Praca w Notion solo daje wiele możliwości. Dodaj do tego solidne opcje udostępniania, a to znacznie wzrośnie. Od parowania na liście rzeczy do zrobienia po tworzenie strony internetowej bez kodu — prawdopodobnie masz zadanie, z którym możesz sobie poradzić dzięki funkcjom udostępniania w Notion.
Jak to działa? Czytaj dalej, aby zapoznać się z pełnym przewodnikiem dotyczącym udostępniania w Notion oraz z listą przykładów wykorzystania każdego z nich.
Jak prywatnie udostępniać swoje strony Notion
Nie musisz upubliczniać swoich stron Notion, aby udostępniać je wybranym osobom. Na przykład nie chciałbyś mieć więcej oczu niż to konieczne Narzędzie do śledzenia budżetu pojęcia. Aby więc zachować wyłączność między Tobą a jedną inną osobą, możesz udostępnić ją prywatnie, wykonując następujące czynności:
- Iść do Udział w prawym górnym rogu ekranu.
- Kliknij pole, które mówi Dodaj e-maile lub osoby— pojawi się pole zawartości i lista obecnych gości, jeśli ich masz.
- Jeśli osoba, którą dodajesz, jest już gościem w Twoim obszarze roboczym Notion, jej imię i nazwisko pojawi się na liście. Kliknij ich profil, aby je dodać. Jeśli nie jest gościem, wpisz jego adres e-mail w polu, aby go dodać.
- Wybierz poziom uprawnień, który chcesz im przyznać, korzystając z menu rozwijanego po prawej stronie — domyślnie oprogramowanie ustawia je na Pełny dostęp, który pozwala Twoim gościom edytować i udostępniać. Istnieją jednak opcje komentarzy i tylko do odczytu.
- Dodaj wiadomość do pola zawartości poniżej lub pozostaw bez zmian.
- Kliknij Zapraszać udostępnić stronę.
Stamtąd zaproszona osoba otrzyma wiadomość e-mail z linkiem, którego może użyć, aby uzyskać dostęp do strony.
Dzięki darmowemu planowi możesz gościć do dziesięciu gości w swoim obszarze roboczym — co oznacza łączną liczbę, a nie tylko na stronę. Ale goście zobaczą tylko te strony, które im udostępnisz.
Ważne jest, aby pamiętać, że gdy udostępniasz stronę innym osobom, uzyskają one również dostęp do wszelkich znajdujących się na nich podstron, więc pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić, co się tam znajduje, zanim to zrobisz.
Jak publicznie udostępnić swoje strony z pojęciami
Aby publicznie wyświetlić swoją stronę Notion, przejdź do Udział menu w prawym górnym rogu i włącz Udostępnij w internecie. Spowoduje to utworzenie unikalnego łącza do Twojej strony, którego możesz użyć, aby dać innym dostęp — to bardzo przypomina tworzenie strony strona bez kodu w Notion.
Oznacza to również, że każdy, kto ma dostęp do łącza, będzie miał dostęp do Twojej strony, więc upewnij się, że masz ustawione uprawnienia, zanim to zrobisz. Kiedy się obrócisz Udostępnij w internecie włączony, pojawi się lista ustawień. Jeśli nie, możesz kliknąć Pokaż opcje linków w lewym dolnym rogu panelu udostępniania.
W ramach opcji linków możesz wybrać, czy zezwolić innym na edytowanie, komentowanie lub powielanie Twojej strony. Jeśli masz plan Plus, możesz również ustawić wygaśnięcie linku i włączyć indeksowanie w wyszukiwarkach.
Podobnie jak w przypadku prywatnego udostępniania strony, dobrą praktyką jest dokładne sprawdzenie, co się na niej znajduje, przed udostępnieniem, ponieważ Twoi widzowie uzyskają dostęp do wszelkich podstron.
Jak utworzyć obszar zespołu w Notion
Funkcja przestrzeni zespołowej Notion umożliwia zespołom współpracę w jednym miejscu.
