Popraw komunikację w swoim zespole dzięki tym wskazówkom

Najważniejszym sposobem na osiągnięcie sukcesu w firmie jest skuteczna komunikacja. Twój zespół powinien swobodnie zadawać pytania, dobrze rozumieć cele firmy i wiedzieć, że jego opinie są cenione. Silne nawyki komunikacyjne w zespole nie pojawiają się z dnia na dzień. Wdrażanie strategii, które działają i ostatecznie tworzy otwarte środowisko pracy, wymaga zaangażowania.

Jeśli zależy Ci na zwiększeniu skutecznej komunikacji ze swoim zespołem, przeczytaj wskazówki, które musisz zacząć wdrażać, aby odnieść sukces i zadowolić wszystkich.

Komunikuj się poprzez podsumowanie

Aktywne słuchanie w komunikacji polega na dążeniu do zrozumienia. Konieczne jest upewnienie się, że wszyscy są na tej samej stronie. Nieporozumienia zdarzają się zbyt często w firmach i można je łatwo złagodzić poprzez podsumowanie praktyki.

„Podsumowanie lub parafrazowanie to umiejętność aktywnego słuchania, która polega na powtarzaniu tego, co dana osoba przekazała” — wyjaśnia Max Ade, dyrektor generalny

Ogórki kiszone. „Chociaż ten rodzaj komunikacji może wydawać się powtarzalny, jest to najskuteczniejszy sposób zapobiegania nieporozumieniom. Proces obejmuje aktywne słuchanie wypowiedzi danej osoby, podsumowywanie i powtarzanie tego, co powiedziała, oraz potwierdzanie zrozumienia między grupą”.

Jak to wygląda w praktyce? Ian Heyman, założyciel Męska ochrona przed kroplami mówi: „W przypadku każdego może to wyglądać inaczej, ale jednym ze sposobów na podejście do tego problemu jest posiadanie bazy kontaktowej ze swoim zespołem, w której wszyscy ćwiczycie parafrazowanie. Powtarzając, jak każdy z was rozumie pojęcie lub rozmowę, można uniknąć wielu nieporozumień. Może to sprawić, że Twój zespół będzie bardziej produktywny, ponieważ każdy będzie wiedział, nad czym pracujesz”.

Podsumowanie jako umiejętność komunikacji wymaga praktyki. Dla liderów najlepiej jest dawać przykład i rozpocząć tę strategię. Przyzwyczajenie wszystkich do tej metody komunikacji zajmie trochę czasu, ale ogólnie będzie to niezwykle korzystne.

Ustaw jasne programy dla wszystkich spotkań

Jedną z największych skarg wielu pracowników na spotkania jest to, że zajmują one zbyt dużo czasu i są nieefektywne. Dzieje się tak, gdy spotkania nie są odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone. Najlepszą metodą upewnienia się, że spotkania są korzystne dla zespołu, jest posiadanie jasnych programów nakreślonych z dużym wyprzedzeniem.

„Nigdy nie można być zbyt dobrze przygotowanym” — mówi Max Schwartzapfel, CMO firmy Walka o Ciebie. „Kiedy organizujesz spotkanie, zastanów się nad stworzeniem spójnego, jasnego programu na co najmniej trzy dni. Może to dać Twojemu zespołowi czas na wcześniejsze przygotowanie wszelkich rezultatów, pytań lub przemyśleń. Próba komunikowania się na miejscu może pozostawić miejsce na pominięte informacje, a nikt tego nie chce”.

Spotkaniom często bardzo łatwo wymknąć się spod kontroli. „Spotkania zaplanowane na określony czas to świetny sposób, aby upewnić się, że faktycznie załatwisz sprawy” — mówi Karim Hachem, wiceprezes ds. handlu elektronicznego w Maxine z Hollywood. „Zaplanuj oś czasu dla każdego tematu i poproś kogoś o śledzenie czasu, abyś dotrzymał harmonogramu. Możesz również zostawić miejsce na koniec spotkań na pytania; ten czas to także świetny sposób na określenie, czy temat wymaga więcej uwagi. Harmonogram spotkań pomaga upewnić się, że trafisz na wszystko, co chcesz omówić, jednocześnie zastanawiając się, co wymaga dalszej komunikacji”.

