dokumenty Google to opracowana przez Google wersja programu Microsoft Word — opartego na chmurze narzędzia do przetwarzania tekstu, które umożliwia użytkownikom tworzenie, edytowanie i współpracę nad dokumentami w czasie rzeczywistym. Zawiera ponad 50 szablonów obejmujących wiele kategorii, w tym CV, listy biznesowe, propozycje i plany lekcji — co ułatwia szybkie rozpoczęcie pracy z dokumentem.

Najlepsze funkcje Dokumentów Google:

• Prosty i intuicyjny interfejs, który ułatwia użytkownikom na wszystkich poziomach umiejętności poruszanie się.
• Szeroka gama opcji formatowania — od dostosowywania stylów tekstu po generowanie spisu treści — umożliwia tworzenie dokumentów o profesjonalnym wyglądzie.
• Funkcja historii wersji ułatwia śledzenie zmian, przeglądanie edycji i przywracanie poprzedniej zawartości w razie potrzeby.

Arkusze Google to opracowana przez Google wersja programu Microsoft Excel — opartej na chmurze aplikacji do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, która umożliwia edytowanie i analizowanie danych w sposób zorganizowany i umożliwiający współpracę. Możesz wprowadzać dane ręcznie lub importować duże zbiory danych z wielu formatów plików, w tym CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML i ODS.

Najlepsze funkcje Arkuszy Google:

• Rozbudowane formuły i funkcje do wykonywania manipulacji danymi, złożonych obliczeń i analiz statystycznych.
• Posiada funkcje wizualizacji danych, takie jak wykresy, mapy cieplne, wykresy przebiegu w czasie i tabele przestawne.
• Połącz tabele i wykresy programu Excel w Dokumentach i Prezentacjach Google i aktualizuj je jednym kliknięciem, gdy zmienią się dane źródłowe.

Prezentacje Google to opracowana przez Google wersja programu Microsoft PowerPoint — działającego w chmurze narzędzia do prezentacji, które umożliwia tworzenie, edytowanie i prezentowanie atrakcyjnych prezentacji. Możesz dodawać notatki prelegenta, które mogą być pomocne przy organizowaniu myśli lub wskazówek podczas prezentacji. Widok prezentera udostępnia osobny ekran, na którym są wyświetlane notatki prelegenta, bieżący i nadchodzące slajdy, pomagając w płynnej prezentacji.

Najlepsze funkcje Prezentacji Google:

• Zaangażuj odbiorców, przeprowadzając ankiety na żywo i sesje pytań i odpowiedzi.
• Eksportuj slajdy w wielu formatach, takich jak PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP i SVG.
• Ma ponad 20 szablonów (i więcej z innych stron internetowych) obejmujących wiele kategorii, takich jak prezentacja, propozycja, studium przypadku, plany lekcji i fiszki.

Formularze Google to wszechstronne narzędzie do tworzenia formularzy, które umożliwia tworzenie i rozpowszechnianie ankiet online, quizów, kwestionariuszy, aplikacji i formularzy opinii. Oprócz tekstu możesz dodawać do formularzy obrazy i filmy, zmieniać schematy kolorów, a nawet wstawiać własne logo. Możesz udostępnić formularz za pomocą linku, osadzić go na stronie internetowej, a nawet wysłać bezpośrednio na określone adresy e-mail.

Najlepsze funkcje Formularzy Google:

• Zdefiniuj wymagane pytania, wymuszaj określone formaty (takie jak adresy e-mail lub adresy URL) i ogranicz wybór odpowiedzi do określonego zakresu lub wzorca.
• Twórz rozgałęzienia lub pomijaj logikę w swoich formularzach, kierując respondentów do różnych sekcji na podstawie ich odpowiedzi.
• Wszystkie odpowiedzi są aktualizowane w czasie rzeczywistym na karcie Odpowiedzi w formularzach.
• Odpowiedzi można eksportować do Google Sheers (w celu dalszej analizy) za pomocą kliknięcia przycisku.

Witryny Google to narzędzie do tworzenia witryn internetowych, które umożliwia łatwe projektowanie i publikowanie witryn internetowych. Posiada przyjazny dla użytkownika interfejs typu „przeciągnij i upuść”, który ułatwia dodawanie i rozmieszczanie różnych elementów w witrynie. Elementy te obejmują pola tekstowe, obrazy, filmy, pliki z Dysku Google i treści osadzone za pośrednictwem adresu URL lub kodu.

