Nie musisz już wysyłać dokumentu programu Word pocztą e-mail między współpracownikami, aby załatwić sprawę. Można, ale dzięki internetowym edytorom tekstu, takim jak Dokumenty Google, współpraca i komunikacja to pestka.
W oprogramowaniu znajdziesz różne narzędzia i funkcje, które pomogą Ci być na bieżąco i nie wchodzić sobie w drogę. W tym artykule znajdziesz kompletny przewodnik po korzystaniu z tych narzędzi w Dokumentach Google.
Aby usprawnić przekazywanie opinii i współpracę w zespole, zapoznaj się z poniższymi wskazówkami, jak dodawać wzmianki o innych i efektywnie wykorzystywać komentarze w Dokumentach Google.
Wzmianki o innych w Twoich Dokumentach Google
Aby wspomnieć o kontakcie w dowolnym miejscu w dokumencie Google, wpisz @ i kontynuuj, podając jego adres e-mail. Jeśli zapisałeś je jako kontakt na swoim koncie Google, ich nazwa pojawi się na liście, gdy to zrobisz. Tam możesz kliknąć ich nazwę, aby zakończyć ich dodawanie.
Wzmianka o nich w dokumencie nie spowoduje wysłania powiadomienia, ale utworzy tag, na który możesz najechać kursorem, aby zobaczyć kartę kontaktową ze skrótami do wysyłania e-maili, tworzenia lub planowania spotkań lub przeglądania ostatnich interakcji z Google.
Jeśli jeszcze nie dałeś współpracownikowi dostępu, są kilka sposobów udostępniania Dokumentów Google, najszybszym jest Udział przycisk w prawym górnym rogu. Po kliknięciu zostaniesz poproszony o podanie adresu e-mail i opcjonalnej wiadomości. Następnie uderz Wysłać.
Komentarze będą pingować Twoich współpracowników, zwracając ich uwagę na udostępniony dokument. Aby użyć komentarzy:
- Zaznacz tekst lub multimedia, w których chcesz zostawić komentarz.
- Pasek narzędzi pojawi się po prawej stronie dokumentu. Tam wybierz niebieską ikonę mowy z symbolem plusa. Alternatywnie możesz znaleźć ten szary symbol na górnym pasku narzędzi lub kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby wyświetlić listę dodatkowych opcji.
- Pojawi się panel komentarzy. Wpisz swoje przemyślenia w polu, używając @ i adresu e-mail, aby dodać współpracowników.
- Gdy będziesz gotowy do udostępnienia, kliknij Komentarz, a Twoja notatka pojawi się w dokumencie. Każda osoba oznaczona tagiem w obrębie otrzyma powiadomienie. Każdy, kto ma dostęp do dokumentu, może wyświetlać i dodawać swoje przemyślenia.
Aby komentarze nie zaśmiecały dokumentu, możesz je rozwiązać po ich przeczytaniu lub wykonaniu powiązanych zadań. Aby to zrobić, kliknij znacznik wyboru w nagłówku wątku. Ta czynność spowoduje ukrycie notatki, ale możesz uzyskać dostęp do i odzyskać rozwiązane komentarze w Dokumentach Google poprzez dostęp do Twojej historii. Możesz to znaleźć, wybierając ikonę mowy w prawym górnym rogu ekranu.
Jak korzystać z funkcji Sugeruj zmiany w Dokumentach Google
Czasami podczas współpracy korzystne jest przedstawianie sugestii zamiast zmian. Zamiast pingować swojego współpracownika metodą „play-by-play” lub przeglądać historię wersji dokumentu, możesz zasugerować zmiany za pomocą Tryb sugestii w Dokumentach Google. Aby to zrobić:
- Zaznacz tekst lub multimedia, do których się odnosisz.
- Pasek narzędzi pojawi się po prawej stronie dokumentu. Tam wybierz zieloną ikonę mowy ołówkiem. Alternatywnie możesz przełączać się między trybami, klikając ikonę ołówka na pasku narzędzi lub klikając prawym przyciskiem myszy, aby wyświetlić listę dodatkowych opcji.
