Microsoft Outlook to ulubiony klient poczty e-mail wszystkich użytkowników. Jest łatwy w użyciu i ma wiele funkcji zwiększających produktywność, które są regularnie używane w środowisku korporacyjnym. Często wykonujesz powtarzalne czynności w ciągu dnia w Outlooku.
Na szczęście firma Microsoft wprowadziła sprytną funkcję zwiększającą produktywność o nazwie Szybkie kroki, która pomaga zautomatyzować serię kroków. Czytaj dalej, ponieważ wyjaśniamy, czym jest Quick Steps i jak możesz w pełni go wykorzystać, aby zwiększyć produktywność w Outlooku.
Jakie są szybkie kroki w programie Microsoft Outlook?
Szybkie kroki to łatwa w obsłudze funkcja zwiększająca produktywność dostępna w programie Outlook 2013 i nowszych wersjach. Umożliwia szybkie zautomatyzowanie serii wielu powtarzalnych czynności. Automatyzacja tych zadań ma tę dodatkową zaletę, że ułatwia zarządzanie wieloma skrzynkami pocztowymi jednocześnie, jednocześnie oszczędzając cenny czas każdego dnia.
Możesz użyć Szybkich kroków dla różnych scenariuszy. Przypadek codziennego użycia może polegać na automatycznym przenoszeniu wiadomości e-mail do określonego folderu w tym samym czasie
przekazywanie wiadomości e-mail współpracownikowi i oznaczanie go jako kluczowego za pomocą jednego kliknięcia.Domyślnie program Microsoft Outlook udostępnia niektóre często używane szybkie akcje. Możesz ich używać w obecnej postaci lub dostosowywać domyślne Szybkie kroki do swoich potrzeb. Jeśli to nie wystarczy, możesz utworzyć niestandardowy Szybki krok, aby usprawnić swój rutynowy przepływ pracy.
Korzystanie z domyślnych szybkich kroków w programie Microsoft Outlook
W programie Microsoft Outlook możesz łatwo korzystać z domyślnych Szybkich kroków w locie. Istnieją cztery predefiniowane Szybkie kroki w Outlooku (w ramach Office 365): Przejdź do, Do menedżera, E-mail zespołu, I Odpowiedz i usuń.
Będziesz musiał skonfigurować je z poprawnymi adresami e-mail odbiorców i preferowanymi folderami, zanim będziesz mógł ich użyć po raz pierwszy. Aby użyć Przenieś do Szybki krok, wykonaj poniższe czynności:
- od Dom zakładkę, kliknij Przenieś do od Szybkie kroki Sekcja.
- w Pierwsza konfiguracja w oknie dialogowym wybierz folder, do którego chcesz przenieść wiadomości e-mail i w razie potrzeby zmień nazwę Szybkiego kroku.
- Kliknij Ratowaći możesz szybko przenosić e-maile.
- Wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz przenieść do innego folderu, i kliknij zapisany Szybki krok z Dom patka. Outlook bezpośrednio przeniesie wiadomość e-mail do skonfigurowanego folderu.
W podobny sposób możesz skonfigurować inne domyślne Szybkie kroki. Możesz być również zainteresowany nauką jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook na komputerze.
Jak utworzyć niestandardowy szybki krok w programie Microsoft Outlook
Jeśli okaże się, że domyślne Szybkie kroki nie pasują do Twojego przepływu pracy, możesz łatwo utworzyć niestandardowy Szybki krok. Może to być po prostu prosta czynność, taka jak usunięcie lub przekazanie wiadomości e-mail, lub seria czynności, takich jak przekazanie wiadomości e-mail współpracownikowi, a następnie przeniesienie jej do dedykowanego folderu.
Po skonfigurowaniu możesz zautomatyzować te rygorystyczne zadania za pomocą jednego kliknięcia. W tym przykładzie utworzymy niestandardowy Szybki krok w programie Microsoft Outlook, który:
- Przenosi wiadomość e-mail do innego folderu
- Oznacza wiadomość e-mail jako nieprzeczytaną
- Przekazuje wiadomość e-mail współpracownikowi
- Oznacza wiadomość e-mail jako ważną
Oto jak to skonfigurujemy:
- Wybierz Tworzyć nowe opcja od Szybkie kroki grupa zakładek pod Dom.
- Nadaj swojemu Quick Stepowi nazwę pod nazwą Nazwa pole (nazwiemy je Próbny).
- Z listy rozwijanej pod działania sekcja, najpierw wybierz Przenieś do folderu i wybierze folder docelowy.
- Kliknij Dodaj akcję przycisk i wybierz Oznacz jako nieprzeczytane.
- Jeszcze raz kliknij Dodaj akcję aby skonfigurować przekazywanie wiadomości e-mail i wybrać Do przodu.
- w Do… wprowadź adres e-mail, na który chcesz przekazać wiadomość e-mail, lub wybierz adres z książki adresowej.
- Na koniec klikniemy Dodaj akcję aby uwzględnić stan flagi.
- Opcjonalnie można również skonfigurować tzw Skrót klawiszowy z listy rozwijanej.
- Gdy będziesz gotowy, kliknij Skończyć.
- Możesz użyć niestandardowego Quick Step z Szybkie kroki sekcję lub skonfigurowany klawisz skrótu.
Microsoft Outlook jest produktywny jak nigdy dotąd
Szybkie kroki w programie Microsoft Outlook są świadectwem reputacji programu Outlook jako profesjonalnego klienta poczty e-mail, który ułatwia rutynową pracę. Jeśli kiedykolwiek zastanawiasz się nad przejściem z programu Microsoft Outlook, możesz być mile zaskoczony funkcjami innych klientów poczty e-mail.