Najlepsze funkcje Witryn Google:

• Strony tworzone w Witrynach Google są responsywne.
• Ma ponad 15 konfigurowalnych szablonów w różnych kategoriach, takich jak portfolio studentów, ślub, salon i restauracja.
• Wbudowana funkcja wyszukiwania, która umożliwia odwiedzającym wyszukiwanie określonych treści w Twojej witrynie.
• Integruje się z Google Analytics w celu śledzenia i analizowania ruchu w witrynie oraz zachowań użytkowników.

Google Keep to aplikacja do robienia notatek, która pozwala szybko zapisywać notatki, pomysły lub przypomnienia. Możesz tworzyć notatki tekstowe, dodawać listy kontrolne, dodawać obrazy, a nawet dodawać rysunki i szkice w podróży. Prostota i szybkość tej aplikacji sprawiają, że jest ona wygodna do przechwytywania informacji, gdy tylko pojawi się inspiracja.

Najlepsze funkcje Google Keep:

• Dodaj kolorowe etykiety do swoich notatek, aby kategoryzować i porządkować notatki wizualnie.
• Ustawiaj w notatkach przypomnienia dotyczące czasu i lokalizacji oraz otrzymuj powiadomienia, które pomogą Ci być na bieżąco z zadaniami.
• Użyj funkcji Archiwizuj, aby ukryć notatki w widoku głównym i zminimalizować bałagan.
• Twoje notatki są synchronizowane automatycznie, dzięki czemu możesz uzyskiwać do nich dostęp i edytować je z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie iz dowolnego urządzenia.

Google Apps Script to oparta na JavaScript platforma skryptowa, która umożliwia rozszerzenie funkcjonalności aplikacji Google Workspace. Pozwala to dodawać nowe funkcje, takie jak niestandardowe menu, okna dialogowe, niestandardowe funkcje, a nawet przeprowadzać automatyzację zadań w celu zwiększenia wygody użytkownika.

Możesz też tworzyć dodatki do aplikacji Google Workspace i publikować je w Workspace Marketplace, aby inni mogli z nich korzystać.

Najlepsze funkcje skryptu Google Apps:

• Apps Script obsługuje współpracę, umożliwiając wielu użytkownikom wspólną pracę nad tym samym skryptem lub projektem.
• Zapewnia możliwości testowania i debugowania, w tym rejestrowanie, punkty przerwania i obsługę błędów.
• Aktywna społeczność programistów, która udostępnia fragmenty kodu, samouczki i najlepsze praktyki.

Google Cloud Search to zaawansowane narzędzie do megawyszukiwania, które umożliwia firmom wyszukiwanie i pobieranie danych z całego świata Aplikacje Google Workspace (Gmail, Dysk, Dokumenty, Witryny, Keep itp.) i aplikacje innych firm – za pomocą jednego wyszukiwania zapytanie. Jest to znacznie łatwiejsze i szybsze niż uruchamianie pojedynczego zapytania w każdej z aplikacji Workspace.

Najlepsze funkcje Google Cloud Search:

• Jest superszybki i inteligentny — możesz szybko znaleźć dokładnie te informacje, których szukasz, korzystając z sugestii autouzupełniania, nawet jeśli w zapytaniu jest kilka błędów.
• Zapewnia podgląd wyników wyszukiwania, co pozwala szybko rzucić okiem na zawartość i znaleźć to, czego szukasz, bez otwierania jej w oddzielnej aplikacji.
• Zaawansowane opcje filtrów (takie jak zakres dat, typ pliku, lokalizacja itp.) umożliwiające szybkie zawężenie wyników wyszukiwania.

Google Jamboard to tablica cyfrowa, która umożliwia poszczególnym osobom i zespołom zapisywanie notatek, szkicowanie diagramów, burze mózgów i wizualna współpraca z dowolnego miejsca. Jest wyposażony w narzędzia do rysowania, karteczki samoprzylepne, kształty, pole tekstowe i wskaźnik laserowy, co ułatwia kreatywne wyrażanie pomysłów.

Najlepsze funkcje Google Jamboard:

• Super prosty i intuicyjny interfejs, który jest łatwy w nawigacji nawet dla początkujących użytkowników.
• Zmień tło płótna, korzystając z gotowych szablonów lub przesyłając własny obraz.
• Pobierz każdą klatkę na swój komputer jako obraz lub plik PDF.

