Bycie wirtualną asystentką może być przytłaczające, zwłaszcza gdy masz inny lub podobny zestaw zadań dla kilku klientów. A ponieważ działasz zdalnie, konieczne jest zautomatyzowanie większości czynności za pomocą narzędzi programowych w celu zwiększenia produktywności.
W tym artykule opisano 10 podstawowych narzędzi i aplikacji, które każdy wirtualny asystent powinien mieć w swoim arsenale. Te narzędzia usprawnią przepływ pracy i wzbogacą Twoje doświadczenie jako początkującego lub zaawansowanego asystenta wirtualnego. Ale zanim je ujawnimy, omówmy pokrótce pojęcie pomocy wirtualnej.
1. Luźny
Utrzymywanie skutecznej komunikacji z klientami jest niezbędne jako wirtualny asystent, a Slack dobrze sobie z tym radzi. Jest to jeden z najlepsze platformy do przesyłania wiadomości błyskawicznych dla zdalnych zespołów który pozwala komunikować się w czasie rzeczywistym z klientami i członkami zespołu podczas pracy nad projektem.
Możesz rozróżnić projekty za pomocą „kanałów” i udostępnić je tylko uprawnionym osobom. Co więcej, Slack ma funkcję połączeń w aplikacji i zabawne niestandardowe emotikony dla bardziej zrelaksowanych rozmów. Możesz także udostępniać różne pliki jednej lub większej liczbie osób, w tym nagrania dźwiękowe i obrazy.
Pobierać: Luz dla Okna | | Prochowiec | iOS | Android (Dostępne bezpłatne zakupy w aplikacji)
2. Google Workspace
Google Workspace, znany również jako G-Suite, to zbiór różnych narzędzi programowych o różnych funkcjach i trybach działania. Jednak jako wirtualny asystent potrzebujesz tylko około ośmiu z tych narzędzi. Zawierają:
- Dokumenty Google: Można go używać do tworzenia, edytowania i formatowania dokumentów tekstowych.
- Poczta internetowa Google: To narzędzie doskonale nadaje się do przesyłania wiadomości i marketingu e-mailowego.
- Prezentacje Google: To bezpłatne narzędzie zaspokoi wszystkie Twoje potrzeby związane z prezentacją.
- Pościel: Możesz użyć tego narzędzia do wprowadzania danych i budżetowania.
- Spotkanie Google: Doskonały do wideokonferencji i pozostawania w kontakcie z klientami.
- Formularze Google: Możesz to wykorzystać do przeprowadzania ankiet i uzyskiwania odpowiedzi w czasie rzeczywistym.
- Dysk Google: To jest jeden z najtańsi dostawcy pamięci masowej w chmurze do akt osobowych i służbowych.
- Kalendarz Google: Pomaga planować i być na bieżąco z projektami.
3. kalendarzowo
Calendly to narzędzie do planowania do zarządzania wydarzeniami. Nie wystarcza jednak jako samodzielny kalendarz. Musisz zintegrować aplikację kalendarza, taką jak Kalendarz Google lub kalendarz iCloud, z aplikacją, aby zautomatyzować i usprawnić spotkania. Ma również różne gotowe do użycia przedziały czasowe: 15, 30 i 60 minut.
Możesz umówić spotkanie na różne daty i godziny, a Twoi goście mogą zaznaczyć swoją dostępność w kalendarzu. Niemniej jednak goście nadal mogą wybrać dokładny dostępny czas niezależnie od przedziałów czasowych, ale w podanym przez Ciebie zakresie dat.
Pobierać: Calendalnie dla iOS | Android (Dostępne bezpłatne zakupy w aplikacji)
4. Płótno
W większości przypadków część Twoich obowiązków administracyjnych jako wirtualnego asystenta obejmowałaby projektowanie graficzne. Dlatego najlepiej byłoby mieć narzędzie do projektowania. Canva to Twoja ulubiona aplikacja do projektowania i infografik. Możesz go używać do projektowania banerów społecznościowych, ulotek, postów karuzelowych, kart itp.
Co najważniejsze, możesz bawić się z darmowe czcionki Canvy, szablony, obrazy i elementy, aby tworzyć wspaniałe projekty.
Pobierać: Płótno dla Okna | Prochowiec | iOS | Android (Dostępne bezpłatne zakupy w aplikacji)
5. Hootsuite
Hootsuite to aplikacja społecznościowa do zarządzania mediami społecznościowymi, która umożliwia monitorowanie i poruszanie się po różnych platformach społecznościowych z jednego miejsca zamiast otwierania wielu kart. Jest kompatybilny z Twitterem, Facebookiem, Instagramem, Pinterestem, LinkedIn i tak dalej.
Możesz tworzyć, edytować, formatować i planować treści dla każdej platformy, sprawdzać statystyki i skutecznie zarządzać odbiorcami swoich klientów. Chociaż darmowa wersja jest świetna, wersja pro zapewnia dostęp do bardziej wszechstronnych funkcji, zwłaszcza jeśli masz wymagającą bazę klientów.
