Jak stworzyć mapę czasu, aby poprawić swoją produktywność

Jak często czujesz się zagubiony — nie jesteś w stanie poradzić sobie z niekończącym się strumieniem zadań, które rzucasz na swoją drogę? Leżysz w łóżku w nocy, myśląc o całej pracy, którą mogłeś wykonać w ciągu dnia, ale nie mogłeś.

Myślisz o tym, jak mógłbyś lepiej zarządzać swoim czasem i zrobić więcej. Ale dzień jest stracony. Gdybyś tylko wcześniej to wszystko zaplanował. Jeśli powyższy scenariusz opisuje Twoją sytuację, musisz rozważyć mapowanie czasu.

Co to jest mapowanie czasu? Czym różni się od blokowania czasu?

Mapowanie czasu odnosi się do procesu tworzenia ram, które odwzorowują twoje działania (praca, spotkania, osobiste zobowiązania) w odniesieniu do czasu. Mapowanie czasu można łatwo pomylić z planowaniem lub konwencjonalnymi metodami zarządzania czasem, takimi jak blokowanie czasu. Istnieje jednak zauważalna różnica.

Mapa czasu oferuje całościowy widok Twojego dnia, tygodnia lub miesiąca. Zapewnia jasność co do tego, jak powinieneś spędzać swoje dni, co musisz zrobić i kiedy. Gdy masz już szkielet tego, jak planujesz spędzać czas, możesz zacząć planować bloki czasowe dla zadań o wysokim priorytecie (blokowanie czasu).

W przeciwieństwie do innych metod zarządzania czasem, mapowanie czasu to nie tylko przydzielanie czasu na pracę. To kompletny plan spędzania czasu, od pracy i hobby po czas wolny i rodzinny. A kiedy wyrobisz sobie nawyk mapowania czasu, dzieje się magia.

Otrzymujesz jasną mapę tego, co musisz zrobić, więc zmęczenie decyzyjne znika. Dni żonglerki między różnymi projektami odchodzą w niepamięć, ponieważ masz już zaplanowane bloki czasowe dla zadań o wysokim priorytecie. Wiesz, kiedy jest czas na pracę, a kiedy na odłożenie zmartwień i napicie się gorącej kawy. Już się nie spieszysz i masz więcej pracy.

Brzmi fajnie, prawda? Porozmawiajmy o tym, jak stworzyć mapę czasu, aby zwiększyć produktywność i przejąć kontrolę nad swoim życiem.

Jak stworzyć mapę czasu, aby poprawić produktywność

Nie ma standardowego sposobu tworzenia mapy czasu, ponieważ mapowanie czasu jest sprawą osobistą. Ludzie mają różne cele, temperamenty i okoliczności. To, co działa dla jednego, może nie działać dla innego. Poniższy przewodnik zawiera jednak szkic typowego procesu tworzenia mapy czasu, który można śledzić i kształtować zgodnie z konkretnymi okolicznościami.

Krok 1: Zastanów się, jak spędzasz czas

Zanim zaczniesz tworzyć mapę czasu, musisz zadać sobie pytanie: Dlaczego tworzysz mapę czasu i co spodziewasz się osiągnąć? Są to ważne pytania, które wpływają na to, jak skuteczne będzie dla Ciebie mapowanie czasu. Dlatego ważne jest, aby być szczerym, odpowiadając na te pytania.

Możesz zacząć od zastanowienia się, jak spędzasz czas w przeciętny dzień. Czy jesteś zadowolony ze swojej obecnej rutyny? Jeśli nie, zastanów się, co chciałbyś poprawić. Nie zapominaj, że tworzysz dla siebie mapę czasu.

Oznacza to, że odpowiadając na te pytania, musisz wziąć pod uwagę swoją osobowość, godziny szczytu produktywności i nawyki. Na przykład, jeśli wiesz, że najlepiej pracujesz późno w nocy, możesz ustawić bloki czasowe dla zadań o najwyższym priorytecie w nocy, aby zapewnić maksymalną wydajność.

Kiedy spojrzysz z lotu ptaka na swój styl życia, rozważysz wady swojej rutyny, zanotuj rzeczy, które chcesz poprawić, i uświadomiłeś sobie, co chcesz osiągnąć za pomocą swojej mapy czasu, przejdź do następnej krok.

