ClickUp to potężne narzędzie do zarządzania zadaniami, projektami i nie tylko. Ale czy wiesz, że dzięki automatyzacji możesz uczynić go jeszcze potężniejszym? Oto jak.

ClickUp to solidne narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami, które można jeszcze bardziej ulepszyć dzięki automatyzacji przepływu pracy. Dzięki tej funkcji nie musisz znosić nudnych i powtarzalnych zadań — ClickUp zrobi to za Ciebie.

Wszystko, co musisz zrobić, to ustawić automatyczne instrukcje, aby wykonać to, co musisz zrobić. To wyeliminuje błędy, przyspieszy przepływ pracy i zaoszczędzi czas na skupienie się na rzeczach, które naprawdę mają znaczenie. I wiesz, co jest najlepsze? Nie jest wymagane żadne doświadczenie w kodowaniu!

Zanurzmy się więc głębiej w automatyzację ClickUp i zobaczmy, jak może podnieść produktywność.

Co to jest automatyzacja ClickUp?

The Kliknij w górę Narzędzie do automatyzacji to potężny zestaw funkcji, które pozwalają zautomatyzować powtarzalne zadania i usprawnić przepływ pracy. Każda automatyzacja tworzona w ClickUp składa się z trzech elementów: wyzwalacza, warunku i akcji.

instagram viewer

1. Spust

Zdarzenie, które aktywuje automatyzację. Wyzwalaczem może być wszystko, od utworzenia nowego zadania po przybycie w wyznaczonym terminie.

2. Warunek (opcjonalnie)

Do wyzwalacza można dodać dodatkowe elementy sterujące — które muszą być spełnione — aby aktywować automatyzację. Na przykład możesz chcieć zautomatyzować zadanie tylko wtedy, gdy jest ono przydzielone do konkretnego członka zespołu lub ma określony termin.

3. Działanie

Oto, co się stanie, gdy spełniony zostanie wyzwalacz i warunki. Może to być wszystko, od wysłania powiadomienia e-mail po aktualizację statusu zadania. Możesz ustawić tyle akcji, ile chcesz.

Jak aktywować automatyzację ClickUp

Zanim będziesz mógł skonfigurować jakąkolwiek automatyzację w obszarze roboczym ClickUp, musisz ją włączyć automatyzacje W ClickApps. Dostęp do aplikacji ClickApps można uzyskać z głównego paska nawigacji na pasku bocznym lub z górnej nawigacji obszaru roboczego.

1. Kliknij swój ikona profilu na bocznym panelu nawigacyjnym.

2. Wybierać ClickApps z wyskakującego menu.

Uzyskaj dostęp do ClickApps ze swojego miejsca pracy

1. Kliknij strzałkę listy rozwijanej Dostosuj w prawym górnym rogu obszaru roboczego.

2. Wybierać ClickApps z listy rozwijanej.

Gdy otworzy się strona ClickApps, upewnij się, że Automatyzacja jest włączony. Następnie kliknij Z POWROTEM przycisk, aby wrócić do poprzedniej strony.

Jak skonfigurować podstawową automatyzację ClickUp

Zanim skonfigurujesz automatyzację ClickUp, upewnij się, że znajdujesz się w określonej przestrzeni, folderze lub liście, na której chcesz zastosować automatyzację.

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z ClickUp i chcesz zrozumieć różnicę między obszarami roboczymi, przestrzeniami, folderami i listami, to przewodnik dla początkujących po terminologii ClickUp pomoże rozwiać wszelkie wątpliwości i niejasności.

Teraz, gdy włączyłeś automatyzację, plik Dostosuj przycisk w obszarze roboczym zmieni się na Zautomatyzuj, który możesz kliknąć, aby otworzyć stronę automatyzacji.

Z rozwijanych opcji kliknij Dodaj automatyzację.

Użyj szablonów automatyzacji, aby utworzyć automatyzację

Tak jak możesz dodaj szablony projektów ClickUp do swojej przestrzeni roboczej aby szybko rozpocząć realizację planów projektowych, możesz także wybrać z biblioteki szablonów automatyzacji, aby skonfigurować swoją pierwszą automatyzację. Te szablony zostały pogrupowane w Kategorie I Integracje w lewym okienku strony automatyzacji.

Podczas gdy automatyzacje wymienione w sekcji Kategorie są podstawowe i wpływają tylko na zmiany wewnętrzne, te w sekcji Integracje umożliwiają wprowadzanie bezpośrednich zmian związanych z aplikacjami zewnętrznymi. Obecnie ClickUp obsługuje tylko bezpośrednie automatyzacje z następującymi aplikacjami:

  • Błąd
  • kalendarzowo
  • E-mail
  • GitHub
  • Hubspot
  • Twilio

Możesz więc wybrać dowolną grupę automatyzacji z lewego panelu, a następnie wybrać konkretną automatyzację związaną z grupą po prawej stronie, dostosować ją do swoich potrzeb i zapisać.

