Finanse mogą przerażać. A kiedy myślisz o arkuszach kalkulacyjnych, mogą przyjść ci do głowy dwa słowa: formuły i funkcje. Ale dzięki Arkuszom Google śledzenie wydatków nie musi być kłopotliwe. Nie musisz też inwestować w inne oprogramowanie.
Jak więc zbudować niestandardowy moduł do śledzenia wydatków bez krzywej uczenia się, która towarzyszy opanowaniu arkuszy kalkulacyjnych? Przeczytaj instrukcje krok po kroku.
Które kolumny uwzględnić w śledzeniu wydatków w Arkuszach Google
Śledzenie wydatków może wydawać się trudne, jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś, ale prostota pomoże Ci zacząć. Zacznij od trzech prostych kolumn — czterech, jeśli chcesz dodać datę do swoich transakcji — iw razie potrzeby utwórz później bardziej szczegółowy arkusz kalkulacyjny.
Na początek trzy kolumny to Miejsce, Kategoria i Kwota.
- Miejsce— to sklep, do którego poszedłeś.
- Kategoria—to rodzaj zakupionych przedmiotów.
- Kwota—to suma zapłacona w tej transakcji.
Korzystając z tych trzech kolumn, możesz zobaczyć, ile wydajesz w ramach danej kategorii, ale także poszukać wzorców w odwiedzanych sklepach.
Kuszące jest uzyskanie bardziej szczegółowych informacji i śledzenie poszczególnych elementów, ale spowoduje to wydłużenie procesu i może stracić zainteresowanie. Jeśli często zapominasz, co kupiłeś w sklepie, dodaj kolumnę na szybkie, ogólne notatki lub po prostu zachowaj paragony.
Jak utworzyć menu rozwijane oznaczone kolorami dla kategorii wydatków w Arkuszach Google
Możesz utworzyć menu rozwijane przy użyciu sprawdzania poprawności danych w Arkuszach Google. Jest to doskonałe rozwiązanie dla Twojej ścieżki wydatków, ponieważ pozwala szybko wybrać kategorię za pomocą kilku kliknięć, zamiast wpisywać ją ręcznie za każdym razem. Możesz to zrobić, wykonując następujące kroki:
- Kliknij komórkę poniżej Kategoria.
- Idź do Dane menu u góry ekranu.
- Wybierać Walidacji danych z listy.
- W Kryteria, wybierać Lista rzeczy.
- Wprowadź nazwy kategorii w polu, oddzielając je przecinkiem.
- Uderzyć Ratować.
Po zapisaniu zobaczysz strzałkę rozwijania w komórce. Pozostaw wybraną komórkę — teraz nadszedł czas użyj formatowania warunkowego w Arkuszach Googleaby kodować kolorami swoje kategorie. Aby to zrobić:
- Iść do Format w górnym menu.
- Wybierać Formatowanie warunkowe z listy — gdy to zrobisz, pojawi się pasek boczny.
- Pod Zasady formatowania, kliknij listę rozwijaną poniżej Sformatuj komórki, jeśli…
- Wybierać Tekst zawiera.
- Umieść nazwę kategorii w polu, które pojawi się poniżej.
- Pod Styl formatowania, zmień kolor tła lub kolor tekstu.
- Uderzyć Zrobione.
- Powtórz to z innymi kategoriami.
Aby umieścić menu rozwijane w każdej komórce pod kolumną Kategoria, skopiuj komórkę z formatowaniem. Następnie przed wklejeniem kliknij komórkę tytułową, trzymając ją CMD Lub KLAWISZ KONTROLNY.
Jak korzystać z formatowania daty i waluty w Arkuszach Google
Jeśli chcesz zachować spójne formatowanie daty i waluty w każdej komórce w Arkuszach Google, wykonaj następujące czynności:
Formatowanie daty
Jeśli używasz kolumny daty i chcesz zachować spójność, możesz dodać określone formatowanie do komórek. Aby to zrobić:
- Zaznacz całą kolumnę, używając litery u góry.
- Na pasku narzędzi kliknij Więcej formatów—jego symbolem jest 123.
- Wybierać Data— obok znajduje się przykład tego, jak będzie wyglądać data.