Krok 2: Stwórz listę rzeczy do zrobienia

Wypisz czynności, które chcesz wykonać w określonych ramach czasowych. W przypadku pierwszej mapy najlepiej trzymać się krótszych ram czasowych, najlepiej tygodnia. To dlatego, że krótsze ramy czasowe pomagają wyznaczać realistyczne cele i czuć się mniej przytłoczonym.

Tworząc listę swoich zajęć na tydzień, utwórz kategorie dla różnych obszarów swojego życia (praca, hobby, zdrowie, przyjaciele i rodzina). Możesz łatwo zarządzać swoimi zadaniami, gdy posegregujesz je na odpowiednie kategorie. Ale nie przesadzaj. Najlepiej trzymać kategorie od 3 do 5, aby uniknąć bałaganu.

Krok 3: Kodowanie kolorami różnych czynności

Tworzenie map czasu nie musi być nudne. Możesz (powinieneś) dodać kolor do różnych kategorii map czasu. Sprawia, że ​​mapowanie czasu jest zabawne, a różne kolory pomagają wizualizować mapę czasu. Ale nie dodawaj kolorów losowo. Różne kolory reprezentują różne uczucia, więc należy odpowiednio kodować kolorami.

Zielony reprezentuje naturę i obfitość, dlatego przypisaliśmy zielony kolor do mojej kategorii zdrowia w Clockify.

Krok 4: Ustal priorytety zadań

Robiąc listę czynności, które chcesz wykonać w ciągu tygodnia, zdasz sobie sprawę, że nie ma wystarczającej liczby godzin, aby wykonać wszystkie zadania. Tutaj musisz zacząć ustalać priorytety. Jednak większości ludzi trudno jest ustalić priorytety. jeśli to ty, użyj macierzy Eisenhowera, aby ustalić priorytety swoich zadań.

Macierz Eisenhowera pomaga kategoryzować zadania na cztery ćwiartki na podstawie ich ważności i pilności. Najważniejsze i najpilniejsze zadania otrzymują najwyższy priorytet, a najmniej ważne i mniej pilne zadania są odkładane na później, delegowane lub usuwane z listy rzeczy do zrobienia.

Krok 5: Zaplanuj bloki czasowe

Po ustaleniu priorytetów zadań kolejnym krokiem jest blokowanie czasu. Oto jak utworzyć bloki czasowe w swoim kalendarzu:

1. Twórz bloki czasowe dla zadań o najwyższym priorytecie.
2. Następnie utwórz bloki czasowe na spotkania.
3. Jeśli masz wystarczająco dużo wolnych terminów, utwórz bloki czasowe na inne ważne zadania lub projekty.

Chociaż proces wydaje się prosty, początkowo będziesz popełniać błędy. Ale nie martw się, w końcu będziesz w tym lepszy. Aby jednak ułatwić Ci przejście i zminimalizować ryzyko popełnienia błędu, oto kilka wskazówek, o których warto pamiętać:

• Zachowaj wystarczającą elastyczność bloków czasowych, aby zostawić miejsce na nieoczekiwane połączenia i nieuniknione zakłócenia.
• Ustal stały czas na rutynowe zadania (śniadanie, poranny jogging, kolacja).
• Zaplanuj spotkania (jeśli to możliwe) w jednym bloku czasowym, ponieważ spotkania rozproszone w ciągu dnia mogą utrudniać produktywność.
• Nie zapomnij stworzyć bloków czasowych na odpoczynek.
• Pozostaw puste bloki czasowe na nagłe, nieoczekiwane zdarzenia.

Krok 6: Przejrzyj i popraw

Po utworzeniu mapy czasu nadszedł czas, aby ją przejrzeć. Sprawdź, czy Twoja tygodniowa mapa czasu idealnie odzwierciedla sposób, w jaki chcesz spędzić tydzień. Jeśli nie, zmodyfikuj go. Na przykład, jeśli masz dużo intensywnej pracy w poniedziałek i wtorek – póki masz dużo czasu do stracenia w środę — możesz dodać trochę pracy w środę, aby zrównoważyć twoje dni.

