Istnieją dwa sposoby na zapomnienie o zadaniu. Po pierwsze, nie zapisujesz tego, ale w końcu przypominasz sobie dokładnie w niewłaściwym momencie. Drugi, zadanie pozostawia cię całkowicie, dopóki ktoś nie pociągnie cię do odpowiedzialności. Żadna sytuacja nie jest zabawna.

Dlatego połączenie listy rzeczy do zrobienia z zaległościami jest idealne. Pomocne jest też przechowywanie go w łatwo dostępnym miejscu, na przykład w Arkuszach Google. Jak więc utworzyć zaległości i używać ich razem z listą rzeczy do zrobienia w Arkuszach Google? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć.

Co to jest Backlog i dlaczego miałbyś go używać?

Jeśli po prostu trzymasz wszystko, co musisz zrobić, na jednej liście do biegania, nigdy nie poczujesz, że coś robisz. Korzystając z zaległości, możesz zaparkować wszystkie swoje zadania do wykonania, które nie są aktualnym priorytetem gdzie indziej i całkowicie skupić się na codziennej liście. Chociaż zaległe zadania są nadal ważne, są one na razie wstrzymane, dopóki nie będziesz gotowy, aby się nimi zająć.

instagram viewer

Na przykład masz już listę rzeczy, nad którymi pracujesz, a współpracownik prosi Cię o sprawdzenie prezentacji. Umieściłbyś to w swoim dzienniku zadań, aby nie zapomnieć o prośbie współpracownika, i ma przypominać ci o tym podczas pisania następnej listy.

Utrzymywanie zaległości jest idealne, ponieważ zapobiega wpadaniu zadań między szczeliny. Pomaga także skupić się na bieżącej liście, zamiast zagłębiać się w nowe projekty lub prośby, gdy się pojawiają. Kiedy to zapisujesz, potwierdzasz, że wrócisz do tego później, więc nie musisz się tym teraz martwić.

Tworzenie listy rzeczy do zrobienia za pomocą śledzenia zaległości w Arkuszach Google

Możesz utwórz prostą listę rzeczy do zrobienia w Arkuszach Google następujące kroki:

  1. Dodaj tytuł do komórki B: 1 swojego arkusza i nadaj górnemu rzędowi trochę koloru.
  2. Zaznacz od 1 do 10 komórek w pierwszej kolumnie arkusza, klikając jej nagłówek — niezależnie od liczby zadań, nad którymi zwykle pracujesz dziennie.
  3. Iść do Wstawić w górnym menu.
  4. Wybierać Pole wyboru.

Teraz będziesz mieć prostą listę kontrolną.

Następnie kliknij znak plus (+) w lewym dolnym rogu, aby utworzyć nową kartę i nadać jej nazwę Zaległości— i ten z twoją aktualną listą Do zrobienia jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. W zakładce Backlog dodaj tytuł i trochę koloru w górnym rzędzie.

Jeśli nie jesteś fanem przechowywania wszystkich zadań w jednym ogólnym miejscu, możesz przechowywać elementy związane z projektem lub nawet oddzielnie, dodając tytuły do ​​wielu kolumn. Niektóre przykłady to zaległości w domu, zaległości w pracy, zaległości w renowacjach, zaległości w twórczości itp.

Inną opcją jest przechowywanie osobnych zakładek lub dokumentów do pracy, szkoły lub domu. Naprawdę, to jest to, co działa najlepiej dla Ciebie, ale chcesz mieć pewność, że Twoje listy są dostępne i że używasz ich codziennie. Dla niektórych utrzymanie jednego może być idealnym podejściem.

Po skonfigurowaniu górnego rzędu nadszedł czas na sporządzenie spisu wszystkiego, co musisz zrobić. Unikaj nadmiernego myślenia o tym. Dodaj to do listy, jeśli ma znaczenie, a nie coś, co przychodzi naturalnie, jak codzienny nawyk. Następnie poświęć chwilę na przejrzenie pozycji na liście.