Google Admin to portal administracyjny do zarządzania użytkownikami i urządzeniami zarejestrowanymi na Twoim koncie firmowym. Możesz dodawać nowych użytkowników, aktualizować informacje o użytkownikach i organizować użytkowników w jednostki organizacyjne w celu łatwiejszego zarządzania.

Najlepsze funkcje administratora Google:

• Zarządzaj ustawieniami przechowywania i udostępniania danych na Dysku Google na poziomie organizacji.
• Kontroluj dostęp do aplikacji Workspace, włączając lub wyłączając określone aplikacje dla użytkowników oraz zarządzając ustawieniami aplikacji i uprawnieniami dostępu.
• Skonfiguruj ustawienia organizacyjne, takie jak dostosowywanie firmowych logo i kolorów, konfigurowanie logowania jednokrotnego (SSO) i zarządzanie aplikacjami innych firm.

Google Endpoint to funkcja zarządzania bezpieczeństwem w aplikacji Google Admin, która chroni dane i urządzenia używane w Twojej firmie przed cyberzagrożeniami. Zapewnia, że ​​tylko upoważnione osoby mają dostęp do informacji i umożliwia zdalne usunięcie danych, gdy jest to konieczne.

Najlepsze funkcje punktu końcowego Google:

• Zdalnie blokuj lub usuwaj dane ze zgubionych lub skradzionych urządzeń biznesowych.
• Zabezpiecz urządzenia w swoich firmach niezależnie od ich systemu operacyjnego.
• Egzekwuj zasady bezpieczeństwa i kontrolę dostępu, takie jak ustawianie wymagań dotyczących hasła i włączanie uwierzytelniania dwuskładnikowego.

Google Vault to narzędzie do archiwizacji i przechowywania danych, które zapewnia zgodność z wymogami prawnymi i ułatwia procesy pozyskiwania danych elektronicznych, gdy zajdzie taka potrzeba. Oprócz przechowywania danych administratorzy mogą wyszukiwać i eksportować dane z aplikacji Google Workspace, nawet jeśli zostały one usunięte przez poszczególnych użytkowników.

Najlepsze funkcje Google Vault:

• Ustaw zasady przechowywania, aby automatycznie przechowywać dane przez określony czas.
• Umieść zabezpieczenia prawne na określonych kontach użytkowników lub jednostkach organizacyjnych, aby uniemożliwić usunięcie danych powiązanych z tymi kontami.
• Zaawansowane opcje wyszukiwania, w tym wyszukiwanie według określonych kryteriów, takich jak nadawca, odbiorca, zakres dat, słowa kluczowe i etykiety.
• Eksportuj dane z Google Vault w standardowych formatach, takich jak PST (dla e-maili) i MBOX (dla czatów).

Google Work Insights to narzędzie analityczne, które pozwala śledzić, jak użytkownicy w Twojej firmie korzystają z aplikacji Workspace. Daje to wgląd w aktywność użytkowników, korzystanie z aplikacji i wzorce współpracy, dzięki czemu możesz optymalizować produktywność i strategie współpracy w swojej firmie.

Najlepsze funkcje Google Work Insights:

• Filtruj spostrzeżenia według określonych jednostek organizacyjnych (działów, grup lub zespołów) i okresów.
• Śledzi, czy użytkownicy aktywnie korzystają z aplikacji Google Workspace poza godzinami pracy iw weekendy.
• Interaktywne wizualizacje przedstawiające kluczowe wskaźniki za pomocą kolorowych wykresów — ułatwiające szybkie identyfikowanie trendów i wzorców użytkowników.

Pracuj mądrzej, szybciej i wydajniej dzięki aplikacjom Google Workspace

Teraz, gdy znasz już funkcje wszystkich 18 narzędzi wchodzących w skład Google Workspace pakiet, możesz wykorzystać pełny potencjał każdego narzędzia, aby podnieść poziom zarówno osobisty, jak i zespołowy wydajność.

Wraz z rozwojem technologii Google Workspace pozostaje w czołówce, regularnie publikując nowe funkcje i aktualizacje, dlatego ważne jest, aby być na bieżąco i dostosowywać się do najnowszych osiągnięć. A jeśli nadal uważasz, że Google Workspace nie jest dla Ciebie, są inne alternatywy, które warto poznać.