- Gdy przejdziesz do trybu sugerowania, wszelkie wprowadzone zmiany będą wyświetlane jako sugestie, a zastępowany tekst będzie nadal wyświetlany z zielonym przekreśleniem. Pola komentarzy pojawią się po prawej stronie, odzwierciedlając wszelkie sugerowane zmiany.
- Kiedy będziesz gotowy, oznacz współpracownika, któremu chcesz zasugerować zmiany, w jednym lub kilku wątkach komentarzy i kliknij Odtwórz ponownie, aby wysłać powiadomienie.
Gdy będziesz gotowy, aby wrócić do trybu edycji, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję z listy lub kliknij ikonę trybu sugerowania po prawej stronie paska narzędzi.
Jeśli przeglądasz sugestie innej osoby, możesz kliknąć pola komentarzy, aby je przejrzeć. Gdy to zrobisz, kliknij znacznik wyboru u góry wątku, aby zaakceptować, i x, aby odrzucić. Zaakceptowanie zmian spowoduje umieszczenie zmian wprowadzonych przez współpracownika w dokumencie. Możesz także zostawiać im komentarze w wątku, aby komunikować się w tę iz powrotem w sprawie określonych elementów.
Ustawienia powiadomień dla Dokumentów Google
Szybkim sposobem na znalezienie ustawień powiadomień dla dokumentów jest użycie ikony mowy w prawym górnym rogu ekranu. Po otwarciu panelu kliknij ikonę dzwonka, aby otworzyć menu ustawień. Tutaj możesz dostosować rodzaje otrzymywanych powiadomień dla obu Uwagi I edycje.
W przypadku komentarzy możesz wybrać wszystkie z nich, tylko te, w których inni o Tobie wspominają, lub żadnego z nich. Jeśli nie wybierzesz żadnego, nadal będziesz otrzymywać wizualny wskaźnik, ale nie otrzymasz powiadomienia ani e-maila. W związku z tym musisz zwrócić szczególną uwagę, aby nie przegapić aktualizacji od współpracownika.
Dzięki edycjom możesz włączyć otrzymywanie powiadomień za każdym razem, gdy ktoś wprowadzi zmiany w dokumencie lub nie wprowadzi żadnych zmian. Ale nadal możesz zobaczyć, kto co zmienił w historii wersji Twojego dokumentu.
Jak korzystać z historii wersji w Dokumentach Google — i dlaczego jest to przydatne
Ponieważ współpracujesz z innymi, dobrze jest mieć kopię zapasową dokumentu na wypadek, gdyby ktoś przypadkowo usunął lub nadpisał ważne informacje. U góry ekranu znajduje się hiperłącze informujące o dacie ostatniej edycji. Kliknij to, a zobaczysz kopie zapasowe z poprzednich sesji roboczych i wprowadzone zmiany.
Korzystanie z historii wersji jest przydatne, ponieważ możesz zobaczyć, co zmienili inni, jeśli jest to niejasne. Ponadto możesz wrócić do poprzedniej wersji, jeśli nie jesteś zadowolony z bieżącego dokumentu lub coś poszło nie tak.
Jak stwierdzić, czy ktoś inny pracuje w dokumencie Google
Na szczęście Google zapewnia Ci ochronę, jeśli chodzi o sprawdzenie, czy Twój współpracownik aktualnie edytuje dokument. Jeśli znajdują się razem z Tobą w obszarze roboczym, ich zdjęcie profilowe pojawi się u góry ekranu z kolorową ramką. Jeśli są tam, ale są nieaktywne, będą wyglądać na wyblakłe.
Możesz także dokładnie zobaczyć, gdzie się znajdują, patrząc na ich kursor w odpowiednim kolorze. W ten sposób możesz uniknąć nakładania się zadań lub wrócić później, jeśli wolisz pracować sam.
Rozpocznij współpracę dzięki Dokumentom Google
Dzięki Dokumentom Google współpraca ze współpracownikami to pestka. Możesz współtworzyć dokumenty lub sugerować zmiany. Ponadto istnieje wiele funkcji, takich jak niestandardowe ustawienia powiadomień, historia wersji i aktualizacje w czasie rzeczywistym, które zapewniają płynny i stabilny przepływ pracy.