Podczas spotkań upewnij się, że Twój zespół może swobodnie mówić o tym, co dzieje się w firmie. Zrób miejsce na pytania, zaproś do ożywionej dyskusji i włącz wszystkich do rozmowy. Kiedy stosujesz politykę otwartych drzwi, powinno to być normą, a Twój zespół chętnie podzieli się swoimi przemyśleniami.

Organizuj okresowe bazy dotykowe

Kiedy Twój zespół jest zajęty pracą, komunikacja może często zostać przerwana. Ale bez tej komunikacji praca ucierpi. Ważne jest, aby pozostawić czas w obciążeniu pracą zespołu na kontakt z bazą. Może to mieć formę jeden na jeden, zespołów specyficznych dla projektu, pełnych zespołów lub w inny sposób. Częstotliwość, którą możesz określić, aby spełnić Twoje konkretne potrzeby, o ile upewnisz się, że wszystkie spotkania z bazą kontaktową są skuteczne, a nie tylko zabierają czas.

Christy Pyrz, dyrektor ds Peptydy wzorcowe mówi: „Rozważ możliwość organizowania comiesięcznych spotkań liderów ze swoimi zespołami. Nie potrzebujesz programów na te spotkania. Zamiast tego możesz użyć go jako otwartej komunikacji, aby omówić pracę pracownika, zdrowie psychiczne, rozwój i ogólne pomysły na biznes”.

Jeśli zauważysz, że morale zespołu spada, rozważ dodanie baz kontaktowych, aby zespół był na tej samej stronie. „Widzisz spadek morale zespołu? Spróbuj zorganizować spotkanie z bazą kontaktową” — mówi Melissa Rhodes, dyrektor generalny firmy Wróżki 1 na 1. „Utrzymywanie małej grupy dotykowej — około 5–6 osób — sprawia, że ​​proces jest jeszcze płynniejszy. Każdy powinien móc swobodnie mówić o swoich pomysłach i przemyśleniach”.

Stwórz strefę bez oceniania

Głównym powodem, dla którego wielu pracowników nie czuje się swobodnie w pracy, jest strach. Obawiają się, że ich słowa nie zostaną potraktowane poważnie lub poniosą konsekwencje. Jeśli poważnie myślisz o zwiększeniu komunikacji ze swoim zespołem, musisz stworzyć w tym celu środowisko wolne od osądów.

„Nigdy nie chcesz, aby pracownicy otrzymywali reprymendę za używanie głosu” — wyjaśnia Mary Kay Bitton, szefowa ds. Flo Witaminy. „Ważne jest, aby cenić opinie wszystkich i upewnić się, że każda osoba czuje się bezpiecznie, mówiąc, co myśli”.

Jeśli chcesz stworzyć i wspierać strefę bez osądzania w swoim zespole, wprowadź politykę otwartych drzwi, aby zaprosić swój zespół do wyrażania swoich opinii. Zapewnij im bezpieczną przestrzeń do tego, na przykład podczas spotkania lub rozmowy jeden na jednego. Trzymaj wszystkich na tej samej stronie z polityką i upewnij się, że wszyscy przestrzegają precedensu. Chcesz mieć pewność, że za kulisami nie dzieje się nic, co skłoniłoby Twój zespół do kwestionowania, czy ta polityka ma wartość, czy nie.

