Google Keep to coś więcej niż aplikacja do robienia notatek. Oto, jak możesz go użyć, aby zwiększyć swoją wydajność.
Google Keep to popularna aplikacja do robienia notatek, którą możesz zainstalować na telefonie lub uzyskiwać do niej dostęp jako aplikację internetową. Ale czy wiesz, że potrafi więcej niż tylko robić notatki?
Aplikacja do robienia notatek ma kilka funkcji, które czynią ją potężnym narzędziem do zwiększania produktywności i utrzymywania porządku. Oto cztery sposoby wykorzystania Google Keep do usprawnienia przepływu pracy.
Google Keep pozwala łatwo rejestrować zadania i pomysły dzięki intuicyjnemu interfejsowi, ułatwiając tworzenie i organizowanie notatek. Jeśli musisz dołączyć adres URL w celach informacyjnych, Google Keep umożliwia dodawanie hiperłączy bezpośrednio w notatkach. Możesz także dodać pola wyboru do swojej notatki Google Keep — jedno z nich sposoby tworzenia lepszej listy w Google Keep.
Możesz też dodawać notatki głosowe w Google Keep, aby uzyskać szybkie lub szczegółowe instrukcje. Możesz także wstawiać obrazy, czy to migawki z sesji burzy mózgów na tablicy, czy wizualną inspirację dla twojego projektu.
2. Wykorzystaj przypomnienia i powiadomienia czasowe
W Google Keep są dwa popularne style przypomnień. Jedno to przypomnienia oparte na czasie, a drugie to przypomnienia cykliczne. Oto, jak możesz ustawić i wykorzystać oba na swoją korzyść.
Przypomnienia oparte na czasie
W Google Keep możesz ustawić przypomnienia i powiadomienia czasowe. Niezależnie od tego, czy zbliża się termin realizacji projektu, spotkania czy ważnego wydarzenia, możesz użyć Google Keep, aby w porę wysłać przypomnienie.
Po prostu utwórz notatkę, dodaj odpowiednie szczegóły i ustaw przypomnienie lub termin. Możesz otrzymywać powiadomienia o określonych porach, a nawet konfigurować przypomnienia oparte na lokalizacji, dzięki czemu nigdy nie przegapisz ważnego zadania.
Powtarzające się przypomnienia
Możesz także ustawić powtarzające się przypomnienia o zadaniach o charakterze powtarzalnym. Czy to cotygodniowe spotkanie, miesięczny raport, czy codzienna rutyna ćwiczeń; możesz tworzyć powtarzające się przypomnienia, aby upewnić się, że nic nie zostanie przeoczone.
Po prostu ustaw częstotliwość, na przykład codziennie, co tydzień lub co miesiąc (w zależności od wymagań), a Google Keep będzie wyświetlać odpowiednie przypomnienia w określonych odstępach czasu. Ta funkcja oszczędza kłopotów z ręcznym ustawianiem przypomnień za każdym razem, zapewniając wygodny sposób zarządzania powtarzającymi się zadaniami i ustalania produktywnych procedur.
3. Dodawaj współpracowników i udostępniaj zadania innym
Google Keep zapewnia rozbudowane funkcje współpracy, umożliwiające bezproblemowe udostępnianie zadań, pomysłów i notatek członkom zespołu. Dodając współpracowników do notatki lub zadania, możesz zapraszać innych do współtworzenia, edytowania, współpracy i burzy mózgów w czasie rzeczywistym podczas pracy zdalnej. Jeśli szukasz solidniejszego narzędzia, sprawdź te narzędzia burzy mózgów do zdalnej współpracy w czasie rzeczywistym.
Udostępnione notatki zapewniają scentralizowaną przestrzeń do burzy mózgów, planów spotkań lub konspektów projektów, w której członkowie zespołu mogą wspólnie dodawać, edytować i przeglądać informacje. Ponadto udostępnianie list kontrolnych zapewnia, że wszyscy wiedzą, co należy zrobić, a postępy można łatwo śledzić.
4. Wykorzystaj etykiety i archiwa dla lepszej organizacji
Podczas organizowania zadań i plików etykiety i archiwa mogą mieć duże znaczenie. Wdrożenie skutecznych technik etykietowania i oznaczania kolorami w Google Keep może jeszcze bardziej ulepszyć Twój system organizacyjny.
Etykietowanie i kodowanie kolorami
Możesz używać etykiet i kodów kolorystycznych, aby lepiej organizować i poprawiać szybką widoczność zadań i notatek. Etykiety działają jak znaczniki, które możesz przypisać do swoich zadań, umożliwiając kategoryzowanie i grupowanie ich na podstawie tematów, projektów lub poziomów priorytetów.
Możesz także tworzyć niestandardowe etykiety, aby dostosować je do swoich konkretnych potrzeb, ułatwiając lokalizowanie i filtrowanie zadań. Ponadto przypisanie różnych kolorów do notatek i zadań zapewnia wizualną wskazówkę, która pomaga rozróżnić różne kategorie lub poziomy ważności.
Archiwa
Archiwa w Google Keep umożliwiają przechowywanie ważnych zadań lub notatek, których nie chcesz tymczasowo widzieć ani usuwać na stałe. Archiwizacja pomaga utrzymać porządek w aktywnym obszarze roboczym, usuwając zarchiwizowane elementy z wyświetlacza.
Jednak takie akta są przechowywane w Archiwum. Gdy potrzebujesz dostępu do zarchiwizowanych zadań lub notatek, możesz je łatwo pobrać z sekcji Archiwum. Ta funkcja jest szczególnie przydatna do utrzymywania uporządkowanej listy zadań i skupiania się na bieżących priorytetach, przy jednoczesnym zachowaniu cennych informacji do wykorzystania w przyszłości.
Spraw, by Google utrzymało Twoją potęgę produktywności
Chociaż Google Keep to wszechstronne narzędzie do zarządzania zadaniami i udostępniania, jest równie proste i łatwe w użyciu. Wykorzystaj w pełni swoje konto Google Keep i podnieś swoją produktywność na nowy poziom.