Twórz automatyzacje od podstaw

Możesz także utworzyć niestandardowe automatyzacje od podstaw. Aby rozpocząć, kliknij przycisk + Niestandardowa animacja w prawym górnym rogu strony automatyzacji.

Pod Gdy sekcji, musisz skonfigurować zdarzenie wyzwalające (oznaczone jako „1” na obrazku poniżej). Niektóre z dostępnych opcji wyzwalania obejmują:

  • Zadanie utworzone,
  • zmiany cesjonariusza,
  • zmiany statusu,
  • Zmiany priorytetów,
  • Zmiany terminów płatności,
  • Zmiany daty rozpoczęcia itp.

Możesz określić dowolne warunki (oznaczone jako „2” na powyższym obrazku), które muszą zostać spełnione — w tym przypadku żadne — aby rozpocząć działanie.

I pod Następnie w sekcji dodaj akcje (oznaczone jako „3”), które powinny nastąpić po spełnieniu zdarzenia wyzwalającego i warunków. Niektóre z działań, które możesz wybrać, obejmują:

  • Utwórz zadanie,
  • Utwórz podzadanie,
  • Zmień priorytet,
  • Zmień cesjonariuszy,
  • Dodaj komentarz,
  • Usuń zadanie itp.

Po zakończeniu kliknij Tworzyć przycisk, aby zapisać i aktywować automatyzację.

Należy pamiętać, że plany ClickUp Free i Unlimited nie pozwalają na dodawanie warunków i więcej niż jednej akcji do konfiguracji automatyzacji. Aby usunąć to ograniczenie, musisz kupić plan Business, Business Plus lub Enterprise.

Jak zarządzać automatyzacją ClickUp

Podczas zakładania nowych automatyzacji odbywają się pod Przeglądać zakładka, zarządzanie automatyzacjami odbywa się w ramach Zarządzać patka.

Będąc tutaj, możesz dodać opis do swojej automatyzacji (oznaczony jako „1”), aby wyjaśnić jej funkcję lub przedstawić kontekst każdemu, kto może przeglądać Twój obszar roboczy. Możesz także wyłączyć automatyzację (oznaczoną jako „2”), aby wstrzymać ją bez usuwania.

Gdy najedziesz kursorem na automatyzację, możesz ją powielić, edytować lub usunąć.

Jeśli pracujesz z długimi listami automatyzacji, ClickUp ułatwia zlokalizowanie dowolnej z nich, udostępniając wiele opcji filtrowania.

Po pierwsze, możesz filtrować według Aktywny I Nieaktywny automatyki. Gdy wyłączysz jakąkolwiek aktywną automatyzację, przechodzi ona do sekcji nieaktywnej.

Możesz także filtrować automatyzacje według przestrzeni, folderów lub list, w których zostały utworzone.

Na koniec możesz filtrować według wyzwalacza, warunku lub działania automatyzacji, a także według osoby, która ostatnio ją zaktualizowała lub wprowadziła w niej zmiany.

Jak śledzić wykorzystanie automatyzacji

Chociaż w ClickUp możesz tworzyć nieograniczone automatyzacje, liczba ich uruchomień jest ograniczona. Tak więc za każdym razem, gdy w tle przeprowadzana jest zautomatyzowana czynność, liczy się to do wykorzystania, które można śledzić w sekcji Stosowanie patka.

Darmowy plan jest ograniczony do wykonywania 100 zautomatyzowanych działań miesięcznie. Nie możesz kupić dodatkowych automatyzacji w abonamencie darmowym, więc musisz najpierw kupić plan płatny. Oto maksymalna liczba zautomatyzowanych działań dozwolonych w każdym płatnym abonamencie.

  • Bez limitu: 1000 / miesiąc
  • Biznes: 10 000 / miesiąc
  • Biznes plus: 25 000 / miesiąc
  • Przedsiębiorstwo: 250 000 / miesiąc

Aby pomóc Ci być na bieżąco z wykorzystaniem, ClickUp wysyła alerty użytkowania do właścicieli i administratorów obszaru roboczego za pośrednictwem poczty elektronicznej, gdy wykorzystanie obszaru roboczego osiągnie 90% i 100%. Jeśli osiągniesz limit użytkowania i chcesz kupić dodatkowe automatyzacje, kosztuje to 19,99 USD za dodatkowe 1000 działań miesięcznie, 99,99 USD za dodatkowe 10 000 i 299,99 USD za dodatkowe 100 000 działań.

Pracuj mądrzej, a nie ciężej dzięki automatyzacji ClickUp

ClickUp Automations to prosta, ale potężna funkcja, która pomoże wyeliminować powtarzające się zadania i zwiększyć ogólną produktywność. Wykonując kroki opisane w tym przewodniku dla początkujących, będziesz na dobrej drodze do opanowania automatyzacji ClickUp i przekształcenia swojej pracy. A jeśli chcesz przenieść to na wyższy poziom, szablony ClickUp to świetny sposób, aby to zrobić.