3 sposoby organizowania poszukiwania pracy za pomocą arkuszy kalkulacyjnych Excel

Poszukiwanie pracy na dzisiejszym rynku to często złożony proces. Bez odpowiednich strategii organizacyjnych poszukiwanie pracy może szybko stać się skomplikowanym bałaganem. Łączenie tysięcy ofert pracy w wielu witrynach internetowych i wysyłanie setek życiorysów e-mailem może szybko stać się mylące.

Utrzymanie zorganizowanego poszukiwania pracy jest niezbędne dla osób poszukujących pracy, które chcą zdobyć nową możliwość kariery. Organizowanie potencjalnych ofert pracy na podstawie kategorii, przeglądanie sieci w celu utworzenia listy wyników z możliwością filtrowania oraz automatyzacja wiadomości e-mail może uprościć ten proces. Na szczęście program Excel oferuje kilka funkcji, które mogą pomóc w zarządzaniu polowaniem i utrzymywaniu porządku w aplikacjach.

1. Organizowanie ofert pracy według kategorii w programie Excel

Jeśli poszukiwanie pracy wymaga przeszukiwania więcej niż jednego rodzaju branży, konieczne jest posortowanie ich według kategorii. Wysłanie niewłaściwego CV na wakat może oznaczać, że nie dostaniesz się na rozmowę kwalifikacyjną.

Dla każdego stanowiska, na które aplikujesz, dodaj je do bieżącej listy w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Podaj tytuł stanowiska, firmę, kategorię stanowiska i osobę kontaktową w firmie, jeśli taką posiadasz.

Po podzieleniu stanowisk na kategorie możesz zrobić kilka rzeczy, aby upewnić się, że nie popełnisz żadnych błędów przy kolejnych aplikacjach. Jeśli chodzi o aplikowanie na więcej niż jeden rodzaj pracy, musisz mieć CV i list motywacyjny dla każdego z nich.

Możesz je wstępnie utworzyć i mieć kopie czekające na wysłanie lub możesz użyj funkcji Excela SUBSTITUTE do ich automatycznego generowania.

Jeśli masz wiele gotowych kopii CV i listu motywacyjnego, możesz łatwo uzyskać dostęp do właściwego we właściwym czasie. Kilka zagnieżdżonych funkcji JEŻELI lub prosta funkcja PRZEŁĄCZ może zapewnić, że nie wysyłasz niewłaściwych kopii.

=PRZEŁĄCZNIK(F2, „Sieć”, Wznów listę! A1, "Rozwój", Wznów listę! A2, "Wsparcie", Wznów listę! A3, „informatyka ogólna”, Wznów listę! A4, lista CV! A1)

Korzystając z funkcji takiej jak ta powyżej, możesz pobierać linki do życiorysów przechowywanych w innym arkuszu. Excel ułatwia jednak utworzenie pojedynczego szablonu, a następnie użycie funkcji SUBSTITUTE w programie Excel do wykonania ciężkich zadań.

Zagnieżdżanie wielu funkcji SUBSTITUTE w jednej formule umożliwia szybkie i łatwe tworzenie komunikatów formularzy. Łączenie wielu SUBSTITUTES i warunkowych IF lub SWITCH może przekształcić szablon lub serię szablonów w e-maile wprowadzające lub uzupełniające.

Program Excel może pobrać serię szablonów, takich jak te poniżej, i przekonwertować je na kompletną, gotową do wysłania wiadomość e-mail.

Korzystając z szybkiej funkcji, możesz połączyć każdy z tych szablonów w jeden, spójny list motywacyjny.

Każda komórka używa zestawu prostych podstawień, takich jak to poniżej z G2, aby utworzyć tekst:

=SUBSTITUT(Arkusz4!A1, "{ Nazwa Kontaktu }", C2)

Tutaj nazwa kontaktu dla stanowiska jest przechowywana w C2. Możesz także użyć trybów warunkowych, aby połączyć różne szablony w zależności od kategorii każdego stanowiska lub określonych słów w tytule roli.

Formatowanie w produkcie końcowym można osiągnąć za pomocą funkcji CHAR(10) do tworzenia podziałów wierszy. Możesz zawinąć wszystkie akapity w funkcję CONCAT, aby utworzyć gotową wiadomość e-mail:

=CONCAT(G2, ZNAK(10), ZNAK(10), H2, ZNAK(10), I2, ZNAK(10), J2, ZNAK(10), ZNAK(10), Arkusz4!A5, ZNAK(10), Arkusz4!A6)

2. Używanie programu Excel do analizowania zeskrobanych danych internetowych

Większość witryn z ofertami pracy umożliwia filtrowanie stanowisk za pomocą kilku podstawowych opcji, na przykład na podstawie tytułu, lokalizacji i umiejętności. Zastosowanie dodatkowych filtrów do tych wyników może pomóc w maksymalnym wykorzystaniu każdej aplikacji.