Chociaż Twoja firma może mieć politykę otwartych drzwi, niektóre osoby mogą nie czuć się na siłach, by otwarcie dzielić się swoimi przemyśleniami z dużym zespołem, dlatego mądrze jest zaoferować alternatywne rozwiązanie. „Kluczowym czynnikiem zapewniającym ludziom dobre samopoczucie podczas zabierania głosu jest umożliwienie im mówienia w sposób, który jest dla nich bezpieczny. Możesz to zrobić, zachęcając ludzi do umawiania się na spotkania z kimś, z kim chcą rozmawiać na prywatne tematy. Możesz także mieć skrzynkę sugestii online, aby umożliwić pracownikom anonimowe zgłaszanie swoich uwag”.

W przypadku każdej nowej polityki wdrożenie wymaga czasu, a budowanie kultury będzie wymagało konsekwencji i czasu. Trzymaj się tego, a w końcu stanie się to normą. „Ważne jest, abyś kontynuował swoje wysiłki, nawet jeśli nie widzisz natychmiastowej poprawy” — mówi Ryan Delk, dyrektor generalny Elementarz. „Jak większość z nas wie, dobre rzeczy wymagają czasu, więc nie przestawaj iść do przodu, zwłaszcza gdy wydaje się to trudne”.

Informuj wszystkich o nowościach w firmie

Aby wszyscy czuli się przynależni do firmy, chcesz, aby byli na bieżąco informowani o wszystkich wydarzeniach – nawet jeśli nie wpływa to bezpośrednio na ich stanowisko lub rolę. Jest to kluczowa strategia w budowaniu zespołu, a także zapewnia, że ​​wszyscy są na bieżąco z bieżącymi wiadomościami firmy, w tym celami, osiągnięciami, a nawet trudnymi sprawami.

„Wspaniałym sposobem na zapewnienie, że wszyscy są poinformowani, a jednocześnie nie traktują sprawy zbyt poważnie, jest posiadanie biuletynu firmowego” — mówi Justin Soleimani, współzałożyciel Upadek. „Może zacząć się od konieczności, ale może szybko zmienić się w sposób na podniesienie morale. Oczywiście nadal chcesz udostępniać aktualności dotyczące firmy, ale możesz też dodawać podnoszące na duchu historie o zespole, świętować kamienie milowe i urodziny i nie tylko”.

Kolejna zaleta wewnętrznych biuletynów lub cotygodniowe podsumowania e-maili polegają na tym, że ograniczają spotkania, ostatecznie poprawiając produktywność. „Jeśli czujesz, że ty i twój zespół spędzacie zbyt dużo czasu na spotkaniach, rozważcie wypróbowanie cotygodniowego podsumowania wiadomości e-mail” — mówi Brittany Dolin, współzałożycielka Agencja kieszonkowa. „Wiele z tego, co omawiasz na spotkaniach, może równie dobrze być przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej. Możesz spróbować wysyłać cotygodniowe aktualizacje z podsumowaniem tego, co się dzieje. To świetny sposób na dzielenie się wiadomościami, a jednocześnie dostarczanie czegoś konkretnego do odniesienia w przyszłości, jeśli zajdzie taka potrzeba”.

Zwłaszcza gdy masz duże zespoły i chcesz mieć pewność, że wszyscy mają potrzebne informacje dotyczące firma, rozważ znalezienie rozwiązania do dystrybucji informacji z pełnymi szczegółami, które mogą być odwołuje się Ogranicza to plotki i pozwala uniknąć nieporozumień.

Wniosek

Zdecydowanie nie chcesz iść na skróty, jeśli chodzi o komunikację w zespole. Kiedy słaba komunikacja stanie się normą, przełamanie złego nawyku i wdrożenie trwałego rozwiązania będzie wymagało dodatkowego wysiłku.

Najlepszym sposobem na rozpoczęcie jest zbudowanie małej grupy zadaniowej z członkami zespołu na wszystkich poziomach. Przeprowadź burzę mózgów, planując, jak będzie wyglądał końcowy cel komunikacji, a następnie opracuj strategię kroków, które należy podjąć, aby go osiągnąć. Komunikuj tę nową kulturę z zespołem i zachęć wszystkich do współpracy. To korzystne dla wszystkich.