Prawdopodobnie codziennie otwierasz Outlooka i korzystasz z niektórych jego fajnych funkcji, takich jak flagi, kategoryzowanie i archiwizacja. Chociaż te funkcje już teraz ułatwiają zarządzanie pocztą e-mail, dostępne są inne narzędzia programu Outlook, które mogą przenieść organizację poczty e-mail na wyższy poziom.
W tym poście przedstawimy siedem zaawansowanych porad i wskazówek dotyczących programu Outlook, które warto sprawdzić przy następnym otwarciu skrzynki odbiorczej.
1. Odpowiadaj na powtarzające się e-maile za pomocą szybkich części
Czy zdarza Ci się ciągle wpisywać tę samą treść wiadomości e-mail? Prawdopodobnie twoi współpracownicy często zadają to samo pytanie lub zawsze co miesiąc publikujesz to samo ogłoszenie. W takim przypadku Quick Parts będzie Twoim najlepszym przyjacielem.
Zbiór treści wielokrotnego użytku, Quick Parts, jest jednym z najlepszych sposobów usprawnienia przepływu pracy w programie Outlook. Możesz uzyskać dostęp do tej funkcji z Wstawić za każdym razem, gdy odpowiadasz na (lub tworzysz nową) wiadomość e-mail.
Aby dodać nowy fragment do Szybkich części, po prostu otwórz nową wiadomość e-mail, wpisz wiadomość lub frazę i zaznacz tekst. Następnie idź do Wstaw > Szybkie części > Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich części. Możesz zacząć używać tego fragmentu w dowolnym momencie.
2. Ponownie używaj częstych wiadomości za pomocą szablonu wiadomości e-mail
Podobnie jak w przypadku szybkich części, szablony wiadomości e-mail w programie Outlook pomagają zaoszczędzić czas dzięki ponownemu wykorzystaniu wcześniej utworzonych wiadomości. Nie musisz już ponownie wpisywać tego samego e-maila, ponieważ wystarczy pobrać gotowy szablon e-maila. Jego przewagą nad Quick Parts jest to, że możesz wypełnić temat i odbiorców, a nie tylko treść.
Aby utworzyć szablon wiadomości e-mail, po prostu utwórz nową wiadomość e-mail i wpisz treść wiadomości. Możesz pozostawić odbiorców i wiersze tematu puste. Następnie idź do Plik > Zapisz jako. Zapisz wiadomość e-mail jako plik Szablon Outlooka w domyślnym folderze.
Aby użyć szablonu, kliknij Nowe przedmioty od twojego Dom patka. Wybierać Więcej elementów > Wybierz formularzi zmień Zaglądać pole do User Szablony w systemie plików. Tam możesz wybrać wcześniej utworzony szablon wiadomości e-mail.
3. Uprość częste czynności za pomocą szybkich kroków
Quick Steps są zesłane z nieba dla osób, które stale wykonują te same serie działań w otrzymywanych wiadomościach e-mail. Na przykład, gdy otrzymasz pilną wiadomość e-mail od współpracownika po godzinach pracy, oznaczasz go flagą, zmieniasz status na bardzo ważny, a następnie wysyłasz odpowiedź, mówiąc: „Odezwę się jutro”.
Może to być zbyt uciążliwe, jeśli nie lubisz spędzać więcej niż 30 sekund na odpowiadaniu na takie e-maile. Zamiast więc wykonywać powyższe kroki ręcznie, możesz po prostu zautomatyzować swoje działania za pomocą Szybkich kroków.
Możesz łatwo znaleźć tę funkcję na Dom w aplikacji Outlook. Dostępne są już domyślne Szybkie kroki, takie jak „Zrobione", który oznacza wiadomość e-mail jako kompletną, przenosi ją do folderu i oznacza jako przeczytaną. "Do managera", który przekazuje wiadomość e-mail do Twojego menedżera; I "Odpowiedz i usuń", który wysyła odpowiedź i usuwa oryginalną wiadomość. Możesz jednak dostosować własną serię działań.