Twoja mapa czasu nie jest nakazem sądowym, więc możesz ją modyfikować i wprowadzać poprawki, które uznasz za stosowne. Ale zrób to, zanim zaczniesz go przestrzegać, ponieważ zmiana mapy czasu w połowie może zrzucić harmonogram całego tygodnia.

Obserwując swoją mapę czasu, zobacz, jak dobrze to działa. Zadaj sobie pytanie: czy byłeś w stanie to prześledzić? Czy zwiększyło to Twoją produktywność? Czy są obszary, które wymagają dalszej poprawy? W oparciu o swoje odpowiedzi dokonaj niezbędnych zmian w przyszłych mapach czasowych.

Oprogramowanie do mapowania czasu nie jest koniecznością, ale sprawia, że ​​proces jest bardziej wydajny. Wszystko, czego potrzebujesz, to długopis i papier, aby stworzyć mapę czasu, wymieniając i ustalając priorytety tygodniowych działań oraz tworząc bloki czasowe na tydzień.

Ale jest z tym problem. Nie możesz wprowadzać zmian. Oprogramowanie do mapowania czasu sprawia, że ​​mapowanie czasu jest łatwiejsze i bardziej wydajne. Ponadto Twoja mapa czasowa jest zawsze dostępna w telefonie.

Clockify to jedno z najlepszych programów do zarządzania czasem. Oferuje schludny, łatwy w obsłudze interfejs i wiele funkcji, które pomagają tworzyć kompleksowe mapy czasowe.

Możesz łatwo tworzyć bloki czasowe w aplikacji widok kalendarza. Kliknij dowolny przedział czasowy (który nie jest jeszcze zablokowany) i an Dodaj wpis czasu pojawi się wyskakujące okienko. Teraz uzupełnij dane i kliknij DODAĆ przycisk. Powtórz ten proces dla dowolnej liczby bloków czasowych.

Możesz użyj TimeCamp, aby zaoszczędzić czas, zwiększyć produktywnośći tworzyć mapy czasowe. Po dodaniu bloków czasowych na tydzień (lub miesiąc) zintegruj Kalendarz Google ze swoim TimeCampem.

Bloki czasowe z Twojego kalendarza Google automatycznie pojawią się w Twoim grafiku TimeCamp w wyznaczonym czasie. Co więcej, TimeCamp oferuje automatyczne śledzenie czasu — ratunek dla osób, które często zapominają dodać wpisy czasu.

Planyway umożliwia integrację Trello, Jira, Kalendarza Google i Microsoft Teams. Jeśli zarządzasz projektami w Trello i planujesz spotkania w Kalendarzu Google, może być trudno wiedzieć, co i kiedy robić.

Planyway łączy to wszystko w jednym miejscu, ułatwiając tworzenie mapy czasowej. Możesz przeciągać bloki czasowe w kalendarzu Planyway, ułatwiając wprowadzanie poprawek w ostatniej chwili.

Od pisania artykułów i ustalania budżetów po tworzenie listy obserwowanych moich ulubionych filmów — dzięki pakietowi Edytorów Dokumentów Google możesz wiele zrobić. Nie inaczej jest w przypadku tworzenia mapy czasu.

Arkusze Google oferują wszystko, czego potrzebujesz, aby stworzyć idealną mapę czasu. Tym, co odróżnia Arkusze Google od innych programów do mapowania czasu, jest swoboda, jaką ci dają. Możesz stworzyć swoją mapę czasową w dowolny sposób, nie ograniczając się do interfejsu aplikacji.

Ale jeśli nie chcesz kłopotów z tworzeniem mapy czasu od zera, oto Szablon mapy czasu w Arkuszach Google które możesz wykorzystać i spersonalizować.

Zwlekanie jest wrogiem

Mapowanie czasu pomaga lepiej zarządzać czasem. Daje kierunek i ścieżkę, którą należy podążać. Ale musisz się temu poświęcić, aby pokazał swoje cuda. A największą przeszkodą, jaką napotkasz na swojej drodze, jest prokrastynacja.

Wiele osób zmaga się z prokrastynacją i stosuje różne metody radzenia sobie z nią. Chociaż wszystkie te metody mają swoje plusy, zasada pięciu minut jest jedną z najskuteczniejszych.