Czytelnicy tacy jak ty pomagają wspierać MUO. Kiedy dokonujesz zakupu za pomocą linków na naszej stronie, możemy otrzymać prowizję partnerską. Czytaj więcej.

Baza danych zapasów jest niezbędna do rozwoju każdej firmy opartej na produktach. Zapewnia łatwy dostęp do cennych danych i pomaga podejmować kluczowe decyzje biznesowe, takie jak zamawianie nowych zapasów.

Chociaż w Internecie można znaleźć kilka skomplikowanych i szczegółowych programów do zarządzania zapasami, możliwe jest również utworzenie prostego systemu zapasów w programie Excel. Nie tylko jest to możliwe, ale także całkiem łatwe.

Tworzenie prostej bazy danych inwentaryzacji w programie Excel

Aby zrozumieć proces tworzenia systemu zapasów w Excelu, utwórzmy bazę danych zapasów dla sklepu z telefonami komórkowymi, wykonując poniższe czynności:

  1. Utwórz następujące nagłówki w górnym wierszu nowego arkusza programu Excel: SKU, Nazwa modelu, Firma, Cena jednostkowa, i Liczba dostępnych jednostek (Możesz utworzyć więcej nagłówków zgodnie z własnymi wymaganiami).
    2. instagram viewer
  2. Użyj pogrubionej czcionki w nagłówkach.
  3. Aby nagłówki były widoczne, dodaj kolor tła do komórek nagłówka.
  4. Wybierz wszystkie nagłówki i przejdź do Czcionka sekcja w Dom patka.
  5. Kliknij strzałkę obok Kolor wypełnienia opcję i wybierz żądany kolor.

Gdy nagłówki są gotowe, czas uzupełnić informacje. Do tej pory powinieneś mieć coś takiego:

Możesz dodaj obramowania, aby Twoja baza danych Excel była przyjemna wizualniei łatwiejszy do odczytania, wykonując poniższe czynności:

  1. Zaznacz wszystkie komórki w bazie danych zasobów.
  2. Idź do Czcionka sekcja w Dom patka.
  3. Kliknij strzałkę obok Granice Ikona.
  4. Wybierz rodzaj obramowania dla komórek bazy danych inwentaryzacji.

Aby dodać filtr opcja do Twojej bazy danych:

  1. Wybierz dowolną komórkę w swojej bazie danych.
  2. Idź do Redagowanie sekcja po prawej stronie Dom patka.
  3. Kliknij strzałkę obok Sortuj i filtruj Ikona.
  4. Kliknij Filtr.

Gratulacje, właśnie utworzyłeś bazę danych zapasów dla sklepu mobilnego.

Możesz łatwo aktualizować bazę danych, dodając nowe dane lub modyfikując istniejące. Możesz także odfiltrować żądane informacje z nowo utworzonej bazy danych inwentaryzacji.

Na przykład, jeśli chcesz przefiltrować wpisy bazy danych zapasów dla określonej firmy:

  1. Kliknij strzałkę obok Firma nagłówek.
  2. Wybierz żądaną firmę/firmy.
  3. Baza danych pokaże tylko wpisy (telefony komórkowe) tylko dla tych firm.

Korzystanie z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO w programie Excel Inventory

Załóżmy, że chcesz wyszukać cenę konkretnego artykułu w swojej bazie danych. Zamiast szukać go w bazie danych, możesz to zrobić użyj funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO w programie Excel. Formuła funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO jest następująca:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(wyszukiwana_wartość; tablica_tabeli; numer_indeksu_kolumny;[przeszukiwany_zakres])

Gdzie:

  • WYSZUKAJ_WARTOŚĆ jest wartością, której chcesz szukać w pierwszej kolumnie przypisanej tablicy tabeli.
  • TABELA_TABLICA to przypisany zakres komórek, w którym chcesz zastosować funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO.
  • COL_INDEX_NUMBER to numer kolumny zawierającej zwracaną wartość.
  • ZAKRES WYSZUKIWANIA (opcjonalnie) jest albo PRAWDA Lub FAŁSZ. Sprecyzować FAŁSZ jeśli chcesz, aby program Excel zwracał dokładne dopasowanie lub PRAWDA jeśli chcesz, aby zwracał przybliżone dopasowanie. Jeśli nie określisz żadnej wartości, Excel (domyślnie) ustawi a PRAWDA wartość i zwraca przybliżone dopasowania.

