Jak zamienić e-maile w zadania i komentarze za pomocą ClickUp

Czy jesteś zmęczony nadążaniem za listą rzeczy do zrobienia przez ciągłe przełączanie się między skrzynką odbiorczą Gmaila a obszarem roboczym ClickUp? Cóż, ClickUp ma rozwiązanie, które eliminuje ten problem.

Możesz zamienić swoje e-maile w zadania i komentarze w ClickUp bez konieczności opuszczania Gmaila. Przeprowadzimy Cię przez ten proces, aby zmienić sposób pracy i zwiększyć ogólną produktywność.

Jeśli chcesz przekazać wiadomość e-mail do sekcji komentarzy zadania w Kliknij w górę, musisz uzyskać unikalny adres e-mail zadania. Tak, dobrze słyszałeś! Każde zadanie utworzone w ClickUp ma unikalny adres. Aby uzyskać ten adres, najedź kursorem na zadanie, do którego chcesz przekazywać wiadomości e-mail, i kliknij przycisk ikona wielokropka.

Z listy rozwijanej wybierz Wyślij wiadomość e-mail do zadania.

W wyskakującym okienku kliknij Kopiuj aby skopiować wiadomość e-mail z zadaniem do schowka.

Teraz otwórz Gmaila i naciśnij Ctrl + V na pasku adresu, aby wkleić wiadomość e-mail zadania. Zauważysz, że tekst natychmiast zmieni się na nazwę zadania ClickUp. Jest to bardzo pomocne, jeśli chcesz wysłać kolejną wiadomość e-mail na ten sam adres — po prostu wpisz nazwę zadania i wybierz ją z rozwijanych opcji.

Dodaj wiersz tematu i treść wiadomości e-mail i naciśnij przycisk Wysłać przycisk.

Po wysłaniu wiadomości e-mail pojawia się ona w sekcji komentarzy zadania (jak pokazano na poniższym obrazku). Zwróć uwagę, jak ClickUp identyfikuje nadawcę i wyświetla temat oraz treść wiadomości e-mail. Zawiera również plik HTML z treścią wiadomości e-mail, który można pobrać na swój komputer.

Podobnie jak w przypadku każdego komentarza dodawanego do ClickUp, w przesłanej wiadomości e-mail można wprowadzić szereg zmian. Po najechaniu kursorem na komentarz możesz go edytować, wyświetlić w trybie pełnoekranowym lub przypisać do członka zespołu. Członkowie Twojego zespołu mogą również zaangażować się w komentarz, reagując na niego za pomocą emoji lub zostawiając bezpośrednią odpowiedź.

Klikając na ikonę wielokropka komentarza, otrzymujesz dodatkowe opcje, które pozwalają na:

• Skopiuj adres URL komentarza.
• Dodaj komentarz do obszaru opisu zadania.
• Ustaw przypomnienie, aby podjąć działanie w związku z komentarzem.
• Usuń komentarz.

Twórz nowe zadania w ClickUp przez e-mail

Podobnie jak zadania w ClickUp, każda lista ma również unikalny adres. Oznacza to, że możesz przekazywać wiadomości e-mail jako zadanie do tej listy. Aby uzyskać adres dowolnej listy, najedź kursorem na nazwę listy w głównym pasku bocznym i kliknij przycisk ikona wielokropka aby otworzyć ustawienia listy.

Z rozwijanych opcji wybierz E-mail do listy.

W wyskakującym okienku kliknij Kopiuj aby skopiować e-mail z listą do schowka.

Wklej wiadomość e-mail do paska adresu Gmaila, dodaj temat i treść, a następnie naciśnij Wysłać. Tym razem twoim tematem będzie nazwa twojego zadania w ClickUp, a treść zostanie dodana do obszaru opisu zadania. Wszystkie pliki, które dodasz do wiadomości e-mail, zostaną umieszczone w sekcji Załączniki zadania (oprócz pliku HTML, który ClickUp dołącza automatycznie).