6. Asany
Asana umożliwia bezproblemową współpracę i zarządzanie projektami. Jeśli pracujesz z zespołem, możesz dodawać członków do swojego miejsca pracy w Asanie, gdzie możesz monitorować ich przepływ pracy. Możesz także zintegrować Kalendarz Google i Dysk Google z tym narzędziem, aby umożliwić ustawianie przypomnień o zadaniach i wydarzeniach.
Ponadto Asana pozwala rozróżnić projekty lub określone informacje za pomocą kodów kolorystycznych i dodawać załączniki w razie potrzeby. Na przykład możesz użyć koloru czerwonego, aby wskazać projekty o wysokim priorytecie, żółtego dla projektów w toku, niebieskiego dla tych, które są przeglądane, a zielonego dla zakończonych projektów.
Pobierać: Asany dla iOS | Android | Prochowiec (Dostępne bezpłatne zakupy w aplikacji)
7. Doktor Czasu
Zarządzanie czasem to najważniejsza umiejętność, którą powinien posiadać każdy wirtualny asystent. Jednak nadal potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci zachować koncentrację, zwłaszcza jeśli płacisz za godzinę. TimeDoctor pozwala śledzić pracę i czas wolny oraz przeglądać codzienne osiągnięcia. Tworzy raporty czasu spędzonego nad każdym projektem i zadaniem.
TimeDoctor pomaga również zarządzać rozproszeniami. Monitoruje czas korzystania z internetu i aplikacji podczas pracy. A kiedy przekroczysz określony czas, powiadomi cię trzaskiem. Ostrzega również, gdy komputer pozostaje bezczynny dłużej niż zwykłe godziny pracy. Niezależnie od tego, w razie potrzeby możesz ręcznie edytować czas.
Pobierać: TimeDoctor dla Google Play | Prochowiec | Okna | Linuks (Dostępne bezpłatne zakupy w aplikacji)
8. MailChimp
MailChimp umożliwia zarządzanie odbiorcami i klientami klientów oraz komunikację z nimi. Kiedy Twoi klienci wprowadzają na rynek nowy produkt lub usługę, możesz użyć MailChimp, aby przedstawić te produkty ich klientom lub docelowym odbiorcom za pomocą biuletynów lub kampanii reklamowych.
Narzędzie umożliwia segmentowanie biuletynów, masowe wysyłanie wiadomości e-mail i analizowanie wydajności każdej kampanii reklamowej. Możesz także zintegrować inne narzędzia — takie jak Shopify i Stripe — z platformą.
Pobierać: MailChimp dla iOS | Android (Dostępne bezpłatne zakupy w aplikacji)
9. Port lotniczy
Ontraport to kolejna platforma marketingowa i CRM, która pomaga koordynować działania biznesowe Twoich klientów z jednego systemu. Innymi słowy, możesz używać Ontraport do przedstawiania produktów docelowym odbiorcom klienta i jednoczesnego zarządzania interakcjami z klientami.
Możesz importować i eksportować kontakty, tworzyć lejki sprzedażowe i automatyzować kampanie marketingowe w celu optymalizacji biznesu. Poza tym interfejs nie jest intuicyjny dla początkujących. Niemniej jednak można to obejść przy odrobinie praktyki. Jest również dostępny jako platforma internetowa i aplikacja mobilna.
10. Gramatycznie
Jako wirtualny asystent musisz zawsze być na szczycie swojej gry, a korzystanie z tego narzędzia pomoże Ci to osiągnąć. Grammarly to rozbudowana internetowa platforma do edycji, która sprawdza treść tekstu pod kątem błędów gramatycznych, gadatliwości, pisowni, interpunkcji, plagiatu i jakości dostarczania.
Platforma wykorzystuje sztuczną inteligencję, aby Twoje treści były niemal bezbłędne i zrozumiałe. Możesz sprawdzić, czy Twoje treści są interesujące i do jakiej kategorii osób najlepiej pasują. Jednak darmowa wersja jest ograniczona i będziesz musiał zarejestrować się w wersji płatnej, aby wykorzystać wszystkie ekscytujące funkcje.
Możesz także zapisać swoje dokumenty i wrócić do nich w razie potrzeby.
Pobierać: Gramatycznie dla iOS | Prochowiec | Okna (Dostępne bezpłatne zakupy w aplikacji)
Wyróżnij się w swojej karierze jako wirtualna asystentka
Wirtualna asysta to szybko rozwijająca się branża; stąd w najbliższym czasie możemy spodziewać się dobrego poziomu nasycenia. Zdobycie podstawowych umiejętności wirtualnego asystenta jest niezbędne, aby zachować pozycję w branży. Jednak połączenie wymienionych przez nas narzędzi z Twoimi umiejętnościami pomoże Ci wyróżnić się w karierze.
Wreszcie, jeśli jesteś nowy w branży, musisz najpierw nauczyć się, jak zostać wirtualnym asystentem, zanim zaczniesz szukać narzędzi. Konsumpcja fundamentalnych informacji o ścieżce kariery pomaga nie nadużywać tych narzędzi na dłuższą metę.