4. Utwórz reguły dla lepszego zarządzania pocztą e-mail
Reguły są nieco podobne do Szybkich kroków, ponieważ pozwalają również obsługiwać przychodzące (i wychodzące) wiadomości e-mail w określony sposób. Na przykład Reguły mogą przenosić wiadomości e-mail z Johna Doe do folderu Archiwum i oznaczać je jako przeczytane. Możesz także użyć Reguł do automatycznie CC lub BCC samodzielnie w Outlooku.
Jednak w przeciwieństwie do Szybkich kroków, w których musisz wybrać określony Szybki krok, zanim będzie można go zastosować do wiadomości, Reguły są automatyczne. Gdy tylko otrzymasz wiadomość e-mail spełniającą warunki określone w regule, wybrane działania zostaną automatycznie zastosowane. Dzięki temu porządkowanie skrzynki odbiorczej jest o wiele mniej stresujące. Możesz utworzyć własną regułę, przechodząc do Strona główna > Reguła > Utwórz regułę.
5. Wysyłaj automatyczne odpowiedzi „Poza biurem”, gdy Cię nie ma
O ile nie jesteś super pracoholikiem i nie boisz się, że coś przegapisz, prawdopodobnie nie lubisz sprawdzać poczty e-mail podczas wakacji. Jednak nie lubisz też zostawiać współpracowników i klientów w zawieszeniu. Dlatego ważne jest, aby ustawić Odpowiedzi automatyczne, dopóki nie wrócisz do trybu pracy.
Automatyczne odpowiedzi są dokładnie tym, na co wskazuje ich nazwa. Gdy jest włączona na określony czas, osoby, które wyślą do Ciebie e-maila w tym przedziale czasowym, automatycznie otrzymają odpowiedź zawierającą wiadomość utworzoną przez Ciebie w ustawieniu Odpowiedzi automatyczne. Aby go utworzyć, przejdź do Plik > Informacje > Odpowiedzi automatyczne.
6. Sortuj łatwo w swojej skrzynce odbiorczej dzięki funkcji Clean Up
Ostatnią rzeczą, którą chcesz widzieć po powrocie z wakacji, jest skrzynka odbiorcza pełna setek zbędnych e-maili. Chociaż nie możesz temu zapobiec, istnieje jeden sposób, aby to zrobić spraw, aby program Outlook był mniej rozpraszający: funkcja Wyczyść.
Spowoduje to usunięcie zbędnych wiadomości z wątków e-mail, dzięki czemu możesz przeczytać mniej wiadomości, ale nadal zrozumieć całą rozmowę. Na przykład ty i Claire otrzymaliście e-mail od Louiego. Claire odpowiedziała i dołączyła do swojej odpowiedzi oryginalną wiadomość od Louiego. Program Clean Up usunie wiadomość e-mail Louiego, ponieważ jej treść można już znaleźć w odpowiedzi Claire.
Jeśli obawiasz się, że ta funkcja może usunąć ważne wiadomości e-mail, zawsze możesz przejść do folderu Elementy usunięte, do którego przenoszone są zduplikowane wiadomości. Aby skorzystać z programu Clean Up, przejdź do Dom kartę i kliknij Posprzątać w Usuwać Sekcja.
7. Użyj formatowania warunkowego, aby wyróżnić ważne wiadomości
Jeśli jesteś osobą, która otrzymuje setki e-maili dziennie, łatwo zgubić te najważniejsze, na przykład te od szefa lub klienta. Tutaj do gry wchodzi formatowanie warunkowe.
Ta funkcja programu Outlook umożliwia dostosowanie niektórych wiadomości e-mail tak, aby wyskakiwały ze skrzynki odbiorczej. Na przykład możesz utworzyć format warunkowy, aby zmienić czcionkę e-maili swojego szefa na Comic Sans. Możesz także ustawić to tak, aby wszystkie wiadomości ze słowem „Spotkanie” w temacie miały żywy odcień różu. Ustawienia formatowania warunkowego można znaleźć w Widok > Wyświetl ustawienia.
Zostań Microsoft Outlook Pro dzięki tym wskazówkom i wskazówkom
Te siedem zaawansowanych wskazówek i sztuczek ledwie zarysowuje funkcje programu Outlook. Im częściej korzystasz z aplikacji, tym więcej z pewnością odkryjesz nowych i przydatnych funkcji, które pomogą usprawnić zarządzanie pocztą e-mail.