Możesz ustawić dodatkowe właściwości dla nowego zadania, dodając je do wiersza tematu:

• Mandatariusz: Przydziel nowe zadanie sobie lub członkowi zespołu (np. John Doe) za pomocą Lub.
• Termin: Ustaw terminy, określając dokładne daty, takie jak lub używając języka naturalnego, np, , Lub.
• Tagi: Dodaj tagi do swojego zadania za pomocą. Jeśli nazwa tagu, którą określisz, nie istnieje, zostanie utworzona automatycznie.

Po wysłaniu wiadomości e-mail pojawia się ona na określonej liście ClickUp, jak pokazano na poniższym obrazku.

Jeśli często pracujesz z niektórymi listami w swoim obszarze roboczym, poświęć trochę czasu na zapisanie ich adresów w Gmailu, aby łatwiej uzyskać do nich szybki dostęp.

Jak automatycznie przekazywać wiadomości e-mail do ClickUp

Jeśli ciągle przekazujesz e-maile od określonego nadawcy do ClickUp jako zadanie lub komentarz, skonfigurowanie automatyzacji pozwoli Ci zaoszczędzić cenny czas. Nie daj się onieśmielić terminowi „automatyzacja” — wystarczy skonfigurować filtr przekazywania w Gmailu.

Dodaj adres e-mail do przekazywania do Gmaila

Zanim zaczniesz przekazywać e-maile, musisz dodać adres e-mail do przekazywania (zadania lub listy), na który będą wysyłane e-maile. W tym celu kliknij na Ikona zębatki w prawym górnym rogu Gmaila i wybierz Zobacz wszystkie ustawienia.

Na karcie Przekazywanie i POP/IMAP kliknij przycisk Dodaj adres do przekazywania przycisk.

Wklej swoje zadanie ClickUp lub adres listy w polu tekstowym. Upewnij się, że wyczyściłeś dodatkowy tekst i nawiasy ostrokątne dodane na początku i końcu adresu, a następnie kliknij Następny. W kolejnych dwóch wyskakujących okienkach kliknij Przystępować Następnie OK.

Gdy otworzysz obszar roboczy ClickUp, link potwierdzający pojawi się jako nowe zadanie na liście, do której będziesz przekazywać wiadomości e-mail.

Po otwarciu zadania kliknij link potwierdzający, który będzie znajdował się w obszarze opisu. W wyskakującym oknie kliknij Potwierdzać aby w końcu dodać adres e-mail do Gmaila.

Ustaw filtry, aby przesyłać wiadomości e-mail do ClickUp

Po dodaniu adresu e-mail do przekazywania możesz teraz skonfiguruj filtr do wysyłania wiadomości e-mail na ten adres. Na poniższym obrazku filtr sprawdza tylko, czy nadawca wiadomości e-mail ma określony adres.

Gdy wiadomość e-mail spełni ustalone kryteria, zostanie zarchiwizowana i przekazana na wybrany adres ClickUp.

Pomyślnie ukończyłeś konfigurację automatyzacji przekazywania określonych e-maili do ClickUp. Jeśli chcesz przenieść to na wyższy poziom, możesz skonfiguruj filtry do przekazywania wiadomości e-mail do Slacka, i kolejny filtr do przekazywania wiadomości e-mail do programu Outlook. Jest to bardzo przydatna funkcja do porządkowania skrzynki odbiorczej i utrzymywania jej porządku podczas pozostawania na szczycie listy rzeczy do zrobienia.

Uporządkuj swoje e-maile i utrzymuj porządek dzięki ClickUp

Przekształcanie e-maili w zadania i komentarze w ClickUp to rewolucja w zarządzaniu przepływem pracy. Za pomocą zaledwie kilku kliknięć możesz zamienić chaos w wiadomościach e-mail w usprawnione i uporządkowane „do zrobienia”, które można łatwo śledzić i zarządzać. A to dopiero początek — istnieje więcej kreatywnych sposobów na nauczenie się korzystania z ClickUp, o których możesz nie wiedzieć.