Jeśli zmagasz się z terminami, często zwlekasz lub łatwo rozprasza Cię losowe powiadomienie; możesz być ofiarą prawa Parkinsona. Prawo Parkinsona wyjaśnia, że im więcej czasu mamy na określone zadanie, tym więcej czasu zajmie jego ukończenie.
To jest powód, dla którego prokrastynacja jest tak powszechna. Ale jak to pokonać? Zanim będziemy mogli mówić o przezwyciężeniu prawa Parkinsona, ważne jest, aby zrozumieć jego naturę i dlaczego jest powszechne.
Co to jest prawo Parkinsona?
Prawo Parkinsona to powiedzenie ukute przez słynną Cyril Northcote Parkinson, brytyjski historyk marynarki wojennej. W Stanach:
Powszechnie uważa się, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.
Aby zrozumieć tę koncepcję, rozważmy osobę, której zadaniem jest napisanie eseju w ciągu 48 godzin. Osoba pierwszego dnia zbierze odpowiednie dane do badań i stworzy konspekt. Następnego zabiorą się do pracy i napiszą pierwszą wersję eseju.
Gdy zbliża się termin, a pozostało kilka godzin, edytują, sprawdzają i ostatecznie przesyłają wersję roboczą. Co się stanie, jeśli osobie wyznaczono 24-godzinny termin? Jest całkiem możliwe, że dana osoba z łatwością napisałaby przydzielony esej w ciągu 24 godzin, bez poświęcania jakości.
Pomyśl teraz, jak często spotykałeś się z podobnymi sytuacjami. Prawdopodobnie możesz pomyśleć o kilku przypadkach, w których otrzymałeś zadanie z dłuższym terminem realizacji. Ale zamiast wykonać zadanie w czasie wymaganym do wykonania zadania, poświęciłeś cały dostępny czas (zgodnie z terminem) na wykonanie zadania.
Wykorzystanie prawa Parkinsona do maksymalizacji produktywności
Chociaż prawo Parkinsona jest powszechne i pozornie nieuniknione, możesz wykorzystać je na swoją korzyść, kontrolując sposób spędzania czasu. Oto kilka strategii, których możesz użyć, aby przezwyciężyć prawo Parkinsona i stać się bardziej produktywnym:
1. Ustaw cele SMART
Ludzie mają tendencję do rozluźniania się i odkładania na później, gdy nie czują, że ich praca jest ważna. Inną główną przyczyną prokrastynacji jest niepewność co do kolejnych kroków. Jeśli nie wiesz, co będziesz robić po zakończeniu projektu, prawdopodobnie opóźnisz jego ukończenie.
Dlatego ważne jest, aby wyznaczaj cele SMART przezwyciężyć prawo Parkinsona. Mając na uwadze konkretny i ograniczony czasowo cel, zwiększasz chęć do pracy nad nim i bardziej świadomie wykorzystujesz swój czas i inne zasoby.
2. Zaplanuj skutecznie
Wszyscy wiemy, jak ważne jest planowanie. Pomaga nam zachować świadomość tego, jak spędzamy czas, minimalizując negatywny wpływ prawa Parkinsona. Do efektywnego planowania i planowania możesz użyć aplikacje kalendarzy do planowania zadań.
Jednak zawsze powinieneś uwzględnić w swoim harmonogramie godzinę graniczną. Wyznaczony czas zakończenia (dla danego dnia) daje poczucie pilności i zmusza do wykonania zadań na dany dzień w tym przedziale czasowym.
Kiedy nie masz ustalonej godziny zakończenia, czujesz, że masz więcej czasu i prawdopodobnie będziesz się rozpraszać lub pracować wolno. Mówisz sobie, że nadrobisz to, dodając więcej godzin nocnych, a tym samym „rozszerzając pracę”.
Prawo Parkinsona uderza najmocniej, gdy masz ogromny projekt z długim terminem realizacji. Dłuższy termin oznacza, że masz więcej czasu na relaks i rozproszenie uwagi. Aby tego uniknąć, musisz podzielić projekt na mniejsze zadania. Teraz ustal pośrednie terminy dla każdego z mniejszych zadań i odpowiednio je zaplanuj.