Po zastosowaniu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO program Excel lokalizuje WYSZUKAJ_WARTOŚĆ w pierwszej kolumnie przypisanego zakresu komórek. Dlatego, aby funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO działała, ważne jest, aby WARTOŚĆ WYSZUKAJ. znajdowała się w pierwszej kolumnie TABELA_TABLIC (przypisany zakres komórek).

Po znalezieniu wartości LOOKUP_VALUE program Excel zlicza komórki na podstawie określonej wartości COL_INDEX_NUMBER i zwraca wynik. Zwracana wartość będzie dokładna lub przybliżona, w zależności od tego, czy określono wartość FAŁSZ czy PRAWDA dla WYSZUKAJ.ZAKRES.

Teraz, gdy już dobrze rozumiesz funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO, użyjmy jej do wyodrębnienia danych z naszej bazy danych spisu telefonów komórkowych. Aby wyszukać cenę konkretnego telefonu komórkowego w swojej bazie danych, wykonaj następujące czynności:

  1. Utwórz następujące dwa nagłówki w nowych komórkach: SKU I Cena.
  2. Wpisz następującą formułę pod nagłówkiem Cena: 
    =WYSZUKAJ.PIONOWO(
  3. Aby zapewnić WYSZUKAJ_WARTOŚĆ, wybierz komórkę pod SKU nagłówek (I5 w naszym przypadku), a następnie dodaj przecinek.
  4. Dla TABELA_TABLICA zaznacz wszystkie komórki w bazie danych, pod nagłówkami (A2:E10 w naszym przypadku), po którym następuje przecinek.
  5. Chcemy znaleźć cenę pożądanego SKU, więc ustalimy COL_INDEX_NUMBER do 4 (ponieważ nagłówek ceny jednostkowej jest czwartą kolumną w naszej bazie danych) i poprzedzić go przecinkiem.
  6. Na koniec określ ZAKRES WYSZUKIWANIA Jak FAŁSZ, ponieważ chcemy, aby program Excel zwracał dokładne wartości.
  7. Naciśnij enter.

Excel zwróci błąd #N/D, ale nie martw się. To dlatego, że nie dodaliśmy żądanej jednostki SKU (LOOKUP_VALUE) pod nagłówkiem SKU.

Aby poznać cenę konkretnego SKU (z przydzielonego nam zakresu, czyli z naszej bazy danych), wpisz ją pod nagłówkiem SKU, a Excel zwróci dokładną cenę towaru. Możesz to zrobić dla dowolnego elementu w bazie danych.

Aby uzyskać dalsze informacje o elemencie, powtarzasz ten sam proces. Powiedzmy, że chcesz również dowiedzieć się, ile jest dostępnych jednostek przedmiotu. Aby to zrobić, utwórz kolejny nagłówek obok Cena nagłówek i nazwij go Liczba jednostek. Pod tym nowym nagłówkiem wpisz następującą formułę:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(I5;A2:E10;5;FAŁSZ)

Zauważ, że podczas gdy reszta formuły jest taka sama, nasz COL_INDEX_NUMBER zmienił się z 4 (w poprzedniej formule) na 5. To dlatego, że Liczba jednostek nagłówek znajduje się w piątej kolumnie naszej bazy danych.

Jak stworzyć system inwentaryzacji za pomocą szablonów programu Excel

Jeśli nie chcesz męczyć się z ręcznym tworzeniem systemu inwentaryzacji w programie Excel, możesz wybrać łatwiejszą drogę, korzystając z szablonu inwentaryzacji programu Excel.

  1. Przejdź do witryny Office, aby znaleźć gotowe do użycia Szablony inwentaryzacji w Excelu.
  2. Wybierz szablon, którego chcesz użyć, i pobierz go.
  3. Po zakończeniu pobierania kliknij go dwukrotnie, aby otworzyć plik szablonu.
  4. Kliknij Umożliwić edycję u góry, aby rozpocząć wprowadzanie zmian zgodnie z własnymi wymaganiami.

Teraz możesz dodawać lub usuwać nagłówki zgodnie ze swoimi potrzebami i zacząć używać szablonu do zarządzania zapasami poprzez dodawanie pozycji i aktualizowanie odpowiednich informacji.

Przenieś swój system inwentaryzacji Excel na wyższy poziom

Teraz, gdy masz już podstawy, nadszedł czas, aby przenieść system inwentaryzacji programu Excel na wyższy poziom. Możesz to łatwo zrobić, poznając różne formuły Excela i stosując je w bazie danych zapasów Excela. Pomoże Ci to w kreatywnym korzystaniu z bazy danych zapasów programu Excel i będziesz mógł z niej korzystać bardziej efektywnie.