Jak korzystać z metody Ivy Lee w Microsoft To Do

Często patrzysz na swoją listę rzeczy do zrobienia i zastanawiasz się, od czego zacząć. Przy tak dużej ich ilości wybór punktu początkowego każdego ranka może być wyzwaniem — nie wspominając już o stresie.

Wykorzystując metodę Ivy Lee do planowania zadań do wykonania, każdego dnia będziesz dokładnie wiedzieć, od czego zacząć. A łącząc go z prostymi układami list kontrolnych w Microsoft To Do, uzyskasz solidny proces zarządzania zadaniami. Chcesz się dowiedzieć jak? Najpierw zagłębimy się w krótkie wyjaśnienie metody Ivy Lee.

Czym jest metoda Ivy Lee?

Metoda Ivy Lee to doskonały sposób na pozbycie się stresu związanego z codziennym planowaniem. Oto krótki przegląd tego, jak to działa:

• Zapisz sześć zadań każdego wieczoru, aby skupić się na następnym dniu.
• Wypisz je w kolejności, umieszczając elementy o wyższym priorytecie na pierwszym miejscu.
instagram viewer
• Następnego dnia przejrzyj swoją listę i odhaczaj pozycje po drodze.
• Jeśli skończysz swoją listę, unikaj dodawania kolejnych zadań – może wykorzystaj czas na nadrobienie mniejszych zaległości lub trochę relaksu.
• Cokolwiek zostało na twojej liście, przenieś to na następny dzień, pisząc nową listę.

Chodzi o to, że będziesz dokładnie wiedział, od czego zacząć następnego dnia i jakie zadanie będzie następne. Jeśli ty porównaj Przypomnienia Apple, Google Keep i Microsoft To Do, zauważysz, że wszystkie oferują format listy kontrolnej. Ale ten ostatni wydaje się być przeznaczony do metody Ivy Lee, dzięki jej Mój dzień I Zadania widoki listy.

Być może zastanawiasz się, co dzieje się ze wszystkimi pozostałymi zadaniami, z sześcioma, których nie ma na codziennej liście. Mój dzień i zadania współpracują ze sobą, aby zapobiegać wypadaniu rzeczy przez szczeliny. Mój dzień to Twoja codzienna lista, a Zadania to lista wszystkich pozostałych. Możesz to nazwać zaległościami.

Tworzenie zaległości w Microsoft To Do

Backlog to miejsce, w którym przechowujesz wszystkie swoje zadania do wykonania. Może to brzmieć trochę chaotycznie, ale nie ma potrzeby, aby być zbyt szczegółowym. Pomyśl o zadaniach w pracy, obowiązkach domowych i projektach, które nie są częścią Twojej codziennej rutyny. Na przykład korekta raportu lub napisanie propozycji marketingowej, nie sprawdzanie e-maili lub zmywanie naczyń.

Kiedy dowiesz się o zadaniu, dodasz je do zaległości, gdzie nie zostanie zapomniane, nie będzie rozpraszać uwagi i będzie łatwo dostępne w dowolnym momencie.

Idealnym miejscem na Twoje zaległości w aplikacji Microsoft To Do jest karta Zadania. Znajdziesz go na pasku bocznym po lewej stronie. Tworzenie listy rzeczy do zrobienia tutaj jest tak proste, jak wpisanie elementów, które chcesz uwzględnić w dodaj zadanie pole i naciśnij enter.

Jeśli chcesz dodać więcej szczegółów do zadań, kliknij to, które chcesz rozwinąć, a otworzy się prawy pasek boczny. Tutaj możesz:

• Dodaj zadanie do listy Mój dzień.
• Twórz przypomnienia.
• Nadaj swojemu zadaniu termin.
• Powtarzaj to zadanie — powtarzaj je codziennie, co tydzień, co miesiąc, co rok lub niestandardowo.
• Kategoryzuj swoje zadania.
• Dołączyć plik.
• Napisz notatkę.

Nie musisz być zbyt szczegółowy, ale warto podać wystarczającą ilość informacji o zadaniu, aby później zapamiętać szczegóły. Jest to szczególnie ważne w przypadku elementów, które mogą przez jakiś czas zalegać w zaległościach.

Po sporządzeniu listy wszystkich zadań do wykonania wykorzystasz swoje zaległości do zaplanowania codziennej listy zadań do wykonania.

Pisanie codziennej listy rzeczy do zrobienia w Microsoft To Do

Podobnie jak zaległości, Microsoft To Do oferuje idealne miejsce na codzienną listę Mój dzień patka. Możesz go znaleźć na lewym pasku bocznym u góry. Ważne jest, aby pamiętać, że lista zostanie wyczyszczona automatycznie po zmianie daty, więc nie będziesz chciał przenosić elementów, gdy wybierasz, co chcesz zrobić następnego dnia.