Podział dużego projektu na mniejsze zadania czyni go mniej zniechęcającym i bardziej wykonalnym; więc masz mniejsze szanse na zwlekanie. Co więcej, dając sobie krótsze i bardziej bezpośrednie terminy, nie dajesz sobie dużo czasu. Ponieważ nie ma zbyt wiele czasu do stracenia, odczuwasz pilną potrzebę, która motywuje Cię do wykonania zadań.
4. Śledź czas
Prawdopodobnie początkowo Twoje szacunki będą niedokładne. Możesz dać sobie 3 godziny na projekt. Ale podczas pracy nad tym okazuje się, że będziesz potrzebować kolejnych 2 godzin, aby go ukończyć. Jeśli tak się stanie, po prostu dostosuj swój harmonogram i daj sobie dodatkowy czas. Ustalenie dokładnych terminów realizacji projektów pomaga w ich efektywnym planowaniu. W tym celu możesz zacząć śledzić czas potrzebny do ukończenia każdego projektu.
Istnieje kilka świetne aplikacje do śledzenia czasu tam, które można wykorzystać do śledzenia, ile czasu zajmuje dany projekt. Korzystając z aplikacji do śledzenia czasu, możesz uzyskać dostęp do dziennika czasu i zobaczyć, ile czasu zajęło Ci ukończenie różnych projektów. Pomaga to w dokonywaniu lepszych szacunków i ustalaniu bardziej realistycznych terminów realizacji projektów oraz zapobiega marnowaniu czasu.
5. Użyj Timeboxingu
Kiedy musimy coś zrobić, nie myślimy o tym, ile czasu zajmie ukończenie projektu. Zamiast tego myślimy o tym, ile czasu mamy na projekt. I tu właśnie wchodzi w grę prawo Parkinsona. Jeśli podany czas na przydzielone zadanie jest dłuższy niż wymagany, mamy tendencję do odkładania zadania na ostatnią chwilę.
Aby temu zapobiec, użyj timeboxingu. Timeboxing polega na myśleniu o tym, ile czasu zajmie dany projekt, aby wykonać zadanie, ustalenie narzuconego przez siebie terminu (timebox) zgodnie z wymaganym czasem na wykonanie zadania i trzymanie się go To.
Załóżmy, że masz trzy dni na ukończenie projektu. Po ocenie okaże się, że można to zrobić w ciągu trzech godzin. Ustaw 3-godzinny termin realizacji projektu i staraj się go ukończyć w ramach czasowych. Dzięki timeboxingowi stajesz się bardziej świadomy tego, jak i gdzie wykorzystujesz swój czas. Kiedy masz w głowie zbliżający się termin, mniej prawdopodobne jest, że zwlekasz.
6. Skorzystaj z techniki Pomodoro
Podobnie jak timeboxing, możesz użyj metody Pomodoro, aby stać się bardziej produktywnym i pokonać prawo Parkinsona. Metoda Pomodoro obejmuje krótkie, ale intensywne sesje pracy z krótkimi przerwami pomiędzy nimi.
Korzystając z metody Pomodoro, nie myślisz o rzeczywistym terminie wykonania zadania, ale o 25 minutach, które sobie wyznaczyłeś. Eliminuje to możliwość podjęcia działań przez prawo Parkinsona. Oto jak możesz wykorzystać technikę Pomodoro:
- Zanotuj listę rzeczy do zrobienia, w kolejności priorytetów.
- Ustaw minutnik na 25 minut.
- Rozpocznij pracę nad zadaniem o najwyższym priorytecie, aż wyłączy się licznik czasu.
- Zrób sobie przerwę na 5 minut.
- Powtórz cztery 25-minutowe sesje.
- Zrób sobie przerwę na 30 minut.
Chociaż możesz użyć timera na telefonie lub laptopie, są dedykowane aplikacje do techniki Pomodoro dzięki którym jest to o wiele łatwiejsze i skuteczniejsze.
Zrób więcej w krótszym czasie
Nie musisz zaczynać od wszystkich tych strategii od pierwszego dnia; możesz wybrać jedną lub dwie i wykonać je tak skutecznie, jak to możliwe. Sztuczka polega na tym, aby stać się świadomym tego, jak wykorzystujesz swój czas i nie dopuścić do tego, by prawo Parkinsona „rozszerzało twoją pracę”.
Gdy już to opanujesz, możesz włączyć więcej tych strategii do swojej rutyny. Ale nie poprzestawaj na tym! Możesz poznać więcej sposobów na zwiększenie produktywności i zrobić więcej w krótszym czasie.