Sprawdź zadania, które możesz odpuścić. Na przykład chcesz nauczyć się malować, ale proces ten wydaje się teraz przykrym obowiązkiem. Usuń tę lekcję ze swoich zaległości lub, jeśli naprawdę chcesz to kiedyś zrobić, utwórz trzecią Ponowna wizyta kartę i przenieś je tam na razie. Tam nie może cię dokuczać, gdy pracujesz nad innymi rzeczami.

Jak przenieść zadania z zaległości w Arkuszach Google

Pisząc swoją codzienną listę rzeczy do zrobienia, zacznij od przeniesienia niedokończonych zadań. Następnie sprawdź swoje zaległości w poszukiwaniu elementów, którym chcesz nadać priorytet tego dnia.

Aby przenieść je z jednego arkusza na drugi, wytnij komórkę i wklej ją do swojej dziennej listy. Wycinanie go zamiast kopiowania spowoduje usunięcie go z zaległości. Zobaczysz, że komórka jest teraz pusta, więc możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby ją usunąć lub wypełnić czymś nowym.

Aby pomóc w ustaleniu priorytetów zadań w zaległościach, możesz stworzyć system rankingowy oceniający trudność, długość lub ważność zadania. Na przykład, możesz użyć liczb 1-3 w innej kolumnie obok zadania, aby oszacować, jak obciążająca jest pozycja w Twoich zaległościach. W ten sposób unikniesz przydzielania sobie zbyt wielu trudnych zadań naraz.

Możesz dodać kodowanie kolorami do swojego systemu rankingowego używać Formatowanie warunkowe, znalezione pod Format menu. Po wybraniu kolumny rankingu wybierz Tekst zawiera pod Sformatuj komórki, jeśli..., dodaj numer do pola i wybierz odpowiedni kolor tła.

Wskazówki dotyczące utrzymywania zaległości w Arkuszach Google

  • Unikaj dodawania codziennych nawyków do listy rzeczy do zrobienia i zaległości. To tylko zaśmieci je i doda dodatkowe kroki do procesu.
  • Dodawaj zadania, gdy tylko o nich pomyślisz lub się o nich dowiesz.
  • Podziel większe zadania lub projekty na mniejsze działania, aby były mniej przytłaczające.
  • Często sprawdzaj, czy nie ma nieistotnych lub nieaktualnych elementów, aby zapobiec zaśmieceniu zaległości.
  • Upewnij się, że równoważysz obciążenie pracą podczas przenoszenia przedmiotów. Unikaj wypełniania dnia trudnymi i długimi zadaniami. Wybierz też kilka szybkich, aby utrzymać tempo.
  • Jeśli musisz zmienić priorytety swojej codziennej listy, przywróć nieukończone zadania do zaległości.
  • Jeśli jakaś pozycja pozostaje na liście zadań lub ciągle do niej powraca, może to oznaczać, że nie jest priorytetem lub że musisz umieścić ją na szczycie listy i po prostu usunąć z drogi.
  • Aby zarchiwizować ukończone zadania, utwórz nowy Archiwum kartę, dodaj zakres dat tygodnia na górze kolumny oraz wytnij i wklej tutaj odpisane zadania przed utworzeniem nowej listy. W przeciwnym razie usuń je.
  • Podziel się obciążeniem pracą z kimś innym, tworząc rejestr zespołu. W ten sposób możesz wspólnie rozwiązywać zadania, unikając nakładania się. Nie będziesz też musiał im mówić, co należy zrobić i odwrotnie.

Zapobiegaj spadaniu zadań między pęknięciami dzięki zaległościom w Arkuszach Google

Jeśli często potrzebujesz przypomnień o zadaniach lub całkowicie o nich zapominasz, zaległości pomogą Ci nad nimi zapanować. Pomoże Ci również ustalić priorytety na codziennej liście rzeczy do zrobienia i zdecydować, kiedy odrzucić mniej znaczące zadania. Dzięki Arkuszom Google rozpoczęcie pracy jest bardzo proste i możesz uzyskać do nich dostęp na wielu urządzeniach.