Zamiast tego, przeglądając elementy w swoim dzienniku, kliknij gwiazdkę przy sześciu elementach, nad którymi chcesz popracować.

Rano kliknij zadania, które chcesz przenieść i wybierz Dodaj do mojego dnia to zrobić. Pozostaną one również w rejestrze zadań lub na karcie Zadania z etykietą Mój dzień. Gdy aplikacja Microsoft To Do usunie niedokończone elementy, możesz je szybko znaleźć ponownie dzięki gwiazdkom, które zostały na nich umieszczone wcześniej.

Z pewnością byłoby łatwiej, gdyby twoja lista nie była czyszczona co noc, ale dzięki temu masz czas na przejrzenie zadań rano i nowy początek każdego dnia. w twoim Mój dzień możesz kliknąć i przeciągnąć elementy tutaj, aby nadać im priorytet. Możesz także ponownie przyjrzeć się niektórym elementom z rejestru, klikając Propozycje w prawym górnym rogu.

Po odznaczeniu zadania możesz je znaleźć w folderze Zakończony sekcji karty Zadania. Dodatkowo możesz włączyć tzw Zakończony inteligentną listę w ustawieniach — koło zębate w prawym górnym rogu ekranu — aby wyświetlić ukończone zadania na pasku bocznym.

Możesz znaleźć inną liczbę zadań, które Ci odpowiadają. Nie przejmuj się, jeśli nie możesz codziennie znaleźć sześciu, zwłaszcza jeśli wiesz, że nie ukończysz tak wielu.

Inteligentne listy do użycia wraz z metodą Ivy Lee w Microsoft To Do

Tam są wiele produktywnych sposobów korzystania z aplikacji Microsoft To Do. Oprócz prostych układów list rzeczy do zrobienia, Microsoft To Do oferuje inteligentne listy, które pomogą Ci zachować porządek i załatwić sprawy. Są one szczególnie przydatne, jeśli chcesz zachować dodatkowe listy przypomnień, pomysłów lub przypadkowych rzeczy, aby zapobiec zaśmiecaniu listy zadań lub zaległości.

Oto, co robią:

• Ważny—kliknięcie gwiazdki obok dowolnego elementu oznacza, że ​​jest on ważny. Następnie Microsoft To Do zaokrągla te zadania w górę do karty Ważne w aplikacji, dzięki czemu można je wszystkie znaleźć w jednym miejscu. Jest to szczególnie przydatne, jeśli zaległości są długie i chcesz szybko znaleźć elementy oznaczone gwiazdką.
• Zaplanowany—Microsoft To Do gromadzi również wszystkie elementy, którym przypiszesz datę na karcie Planowane. Tutaj znajdziesz swoje zadania w grupach takich jak Dzisiaj, Jutro, W następnym tygodniu, I Później.
• Przypisane do mnie — jeśli współpracujesz z innymi osobami w programie Microsoft To Do lub Microsoft Planner, możesz również tutaj sprawdzić zadania, które zostały ci przez nich delegowane.
• Wszystko— ta inteligentna lista pokazuje wszystkie zadania do wykonania, które tworzysz w Microsoft To Do.
• Zakończony—miejsce na wszystkie zakończone zadania. Po odznaczeniu elementu możesz go znaleźć tutaj lub w Zakończony część swojej listy.

Jeśli nie chcesz, aby jeden lub którykolwiek z nich pojawiał się na pasku bocznym, możesz je wyłączyć w ustawieniach pod ikoną koła zębatego w prawym górnym rogu. Dodatkowo możesz automatycznie ukrywać puste inteligentne listy i ukrywać tytuły paska bocznego z podłączonych aplikacji —Planista I Oflagowany e-mail.

Możliwość ukrycia tego, czego nie używasz, pozwala skupić się bardziej na funkcjach, z których korzystasz. W ten sposób zwracasz uwagę tylko na to, co najważniejsze, a zadania są mniej prawdopodobne, że zostaną przeoczone lub zapomniane.

Zapobiegaj spadaniu zadań między pęknięciami dzięki Microsoft To Do

Microsoft To Do prawie wydaje się, że jego twórcy mieli na myśli metodę Ivy Lee. Zakładki Zadania i Mój dzień łączą się, tworząc płynną codzienną listę, która ułatwi planowanie. Jeśli chcesz zabrać ze sobą listę rzeczy do zrobienia, po prostu pobierz aplikację mobilną. Co więcej, aplikacja Microsoft To Do jest dostępna bezpłatnie z kontem Microsoft.