Funkcje programu Excel ułatwiają stosowanie zaawansowanego filtrowania do listy potencjalnych wyników pracy. Możesz automatycznie usunąć każdą pracę z wynagrodzeniem poniżej określonego progu lub uwzględnić tylko oferty wymagające określonych umiejętności. Excel pozwoli Ci zastosować dowolną liczbę filtrów do zestawu danych, aby uzyskać najbardziej odpowiednie wyniki.

Pierwszą rzeczą, której będziesz potrzebować, jest lista ofert pracy z różnych witryn, które próbujesz przeszukać. Najszybszym sposobem uzyskania tej listy jest użycie pliku a rozszerzenie przeglądarki Google Chrome do przeglądania stron internetowych lub aplikacji. W Internecie dostępnych jest wiele wspaniałych opcji, które są szybkie w konfiguracji i przyjazne dla użytkownika.

Jeśli szukasz bezpłatnej opcji, Arkusze Google oferują wbudowaną funkcję IMPORTXML, której można użyć do zgarniania danych internetowych.

Po ściągnięciu zestawu danych musisz zaimportować go do programu Excel. Program Excel zawiera wbudowany importer XML, który może uprościć pobieranie dużych zbiorów danych. Skorzystaj z funkcji importu udostępnionej po zakończeniu odblokował tę ukrytą kartę Deweloper na wstążce.

Podczas importowania pojawi się monit o skonfigurowanie nowego zestawu danych. Aby uzyskać najlepsze wyniki, podczas importu spróbuj maksymalnie znormalizować dane. Upewnij się, że te same dane z każdej witryny znajdują się w tej samej kolumnie, najlepiej w tym samym formacie.

Po całkowitym zaimportowaniu danych możesz użyć funkcji filtrowania Excela, aby szybko posortować listę potencjalnych klientów. Da ci to precyzyjną kontrolę nad wynikami wyszukiwania, umożliwiając aplikowanie tylko na najbardziej odpowiednie stanowiska.

3. Automatycznie wysyłaj wiadomości z programu Excel

Na dzisiejszym rynku pracy nie można znaleźć pracy bez możliwości wysłania setek e-maili. Możliwość automatyzacji procesu jest niezbędna. Generowanie komunikacji za pomocą formularza to świetny pierwszy krok. Najlepszą opcją jest jednak wysyłanie wiadomości e-mail bezpośrednio z programu Excel.

Istnieją dwa różne sposoby osiągnięcia tego w programie Excel. Bardziej złożony sposób jest używając VBA do stworzenia makra, które może wysyłać e-maile z Excela. Najprostszym sposobem na to jest jednak użycie wbudowanej funkcji HIPERŁĄCZE programu Excel.

HIPERŁĄCZE umożliwia użytkownikom tworzenie łączy, które otwierają ich domyślną aplikację pocztową i wstępnie wypełniają wiadomość. Ta funkcja może wypełnić wiadomość e-mail do wysłania, temat, treść wiadomości e-mail i, jeśli to konieczne, CC dla wiadomości e-mail.

Utworzenie automatycznego łącza e-mail jest łatwe dzięki funkcji takiej jak ta poniżej:

=HIPERŁĄCZE("mailto:" & A2 & "?temat=" & E2 & "&body=" & F2, "Wysłać email")

Funkcja będzie utwórz link w Excelu który po kliknięciu otwiera klienta poczty e-mail z wypełnionym już całą wiadomością e-mail, którą należy wysłać. Wszystko, co pozostanie ci do zrobienia, to kliknięcie przycisku wyślij.

Wykorzystując funkcję HIPERŁĄCZA i automatycznie generowaną korespondencję z góry, możesz łatwo wysyłać masowo maile.

Excel to idealny sposób na uporządkowanie poszukiwania pracy

Narzędzia programu Excel mogą pomóc w uporządkowaniu poszukiwania pracy i zwiększeniu szans na dotarcie aplikacji do właściwych rąk. Od szybkiego dostosowywania komunikatów formularzy dla każdego stanowiska po automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail — program Excel może z łatwością pomóc w poszukiwaniu pracy.

Może uporządkować Twoje aplikacje i filtrować potencjalne oferty pracy, aby upewnić się, że aplikujesz tylko na najbardziej odpowiednie stanowiska z najbardziej ukierunkowaną wersją swojego CV.