- Kliknij Utwórz przestrzeń zespołu na pasku bocznym, a pojawi się menu.
- Dodaj nazwę i opis do odpowiednich pól i kliknij Stwórz przestrzeń zespołu.
- Teraz będziesz mieć możliwość dodawania członków obszaru zespołu. Możesz dodać ich według nazwy, jeśli już ustawiłeś ich jako gościa w swoim obszarze roboczym. Jeśli nie, wpisz ich adres e-mail. Alternatywnie możesz kliknąć Pomiń ten krok Na razie.
- Przypisz im rolę, korzystając z listy rozwijanej po prawej stronie. Domyślnie Notion ustawia to na Członek przestrzeni zespołu, która zapewnia im dostęp tylko do stron. Właściciel przestrzeni zespołu daje im pełny dostęp do stron i ustawień.
- Kliknij Zapraszać.
Następnie Notion przeniesie Cię do obszaru Teamspace. Wszystkie strony, które dodasz w obrębie tej przestrzeni, będą automatycznie wyświetlane innym członkom tej przestrzeni.
Należy również pamiętać, że każdy, kto ma dostęp do Twojego obszaru roboczego, na przykład Twoi obecni goście, będzie miał dostęp do Twoich obszarów zespołu. Aby ograniczyć dostęp i utworzyć prywatne przestrzenie zespołu, potrzebujesz konta firmowego lub korporacyjnego.
Gdzie znaleźć strony z pojęciami, które udostępnili Ci inni
Znajdowanie stron wysłanych do innych osób jest tak proste, jak przejrzenie folderu Wspólny sekcja na pasku bocznym. Tam Notion oddziela go od reszty jako przypomnienie, że wszystko, co robisz na tych stronach, będzie widoczne dla osób z dostępem.
Znalezienie strony udostępnionej przez znajomego nie jest takie proste, zwłaszcza jeśli nie wiesz, gdzie szukać. Aby je zlokalizować:
- Kliknij nazwę swojego obszaru roboczego w lewym górnym rogu.
- Przestrzenie robocze innych osób, do których masz dostęp, zostaną otwarte w menu. Wybierz konto, które chcesz wyświetlić.
- Na pasku bocznym znajdziesz wszystkie strony, które udostępnił Ci znajomy.
Twój znajomy mógł udostępniać te strony innym osobom, co oznacza, że informacje, które dodajesz, mogą nie być wyłączne między wami. Możesz zobaczyć, kto ma dostęp, patrząc na zdjęcia profilowe w prawym górnym rogu.
Jakiej metody udostępniania informacji należy użyć?
- Jeśli chcesz udostępnić poszczególne strony wybranej grupie, takiej jak tablica projektu Notion lub cokolwiek, co chcesz zachować na wyłączność, najlepszym rozwiązaniem jest udostępnianie prywatne.
- Jeśli chcesz utworzyć wiki w Notion i chcesz podzielić się nią z innymi, udostępnianie publiczne jest prawdopodobnie najlepszą opcją — a jeśli pozwolisz innym na edycję, będą mogli wnieść swój wkład. Ale możesz także publikować dokumenty tylko do przeglądania w przypadku życiorysów online, stron internetowych i stron promocyjnych.
- Jeśli chcesz współpracować przy wielu projektach, korzystanie z obszarów zespołu będzie najłatwiejszą metodą dla współpracowników. W ten sposób wszystko jest dostępne dla wszystkich na pasku bocznym i nikt nie będzie musiał prosić o dostęp. Pamiętaj tylko, że aby mieć więcej niż dziesięć osób, musisz przejść na wyższy abonament z bezpłatnego abonamentu.
Uzyskaj udostępnianie za pomocą Notion
Dzięki wielu opcjom udostępniania i uprawnień Notion sprawia, że współpraca z przyjaciółmi i współpracownikami jest dziecinnie prosta. Ponadto, jeśli masz informacje, którymi chcesz się podzielić z większą publicznością, możesz użyć Notion do stworzenia strony internetowej bez kodu lub nawet witryny wielostronicowej.