Alternatywnie możesz to zrobić, przechodząc do Format menu na górze i na dole Numer, wybierając Data Lub Niestandardowa data i godzina.
Formatowanie waluty
Aby dodać formatowanie waluty do kolumny kwoty, wybierz całą kolumnę > Więcej formatów i kliknij znak dolara ($) na pasku narzędzi. Możesz również znaleźć opcję w Format menu pod Numer. Tutaj możesz wybrać Waluta, Bułczastywaluta, I Waluta niestandardowa.
Własna waluta umożliwia zmianę sposobu wyświetlania przecinka i symbolu, określenie rodzaju dolarów, z którymi pracujesz, lub całkowicie wybranie innej waluty.
Jak korzystać z funkcji SUMA dla sumy wydatków w Arkuszach Google
Funkcje są nieco onieśmielające, ale niektóre są znacznie łatwiejsze w użyciu niż inne, więc trzymaj się mocno, jeśli nie jesteś bardzo pewny siebie. Możesz użyć funkcji SUMA w Arkuszach Google, aby mieć kontrolę nad łącznymi wydatkami — wystarczy kilka kroków.
- Wybierz komórkę, w której chcesz zachować sumę.
- Iść do Wstawić w górnym menu.
- Wybierać Funkcjonować.
- Wybierać SUMA na górze listy.
- Trzymając kursor między nawiasami, kliknij literę nad kolumną.
- Uderzyć Wchodzić na klawiaturze.
Teraz suma pojawi się w tej komórce i będzie się zmieniać w miarę dodawania lub odejmowania w kolumnie. Alternatywnie możesz wpisać w komórce =SUMA() i wypełnić nawiasy w ten sam sposób.
Jak korzystać z funkcji SUMA.JEŻELI dla podsumowań kategorii w Arkuszach Google
Korzystanie z funkcji SUMA.JEŻELI pozwala określić warunki dodawanego elementu, których można użyć do uzyskania sumy kategorii. Oto jak:
- Wybierz komórkę, w której chcesz umieścić sumę.
- Iść do Wstawić w górnym menu.
- Wybierać Funkcjonować, Następnie Matematyka, I SUMA.JEŻELI.
- W nawiasach wpisz zakres kolumny kategorii — przykład B: B.
- Dodaj przecinek i wpisz nazwę kategorii w cudzysłowie.
- Wprowadź kolejny przecinek i dodaj zakres kolumn kwoty.
- Naciskać Wchodzić na klawiaturze.
- Powtórz to dla każdej kategorii.
Teraz suma kategorii będzie się pojawiać i zmieniać podczas pracy. Alternatywa dla przejścia przez Wstawić możesz wpisać w komórce =SUMA.JEŻELI() i wypełnić nawiasy, wykonując te same czynności.
Jak używać filtrów do przeglądania kategorii wydatków w Arkuszach Google
Jeśli chcesz sortować lub ukrywać transakcje, możesz dodać filtr do Arkusza Google. W tym celu zaznacz kolumnę, którą chcesz posortować i kliknij przycisk Utwórz filtr ikonę na pasku narzędzi. Obok tytułu kolumny pojawią się trzy linie.
Kliknij trzy linie, a zobaczysz listę opcji. W kolumnach kategorii możesz użyć Filtruj według koloru aby szybko wyświetlić jedną kategorię, lub użyj listy kontrolnej na dole, aby je zaznaczyć i odznaczyć. Możesz także użyć Sortuj od A do Z w kolumnie kwoty, aby wyświetlić transakcję od najtańszej do najdroższej, lub Sortuj Z-A, aby uzyskać odwrotną kolejność.
Śledź swoje wydatki za pomocą Arkuszy Google
Finanse i funkcje mogą być onieśmielające, ale Arkusze Google wyręczają ich obu. Ponadto, w przeciwieństwie do szablonu pobieranego z Internetu, jeśli coś pójdzie nie tak z arkuszem kalkulacyjnym, będziesz dokładnie wiedzieć, jak to naprawić.
Co najważniejsze, możesz używać aplikacji Arkusze Google na telefonie, aby łatwo wprowadzać transakcje w podróży. W ten sposób nie będziesz nadrabiać zaległości pod koniec miesiąca.
